【PMルーキー必読】WBSとマイルストーンの作成手順：初心者PMのための全ガイド 大公開 -リファイン-
#プロジェクト管理 #初心者PM #WBS作成 #マイルストーン #進捗管理
*初回投稿(2022-11-21)
この度、2024年版としてリファインしました。
■このような人たちへオススメです
・プロジェクトマネージャーになりたい方
・初めてプロジェクトを担当する方
・現在プロジェクトを進めている方
・プロジェクトマネジメントに関する知識やスキルに自信のない方
本記事で紹介する手順は、大手コンサルファームの元パートナーの実践経験と最新のAI分析による成果を基に作成されています。
これにより、初心者PMが直面する課題を効率的に解決し、プロジェクトを成功に導くための確実な道筋を提供します。
プロジェクト管理の成功には正しい手順が不可欠です。
特に、初心者PMが初めてプロジェクトを任される場合、適切な指針を持たないと計画が頓挫する可能性が高くなります。
一方で、正しい手順を習得し忠実に実行すれば、たとえ経験が浅くてもプロジェクトを成功に導くことができます。
本記事では、WBSとマイルストーンの作成手順を通じて、その効果を実感できる具体的な事例を紹介します。
成功と失敗の実例
この記事の手順に従った初心者PMの成功例と、我流で進めた失敗例をご紹介します。
成功例：手順を守ったPMのケース
Aさんは、初めてPMとしてプロジェクトを任されました。
彼はWBS作成にあたり、以下の記事の手順を忠実に実行しました。
- プロジェクトスコープを詳細に定義し、クライアントと利害関係者全員と認識を共有。
- 成果物リストを作成し、必要なタスクを洗い出し、優先順位を設定。
- 作業工程を具体的に細分化し、進捗をリアルタイムで確認できるようにTrelloを導入。
- マイルストーンをプロジェクトの節目ごとに明確に設定。
その結果、Aさんのプロジェクトは予定通りに進み、クライアントからの評価も高いものでした。
チームメンバーも明確なタスクとスケジュールのもとで動き、プロジェクト全体の透明性と効率性が大幅に向上しました。
失敗例：我流で進めたPMのケース
一方、Bさんは、初めてのPM業務でWBS作成を軽視しました。
- プロジェクトスコープを明確化せず、成果物リストも作成しなかった。
- 各タスクの詳細を洗い出さず、大まかな計画で進めた結果、作業の重複や抜け漏れが多発。
- マイルストーンを設けず、進捗管理が曖昧になり、スケジュールが大幅に遅延。
この結果、Bさんのプロジェクトは途中で立ち行かなくなり、クライアントとの信頼関係が損なわれる結果となりました。
彼自身もチームメンバーとの調整に苦労し、プロジェクト管理の重要性を痛感しました。
これらの実例は、WBSとマイルストーンの作成がプロジェクト成功の基盤であることを示しています。
本記事で紹介する手順を確実に実行すれば、初心者PMでも成功を手にすることができるのです。
💪この記事の信頼性
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2000以上のプロジェクトに携わった圧倒的な実績を持つ"ゆーろー@常駐しないPMO"が、実践経験から培った知識とAIを駆使した緻密な分析を融合！初心者PMやOMを目指す人に向けて、今すぐ現場で役立つ実践的で信頼性の高い情報をお届けします。
WBSとマイルストーンとは？
WBSとは、プロジェクトを構成する全ての作業を体系的に分解した構造図のことです。
一方、マイルストーンは、プロジェクトの重要な進捗点を示す指標として機能します。
この2つを正しく活用することで、プロジェクト全体の見通しを明確にし、進捗管理を効果的に行うことが可能になります。
さらに、近年ではアジャイル手法が一般化しており、WBSは固定的な計画に加え、スプリントやイテレーションの計画作成にも利用されています。
また、JiraやTrelloなどのツールを活用して、リアルタイムの進捗確認やタスクの管理がしやすくなっています。
WBSの種類
WBSは大きく分けて3種類あります。
それぞれの特徴と対象を理解することで、プロジェクトの特性に合ったWBSを選択できます。
1. 開発工程WBS
開発プロセスを基にしたWBSで、主にPM、クライアント責任者、プロジェクトオーナーが意識するものです。
たとえば、以下のような工程が含まれます：
- 要件定義
- 設計
- 開発
- テスト
✔︎必要なインプット情報
- プロジェクト全体のスケジュール
- 要件仕様書やプロジェクト計画書
2. 成果物WBS
作成する成果物に基づくWBSです。
成果物の構造や優先順位を明確にし、作業計画を立てやすくします。
