情報蓄積の習慣がない事業部に入社半年のデザイナーがNotionを導入してみた①

2023年8月19日 20:16

この記事では、Notionを自分が所属する会社や事業部に導入してみたいといった方に、Notionを使って実際にどのような課題を解決できたか、どのような手順でNotionを導入したかを紹介しています。

なぜNotionを導入したのか

Notion導入前の事業部の課題

Notion導入前の私の事業部では、

議事録はBacklog
マーケティングデータはGoogleスプレッドシート
タスク管理はTalknote（チャットツール）

とさまざまなシステムを併用していました。
そのため、
Backlogは議事録を入力するときにしか開かない
↓
せっかく会議の記録を溜めているのに誰も見返さない
↓
見返す人がいないから入力の必要性を感じずに入力が疎かになる
↓
会議に参加していないけどプロジェクトに関わるメンバーに必要な情報が届かない
といったことや、
毎回スプレッドシートを開くことが億劫になり、マーケティングデータの記録が疎かになる
といったことが頻発していました。
また、事業部にはマーケターとデザイナーが在籍しており、それぞれの立場によって、同じプロジェクトに関する情報でも記録したい内容や見返したい内容が異なることも多く、違うファイルで二重に管理するようなこともありました。
同じプロジェクトに関する情報を二重に管理するとどのようなことが起こるか？
情報が散在し、今在籍している人はおろか、新入社員にとってはどこにどの情報があるのか、誰に聞けばその情報がどこにあるかがわかるのか、こういったレベルからの作業を毎回繰り返すことになり、非常に時間のロスになるとともに、情報共有の質が低下していました。
Notionを導入すれば、議事録もマーケティングデータもタスクも管理できますし、これまでよりももっと細かく蓄積も検索もできます。
Notionによって、今までの事業部の課題を解決できることに気付きました。

どのように導入したのか

導入のきっかけ

いくらNotionが事業部の課題を解決できることに気付いても、入社半年の社員が新しいシステム導入を提案するのは簡単ではありません。
そこで、まずはデザイナーの間で、自分が制作したデザインの保管・制作時間の記録・エンドユーザーの反応の記録にNotionを利用することを提案しました。
この頃、ちょうど社長に、どのような制作を行なっているか、一つの制作物にどのくらいの制作時間がかかっているかを毎月の面談で報告する必要があったので、この提案はすぐに採用されました。
実際、面談でも、リンク共有するだけでエンドユーザーの反応が良かった順に制作画像メインで表示したり（ギャラリービュー）、特定の期間の制作時間の平均を共有できたりで大活躍でした。

デザイナーから事業部へ

ここから事業部全体への導入は思ったよりスムーズに進みました。
以前から、マーケターはGoogelスプレッドシートに各制作物のエンドユーザーからの反応をまとめていたのですが、これがデザイナーがNotionで管理しているものと重複することが課題になりました。デザイナーはエンドユーザーからの反応だけではなく、制作時間なども記録したいのですが、この情報はマーケターからしてみればあまり必要のない情報です。

Notionであれば、同じデータベースでも表示・非表示を使って、

マーケターにとって必要な情報だけ表示されたテーブル
デザイナーにとって必要な情報だけ表示されたテーブル
画像メインで表示したビュー（ギャラリービュー）
クライアントごとにグループ化したビュー

など情報の入力は1回で、その時、その人にとって都合の良い見方のビューを作ることができます。
この時は、スプレッドシートとNotionに情報を2回入力しなければいけない状況だったので、この便利さが刺さり、今までマーケターがスプレッドシートで管理していたデータも、全てNotionに移行することが決定しました。

議事録やタスク管理もNotionに統合

Notionを会社に導入する際は、議事録から始めてみるのがハードルが低くておすすめです。
実は議事録に関しても事業部への導入の時点で、Notionへ移行することが決定しました。
これは元々議事録を管理していたBacklogを使いこなしているメンバーがいなかったことから、Backlogの満足度が低かったこともあるでしょう。
議事録をNotionに移行したことで、会議に参加しているメンバー以外にも情報が行き届きやすくなり、「生きた議事録」になりました。
また、Notionはポチポチするだけで、開催日時や参加者、会議のカテゴリなどプロパティの情報も追加できるので、検索性も高まったように思います。
テンプレートの機能も充実しているので、フォーマットに沿って議事録を入力できるようになりました。
タスク管理に関しては、事業部への導入から約3ヶ月がかかりました。
これは事業部のメンバー全員がある程度Notionに慣れてきた頃です。
私が在籍している事業部は、システムが得意な人ばかりではなかったので、ここまで浸透させるにはある程度時間がかかりました。
次回の記事ではどのようにしてNotionを事業部に浸透させたかをお届けしたいと思います。