管理職になろう系#3　たかが申請書、されど申請書

ども！突如訪れた2歳娘の看病に戸惑いながらも、愛を再確認出来たかんちゃんです。

今回は、「たかが申請書、されど申請書」というテーマで書いていきたいと思います。
皆さんの職場での稟議書や申請書は、紙でしょうか？それともデジタル化されていますか？
今回のテーマは、紙でもデジタルでも、どちらでも当てはまる内容となっております。「いつも差し戻される」「どう書いたらいいのか分からない」という方の参考になれば嬉しいです。

結論からお伝えしますと、
申請書は、
直属の上司だけが理解出来るレベルではなく、
「あなたの近況をよく知らない第三者でも分かるレベルで書くといい」
です。

申請書は、直属の上司だけではなく、その上の上司、さらにその上の経営層へと渡っていきます。
そんな時に、上司と上層部同士で質問が発生してしまうレベルだと、手間と質問に答える時間が発生し、最悪の場合はやむを得ず「差し戻し」となり、書き直しになる事もあります。
上司は無下になんでもかんでも差し戻したいわけではなく、上司もあなたの申請を気持ちよく承認したいはずなので、申請の種類にもよりますが、「一発で通したる！」という意気込みで書いた方がいいです。
また、それと同時に、「視座を上げて仕事をこなすクセ」を付けておく事によって、重要な仕事を任されやすくなり、自分の市場価値を上げる事にも繋がると思います。

では具体的にどうすればいいのか。
もちろん、5w2hを用いて書くのがベストですが、ちょっとハードル高いなぁという場合は、下記2点から始めてもいいと思います。

・誤字脱字が無いようにチェックする
誤字脱字はクセになりやすいです。自分で気付いたら必ず修正するか、上長へ伝える事をオススメします。小さいな放置が大きな怠慢になり、他の申請書や、重要な資料でも散見されるようになります。自戒を込めて。

・上司の上司が見ても意味が通るか、他部署の人視点で見る
直属の上司はあなたの事情を他の上司よりも知っています。なので、ついつい「直属の上司が分かればいい」という観点で書いてしまいがちですが、先にも触れたように、経営層まで最終的に申請書は通っていきます。
稟議書であれば「業務改善のため」、勤怠申請であれば「送迎のため」だけでは、他部署の人が見ても「何の業務改善？」「誰の送迎？」と疑問符がつくでしょう。
そこをキチンと考慮して可能性を潰し、「上司の時間を奪わない事を常に考える」のが、デキる部下です。私もそこを目指しています。
直属の上司にさえ出来ない事は他所様(よそさま)でも出来ないので、ある意味「今の上司で配慮を鍛錬しておく」くらいのゲーム性を自分に持たせれば、『今回の申請は一発で通った！』と、少しずつ自分のレベルアップを楽しめると思います。

いかがでしたでしょうか。
端的にポイントをとらえて「第三者視点からも分かるように伝えるスキル」は、どんな職場でも役立つビジネススキルです。
『あぁ、、また申請書を書かなければいけないのか』と面倒に思うのは、他のメンバーも同じです。逆に言えば、そういう面倒と皆が思うような仕事にこそ差が生まれるので、チャンスとも言えます。ブチ抜きましょう。
本業務以外で差を付けたいなと少しでも感じていただけたなら、下記のnoteも合わせてご覧いただくと、より理解が深まると思いますのでぜひ。

次回は、私が「日本の中間管理職のイメージを変えたいと思う理由」について書こうと思っていますので、よろしければご覧いただけたら嬉しいです。
最後までお読みいただき、ありがとうございましたー！