これは作業リーダーやPM、クライアント責任者が主に活用します。
✔︎必要なインプット情報
- 成果物一覧
- スコープ定義書や成果物テンプレート
3. 作業WBS
個々のタスクや活動に基づいたWBSです。
現場の作業メンバーやリーダーが中心となり、具体的な行動レベルで作成されます。
タスクの進捗管理やリソース配分に役立ちます。
✔︎必要なインプット情報
- 各タスクの詳細な作業内容
- リソースリストやスケジュール詳細
この記事では、これらを「包括したWBS」を包括した作り方を解説します。
初めてWBSを作る前に考えるべきこと
WBSを作成する際に、以下のポイントを事前に準備しておくことが重要です。
1. プロジェクトスコープの明確化
プロジェクトで作成する成果物やメインの目標を明確にしましょう。
スコープの明確化は、「誰に」「何を」「どのように届けるのか」というイメージを整理するための重要なプロセスです。
✔︎必要なインプット情報
- スコープ定義書
- クライアントとの契約内容や仕様書
⚠️初心者PMが陥りやすい失敗例
スコープが曖昧なままWBSを作り始めると、以下のような問題が発生します：
- 成果物リストの不足
- 無駄な作業が含まれる
- チーム間で作業の優先順位が一致しない
こうした問題を回避するためにも、最初にプロジェクトのスコープを明確に定義する必要があります。
2. 利害関係者とのコミュニケーション
ステークホルダーとのコミュニケーションは、WBS作成プロセス全体で重要な役割を果たします。
特に、プロジェクトのスコープや要件を明確にする段階では、ステークホルダーの意見や期待値を把握することが欠かせません。
これにより、作業漏れや認識のズレを防ぎ、WBSの正確性を確保できます。
##具体的な実践方法
- キックオフミーティングの実施:
ステークホルダーを集め、プロジェクトの全体像を共有します。
- 定期的な進捗確認:
WBSを作成した後も、定期的にステークホルダーと進捗状況を確認し、フィードバックを反映します。
- 記録の共有:
各会議やコミュニケーションでの議論をドキュメント化し、関係者全員と共有します。
⚠️初心者PMが陥りやすい失敗例
- ステークホルダーへの情報共有が遅れ、後になって要件が変更される。
- 意思決定者の承認を得ずにWBSを確定してしまい、再作成が必要になる。
こうしたリスクを避けるためには、ステークホルダーとの緊密なコミュニケーションを計画的に行うことが重要です。
✔︎必要なインプット情報
- ステークホルダーリストと連絡先
- 初期要件書と議事録
チームメンバーやクライアントとのコミュニケーションをしっかり取ることで、WBSの正確性を高められます。
スコープや要件が不明確なまま進行すると、後のプロセスで大きな手戻りが発生します。
現在では、ZoomやSlackなどのツールを利用して、リモート環境下でも円滑なコミュニケーションを図ることが重要です。
また、要件をドキュメント化し、常に共有可能な状態にすることが成功の鍵です。
✔︎必要なインプット情報
- 利害関係者のリストと役割分担
- 初期要件に関する議事録やメモ
⚠️初心者PMが陥りやすい失敗例
利害関係者とのコミュニケーション不足により、次のような問題が起こる可能性があります：
- 成果物が期待と異なる
- スケジュールやリソースの不足が後から発覚
- クライアントとの信頼関係の低下
こうした問題を防ぐには、初期段階で全関係者と明確な期待値を共有することが重要です。
WBSを作成する手順
以下では、WBSを作成する具体的な手順について説明します。
初心者PMの陥りやすい失敗例も挙げているので、ぜひ参考にしてください。
手順1 作業工程の洗い出し
プロジェクト全体を俯瞰し、必要な作業工程を洗い出します。
大きな単位で捉えた作業を細分化していくことがポイントです。
✔︎必要なインプット情報
- プロジェクトの全体スケジュール
- 各フェーズの要件と目的
# 一般的な作業工程の例
- 基本設計工程
- 詳細設計工程
- 製造工程
- テスト工程
さらに、最近ではCI/CD（継続的インテグレーション/継続的デリバリー）を含む開発フローも重要視されています。
これにより、デプロイメントやリリース作業がスムーズに進むように計画できます。
⚠️初心者PMが陥りやすい失敗例
作業工程を細分化せずに大きな単位のままにしてしまうと、次のような問題が発生します：
- 作業内容の詳細が不明確で計画に穴が生じる
- 工程間の依存関係が見えないため、スケジュールに遅延が発生
工程を詳細に分解することで、作業の抜け漏れを防ぎます。
手順2 成果物の設定
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