【PMルーキー必読】リスク管理表の作り方 大公開 -リファイン-

#リスク管理 #プロジェクトマネジメント #初心者PM #スケジュール管理 #成功事例

*初回投稿(2022-10-24)
この度、2024年版としてリファインしました。

■このような人たちへオススメです
・プロジェクトマネージャーになりたい方

・初めてプロジェクトを担当する方

・現在プロジェクトを進めている方

・プロジェクトマネジメントに関する知識やスキルに自信のない方

このような人たちへオススメです

成功例：ちゃんと手順を守った初心者PMのAさんの場合

初心者PMのAさんは、初めてのプロジェクトにおいて、この記事で紹介したリスク管理表の作成手順をしっかりと実行しました。

プロジェクト開始時に、Aさんはリスク発生区分を明確に分類し、供給遅れのリスクをリスク管理表に記載しました。

また、リスクトリガーとして「供給業者の納期変更」を特定し、代替供給業者のリストを事前に用意するというリスク対策を設定しました。

プロジェクト中盤で実際にメイン供給業者の納品が遅れる事態が発生しましたが、リスク管理表に基づいて迅速に代替供給業者に切り替えることができました。

この対応により、スケジュールの遅延を防ぎ、追加コストも発生しませんでした。

さらに、リスクの定量的分析を通じて、優先度の高いリスクへの対応を重点的に行ったため、プロジェクト全体をスムーズに進行させることができました。

結果として、納期を守り、クライアントから高い評価を得るだけでなく、次回のプロジェクト受注にも繋がりました。

Aさんの成功は、リスク管理表を活用したプロジェクトマネジメントの重要性を証明するものでした。

リスク管理の重要性と失敗例

プロジェクトは計画段階で、ある程度のリスクを見つけ出してください。

そして、不測の事態になる前に対策を講じる！

これがプロジェクトマネジメントの鉄則です。

しかし、多くのPMはリスク管理が出来ていません。

そのため、場当たり的に対処することで、スケジュール・コスト・品質...etcに悪影響を与え、プロジェクトを炎上させています。

初心者PMのBさんは、初めて担当したプロジェクトでリスク管理に失敗しました。

プロジェクトの序盤で、チームメンバーから納品遅延のリスクが指摘されましたが、「今は問題ない」と軽視し、リスクを記録することなく進めてしまいました。

その結果、後半になって納品遅延が発生し、スケジュールが大幅に遅れただけでなく、クライアントの信頼も失うことになりました。

さらに、追加対応により予算も超過し、チームの士気も低下してしまいました。

このような失敗は、リスクを見落としたり、事前に対策を講じなかったことが原因です。

本記事では、こうした失敗を防ぐためにリスク管理表を作成する方法を解説します。

💪この記事の信頼性
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2000以上のプロジェクトに携わった圧倒的な実績を持つ"ゆーろー@常駐しないPMO"が、実践経験から培った知識とAIを駆使した緻密な分析を融合！初心者PMやOMを目指す人に向けて、今すぐ現場で役立つ実践的で信頼性の高い情報をお届けします。

この記事の信頼性

1.リスク管理表とは

リスク管理表とは、プロジェクトにおける潜在的なリスクを洗い出し、記録し、関係者と共有するためのツールです。

これにより、以下のような用途で活用できます：

ここに、リスク管理表のフォーマットがあります。

リスク管理表のフォーマット

リスク管理表は、プロジェクトのリスク事象（どんなリスクが起こりそうかの内容）を取りまとめて、関係者との共有、リスクの経過観察、リスクの再査定や監査、また、プロジェクト進行に発生したリスクについては変更要求に利用していきます。

一般的なフォーマットと違うのは、『リスク発生率』、『リスク影響度』、『リスク点数』、『リスク優先度』が、このフォーマットに付与されていることです。

この4つの項目が定義されているのといないのでは、リスクマネジメントに大きなクオリティーの差が出てくるものです。

今回のコラムでは、これらを含めたリスク管理表の項目の定義の理解と作り方が覚えられます。

- リスクの経過観察や再査定

- プロジェクト進行中に発生するリスクへの対応

- 関係者間でのリスク情報の共有

初心者PMが陥りやすい失敗として、リスクを記録せず口頭で済ませてしまうケースがあります。

これでは関係者間でリスクの認識がズレ、対応が遅れる原因になります。

2.リスク管理表の作成手順

初心者PMおBさんのようにプロジェクトを失敗しないように、リスク管理表の作成手順を覚えてください。

リスク管理表に記載する項目は全部で10項目です。

この項目をしっかり検討して埋めていくことがプロジェクトの成功の第一歩となります。

項目1：リスク発生区分

リスク発生区分

リスクがどのマネジメントエリアで発生するかを分類します。

この記事では以下の6つを対象とします：

- 品質

- コスト

- スケジュール

- スコープ

- コミュニケーション

- 組織

【初心者PMが陥りやすい失敗】
リスクをすべて「品質」に分類してしまい、他の重要なエリア（例：コストやスケジュール）を見落とすことが挙げられます。

【初心者PMが陥りやすい失敗】

項目2：リスク事象