やることいっぱいなのに仕事が手に付かない人のための「マインドマップ・タスク整理術」
「やらなきゃいけない仕事はいっぱいあるのに、気持ちばかりあせって何も手に付かない…」という方に、重い腰を上げるためのヒントをご紹介します。
今回ご紹介するのは、無料かつインストール不要で使えるマインドマップツール「MindMeister」と、MindMeisterと連携できるタスク管理ツール「MeisterTask」を使った方法です。
この方法は、仕事において「タスク管理やスケジュール管理に苦手意識がある方」向けです。
※手っ取り早くヒントだけ知りたいよ、という方は以下の目次から2. へジャンプしてご覧ください。
1. この記事を書こうと思った背景
1-1. Who（記事を書いているのは誰？）
こんにちは、藤森ユウワと申します。
ベンチャー企業でインハウスライターとして働きながら、兼業で、個人事業でもライターとして活動しています。
本業だけでなく個人事業もやっている、という話をすると、たまに
さぞ、タスク管理やスケジュール管理がお上手なんでしょう…？
と言っていただくことがあるのですが、実際には真逆で昔からタスク管理もスケジュール管理も壊滅的に下手でした。
どれくらい下手だったかというと、かつて上司に
キミはまるで「糸の切れた風船」のように、風に吹かれて仕事があっちこっちに飛んでいってしまうね…
と言われたほどです。
1-2. Why（なぜこの記事を書こうと思った？）
そんな「糸の切れた風船」のような私が今、なんとかできているのは、マインドマップのおかげなのです。
皆さんは、やるべき仕事に追われているとき、こんな状態👇になったことはないでしょうか？
最近またこの現象に陥ってる pic.twitter.com/qHmF59QMnf
— ちお (@aclmix) January 26, 2022
当時の私は、このツイートを見た瞬間に思いました。「これは私のことではないか」と。
あまりにやることが多すぎると、頭の中だけでは段取りを考えられなくなり、その結果、脳が思考停止して「暇だな」という状態になってしまうんですよね。
そんな状態に苦しんでいたときに、ふと
頭の中だけで考えられなくなってしまうなら、何かに書き出したらうまくいくのでは…？
と思ったんです。そして、始めてみたのがマインドマップを使ったタスク整理術でした。
マインドマップは思考や情報を整理するのにとても便利で、他の作業では以前から使っていました。
これをタスク管理に応用して「やることが多すぎて頭がモヤモヤしたら、とりあえずマインドマップに書き出してみる」ようにしました。これが思いのほか効果があったんです。
もしかしたら、頭の回転が速い方々にとっては「いちいち書き出すとか無駄だし、片っ端から処理して片付けろよ」と思われるかもしれません。
でも、元のツイートに数万いいねが付いているのを見ると、私と同じような悩みを持っている人たちがそれなり数いるのではないかな、と。
元々タスクやスケジュールの管理が苦手だった私が工夫していることを紹介すれば、悩んでいる人たちのヒントになるのではないかと思い、この記事を書いている次第です。
2. マインドマップを使ったタスク整理術
では、ここから具体的な方法をご紹介します。
2-1. マインドマップに書き出すと、自然にタスクが整理できる
やることはごく単純です。仕事がいっぱいあり過ぎて頭が回らなくなってきたら、MindMeisterを立ち上げ、マインドマップにひたすら、やらなきゃいけないことを書き出す。これだけです。
書き出せばいいなら、付せんでもメモ帳でも何でもいいのでは…？
と思われた方、おっしゃるとおり。「頭の中のモヤモヤを書き出す」という意味ではどれも同じなのですが、マインドマップには他の方法にはない利点があります。
それは、書くだけで勝手に整理されるという点です。
実際に、私がいま抱えている仕事について書き出してみたマインドマップがこちら👇です。
所要時間は15分くらい。思いついたタスクを上からズラズラ書いていき、最後にお取引先別にまとめました。
どうでしょう。これだけでもそれなりに「整理されている感」がしませんか？
マインドマップは頭の中に浮かんだことを“連想ゲーム”のように書き出していくので、関連する内容が自然と結びつき、「整理しよう」と思わずとも勝手に整理されていくのです。
しかも、MindMeisterのように「デジタルなマインドマップ」なら後から書き直しや並べ替えも自由自在。とりあえず思いつくままバーッとタスクを書き出して、後から整理することも簡単です。
2-2. マインドマップのさらなる可能性 —タスク管理ツールとの連携
私は今、お仕事の管理にAsanaを使っており、マインドマップで洗い出したタスクはAsanaに落とし込んでスケジュール管理しています（以前にタスク管理ツールについてご紹介した記事がこちら👇）。
ただ、MindMeisterはスケジュール管理でもけっこう使えそうだということに、最近気がつきました。なぜなら、同じ会社が出している「MeisterTask」というタスク管理ツールへ、マインドマップから直接、タスクの連携ができるからです。
先ほどのマインドマップを例に見てみましょう。このマップでは、タスクが以下の3つの階層で整理されています。
第1階層：お取引先
第2階層：やるべきタスク
第3階層：タスクを完了するために必要な、具体的なアクション
このうち第2階層の「やるべきタスク」をMeisterTaskへ連携します（連携方法は以下の画像を参照）。
するとMeisterTask側では、タスクに期限を設定したり、優先度を付けたり、Googleカレンダーに連携したりしてスケジュール管理を行うことができるのです。
この管理方法、それ自体は私がAsanaでやっていることと同じなのですが、マインドマップから直接連携ができることでのメリットが2つあります。
1. わざわざコピペで転記しなくていい
2. マインドマップとリンクされるので、さかのぼって確認しやすい
スムーズすぎてちょっと悔しい（笑）
私は、稼働時間などの細かな分析がしたいのでこれからもAsanaを使うつもりでいますが、マインドマップを使ったタスクの洗い出しから、整理、スケジュール管理までが一か所で行えるので、けっこういいんじゃないかと思います。
3. 努力や性格の問題ではなく「仕組み」で乗り越える
「やらなきゃいけない仕事はいっぱいあるのに、気持ちばかりあせって何も手に付かない…」
こんな状態のとき、以前の私は自分を責めていました。やる気が出ないのは私の努力が足りないんだ、私が怠け者な性格だからなんだ…と。
でも、いくら自分を責めても仕事が終わるわけではありません。
もしも、あなたが「近眼」だったとして、自分を責めたら遠くが見えるようになるでしょうか。遠くがよく見えないならば「メガネ」で補えばいいんです。
タスクやスケジュールの管理も同じ。できないものはできないと認めたうえで、それを補うためにどう工夫するかが大切なんじゃないかと思うのです。
今回ご紹介したMindMeisterとMeisterTaskは、無料プランも用意されており、使い方によってはずっと無料で使えます。
また、本国のWebサイト（mindmeister.com）ではなく国内ローカライズ版の公式サイト（meistertask.jp）では、有料プランが初年度20％オフになるクーポンが配布されていますので、有料プランを使いたい方はチェックしてみてください👇
マインドマップの方（mindmeister.jp）の方もクーポンあります👇
マインドマップは記事のタスクの整理に限らず、モヤモヤしてしまった頭の中を整理するのに本当に便利なツールだと思います。
以下の記事では、マインドマップを使った「記事の執筆術」についてご紹介していますので、ぜひご覧ください。