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英語メールの苦痛を軽減！　プロのビジネスマンのための禁断の方法

ゆるい英語学習者

みなさん、こんにちは！

今日は、「英語を使わずに仕事を効率化する方法」をご紹介します。
英語メールを日本語で読み、日本語で返信する方法。
サバイバル英語の極致！　禁断の方法！

10秒まとめ

英文メールを読む・書くGPTsを使うと

  • 英語を読む・書く必要がなくなる

  • 論点が整理される

つまりは、仕事の品質も効率も爆上がり！　効率だけじゃない！　品質もだ！


シチュエーション: 上司からの丸投げ

上司から面倒なメールを丸投げされました。恐ろしい・・・

上司 (Koji) からあなた (Taishi) に、以下のメールが転送されてきました。
読むのも面倒くさい。読みたくない。

どうやら、取引先の会社から「御社の技術の紹介をもっと知りたい」と問い合わせが来ているようです。しかし、いろんな人が、いろんなことを言っています。どうする！？

Date: 19 June 2024
From: Koji
To:Taishi（あなた）, Sebastian, Sam

Hi Taishi,
Could you please handle the arrangements for the upcoming guest visit session? We need to coordinate with several departments. Thanks!

Best,
Koji
----------------
Date: 18 June 2024
From: Sam
To: Koji
Cc: Sebastian

Hi Koji,
I hope this email finds you well. I have discussed the matter with Dieter, the head of our R&D department. While we are open to hosting a session for the guest, there are some significant concerns regarding confidentiality. Given that the guest’s company is one of our competitors, we need to be very cautious about the information we share.

Could you please verify what specific information they are looking to gain from our session? Understanding their objectives will help us determine how to proceed. Additionally, it would be prudent to consult with our Legal team to address any confidentiality issues that might arise.

Looking forward to your response.

Best regards,
Sam
----------------
Date: 17 June 2024
From: Koji
To: Sam
Cc: Sebastian

Hi Sam,

I hope you are doing well. Sebastian has reached out to me with a request regarding an upcoming guest visit. The guest, an acquaintance of Sebastian’s from a recent conference, is interested in our company's technology and has requested an explanatory session.

Given your experience in organizing R&D events, I wanted to check if you could handle this request. Please let me know if you need any additional details or support from my end.

Thank you,
Koji
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Date: 14 June 2024
From: Sebastian
To: Koji

Hi Koji,

I hope you are well. I wanted to inform you that we will soon have a guest visiting our company. He is an acquaintance I met at a recent conference, and he has expressed a strong interest in learning more about our company’s technology.

Would it be possible to organize an explanatory session for him in collaboration with the R&D department? I believe this could be a great opportunity to showcase our capabilities and potentially foster a beneficial relationship.

Please let me know what you think and how we can proceed.

Best regards,
Sebastian

Step 1: メールを理解する

「もう、めんどい！」となった時には、ChatGPTの力を借りましょう。

GPTs - Email Purifier

メールを突っ込むと、要点を抽出してくれます。
1時間かかる作業を、1分でやってくれます。

  • やり取りの要約: メールごとに要点をまとめ、一覧化します

  • 背景／論点のまとめ: 一連のやり取りをもとに、メールの論点（何を決めないといけないか）を抽出します。これこそ、優秀なビジネスマンのみができる暗黙知でしたが、ChatGPTが代わりにやってくれます

  • 現時点の見解のまとめ: その論点ごとに、重要なやりとりを抽出し、現時点の見解をまとめてくれます


使用例

では、実際の使用例を見てみましょう。やることは、先のメールを、プロンプトにそのまま入力するだけです。

すると、何が起きているかだけでなく、背景・論点までまとめてくれます。

過去のやり取りを日本語でまとめてくれ、背景・論点を提示してくれます
各論点で、誰が何を言ったのかをまとめてくれます


Step 2: メールを作成する

さて、五合目まで来ました。次はどうしますか？
そうですね、解決の方向性を決めます。

既に論点はまとまっています。それに合わせて、方向性を決めましょう。

訪問者の目的を確認する必要があるか？　クライアントとの直接の接点になっているSebastianに確認してもらいましょう。一番最初に必要です。今週中に情報をもらうよう依頼しましょう。
法務部と相談する必要があるか？　上司のKojiに法務部との打ち合わせをセットしてもらいましょう。Sebastianが得た情報をもとに、R&D部門のSam, Dieterにも入ってもらい、一緒に議論しましょう。来週前半にやりましょう。
訪問セッションを開催すべきか？　最終的にはKojiが責任者なので、法務リスクを上記で判断したうえで、Sebastian, Sam, Dieterと話して決めましょう。来週後半にやりましょう。

さて、それでは英文メールを作成しましょう。改めてChatGPTに登場してもらいましょう。今度は、メールを作成するGPTsです。

GPTs - Email Drafter

  • 含めたい内容をもとに、適切なメールをドラフトしてくれます

  • 以下の情報を事前にインプットできます

    • 作成言語（英語、日本語、ほか）

    • 内容の丁寧さ（社外、同僚、友人）

    • 分量（詳細に書く、ワンルックで見られる量、1-2行）

使用例

さて、以下の内容で、メールを作成してもらいます。

そうすると、以下のようにメールをドラフトしてくれます。
あら、不思議。簡単ですね。

仕事の品質も効率も爆上がり

世の中には「とりあえず、あの人に任せておけば何とかしてくれる」と頼りになる人がいます。

そして、この方法を使えば、あなたもそんな人になれます。

ファシリテーター: 議論の構造化

優秀なビジネスパーソンは、以下のことをします。

  • このメールの背景は何か

  • どのような論点が議論されているのか

  • それぞれの論点で、誰が何を言っていて、いまどのような状態か

スパゲッティのように複雑化した議論を整理して、分かりやすい論点にまとめること。これには、一定の技術と経験が必要です。

1個目のGPTs (Email Purifier) は、この作業をあなたに代わってやってくれます。このバリューは半端ない。

蛇足ながら、これに関連したもので、以下の本はオススメです。

リーダーシップ: 方向性の提示

仕事で最もバリューが出るのは、この部分です。
そしてGPTsを使うことで、複雑な状況整理は自動的にやってくれるので、あなたは方向性の提示に注力できます。これこそ最大のメリットです。
英語はあくまでコミュニケーションのツールですからね。

カオスの状況は、返信の初手を誤ると、よりカオスになります。
重要なのは、議論全体のフレームワークを明確にし、方向性を示すことです。

  • 全体の論点を明確に示すこと（Step 1）

  • 各論点に対して、自分の見解を示して、具体的なアクションを促すこと（Step 2）

リーダーシップというと、チームのトップだけの役割と思いがちですが、すべての人が、自分の仕事でリーダーです。

自分の仕事に関しては自分がリーダーであり、パートナーやマネジャーを含めた関係者をどう使って成果を最大化するのか、それを考えるのがあなたの仕事だ

伊賀 泰代『採用基準』（ダイヤモンド社、2012）


ご利用は計画的に！

冒頭に「禁断の方法」と書きました。なぜなら、この方法を使うと、本気で英語を使わずとも、仕事ができてしまいます。

正直、これを続けると、自分の能力衰退を懸念してしまいます。

英語力を維持・向上させるためには、計画的に利用することがポイントです。

ご利用は計画的に！


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