【PMルーキー必読】進捗報告書の作成手順：初心者PMのための全ガイド 大公開 -リファイン-

#プロジェクト管理 #進捗報告 #PM初心者 #アジャイル開発 #DevOps活用

*初回投稿(2022-12-21)
この度、2024年版としてリファインしました。

■このような人たちへオススメです
・プロジェクトマネージャーになりたい方

・初めてプロジェクトを担当する方

・現在プロジェクトを進めている方

・プロジェクトマネジメントに関する知識やスキルに自信のない方

このような人たちへオススメです

進捗報告書は、プロジェクトの状況を的確に把握し、適切な意思決定を行うための重要なツールです。

本記事では、大手コンサルファームの元パートナーとしての実践経験と最新のAI分析から得た知見を活用し、進捗報告書の作成方法を詳しく解説します。

例えば、進捗報告書をうまく活用したAさんは、プロジェクト開始時から計画と実績を定期的に比較し、リスクを早期に発見して対処しました。その結果、クライアントやチームからの信頼を獲得し、プロジェクトを成功裏に完了させました。

一方で、進捗報告書を軽視したBさんは、作業の進捗状況を把握できず、タスクが遅延し、最終的にプロジェクト全体に悪影響を及ぼしました。

本記事では、このような成功と失敗の事例を交えながら、初心者PMが陥りがちな失敗を回避し、プロジェクトを成功に導く進捗報告書の作り方を徹底解説します。

フォーマットの選び方、具体的な記載方法、さらにはアジャイルやDevOps環境でも活用できる実践的なヒントまで網羅しています。

この記事を参考に、進捗報告書をプロジェクト成功の鍵として活用しましょう。

💪この記事の信頼性
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2000以上のプロジェクトに携わった圧倒的な実績を持つ"ゆーろー@常駐しないPMO"が、実践経験から培った知識とAIを駆使した緻密な分析を融合！初心者PMやOMを目指す人に向けて、今すぐ現場で役立つ実践的で信頼性の高い情報をお届けします。

成功と失敗の実例

進捗報告会のポイント

進捗報告会はプロジェクトの進行状況を共有し、次のステップを明確にする重要な場です。

初心者PMが知っておくべきポイントは以下の通りです：

1.目的を明確にする
- 報告会の目的は、現状の可視化と次のアクションの決定です。単なる情報共有で終わらせないようにしましょう。

2.関係者に適した情報を提供する
- クライアントには成果物とリスク管理、チームには具体的なタスクの進捗状況といったように、聴衆に応じた内容を準備します。

3.議題を事前に共有する
- 報告会を効率的に進めるため、主要な議題や進め方を事前に共有してください。

4.アクションプランを明確化する
 - 報告内容を基に、次に何をすべきかを明確にすることで、プロジェクトを前進させます。

成功例: 手順を守ったPMのケース

進捗報告書の手順を忠実に守ったAさんは、プロジェクトの初期段階から計画と実績を明確にし、関係者全員に進捗状況を定期的に共有しました。

その結果、潜在的なリスクを早期に発見し、問題が発生する前に対策を講じることができました。

また、進捗報告書の透明性が顧客の信頼を高め、プロジェクトを予定通り成功裏に完了することができました。

失敗例: 我流で進めたPMのケース

一方で、Bさんは進捗報告書の作成を軽視し、作業の進行状況を口頭での報告に頼りました。

その結果、タスクの優先順位を誤り、重要な作業が後回しにされる事態が発生しました。

また、遅延が発覚した際には、原因を正確に把握できず、クライアントとの信頼関係にも影響を及ぼしました。

このように、進捗報告書を適切に活用しなかったことがプロジェクト失敗の一因となりました。

進捗報告書のフォーマット

アジャイルやDevOpsへの対応

本記事で紹介している進捗報告書のフォーマットは、アジャイル開発やDevOpsにおいても十分に活用可能です。

このフォーマットはタスク進捗の可視化を実現し、スプリントレビューやデプロイ状況の追跡にも対応できます。

例えば、進捗率やステータスの欄を用いることで、スプリント単位のタスク進行やCI/CDの状況を簡潔に報告することが可能です。

この汎用性の高さにより、さまざまなプロジェクト管理手法に柔軟に対応できる点が特徴です。

現代のプロジェクト管理では、アジャイルやDevOpsといった手法が一般的になりつつあります。

それぞれの手法に対応する進捗報告書作成のポイントを以下に示します：

1.アジャイル対応
- スプリントレビューやデイリースクラムで進捗を報告する際、タスクごとの進捗度合いを簡潔に記述します。

- チーム全体で「完了の定義」を明確にし、進捗率の評価を統一します。

2.DevOps対応
- 継続的インテグレーション（CI）や継続的デリバリー（CD）の状況をリアルタイムに把握し、進捗報告書に反映します。

- 自動化ツールを活用し、工数や進捗状況のデータを即座に記録・分析します。

これらの手法を取り入れることで、報告書がより現実のプロジェクト運営に適した内容になります。

進捗報告書はプロジェクトの現状を正確に伝えるツールであり、関係者間での共通認識を形成するための基盤です。

以下は、進捗報告書の基本的なフォーマットです。

フォーマット例

進捗報告書フォーマット

以下が進捗報告書で絶対に押さえておきたい情報となります。
- 成果物・作業概要・タスク：報告対象の作業範囲

- 進捗度合い：作業の進行状況とステータス

- 工数と所要期間： 計画と実績の乖離

- 手戻り工数：手戻りの理由と影響

- 開始日・終了日：計画と実績の差異

- 作業担当者：各作業の責任者

⚠️初心者PMが陥りやすい失敗
初心者PMのよくある失敗の一つは、フォーマットを曖昧に定義してしまうことです。
その結果、関係者が混乱し、進捗報告書が十分に活用されません。
具体的なフォーマットを事前に決め、記載ルールを全員で共有することが重要です。

初心者PMが陥りやすい失敗

進捗報告書を作る手順

手順1 開発工程

現在、プロジェクトで進行中であり進捗の対象になっている開発工程を書き込む。

開発工程を書き込む

手順2 成果物・作業概要・タスク

進捗報告書を作成するためには、以下のインプット情報が必要です。
- プロジェクト計画書:
プロジェクトの目的、範囲、目標を明確にするために必要

- WBS (作業分解構成図):
成果物や作業の詳細を把握するために必要

- タスク割り当てリスト:
各タスクの担当者と計画工数を確認するために必要

進捗報告書の作成は、まず成果物や作業範囲を明確に定義することから始まります。