残業をなくすための業務効率化テクニック

ゴールデンウィークが終わり、祝日のない梅雨の6月が近づいてくると、憂鬱になります。

ゴールデンウィークを過ぎたころにくる「5月病」

日曜日の午後にやってくる「サザエさん症候群」

みなさんも、連休明けに「会社に行きたくない」「仕事をしたくない」という気持ちが増えてきませんか？わたしは通勤中の電車内で本当に嫌になります。

連休中に仕事がたまってしまったり、5月病で突発的に会社に来なくなる人がいたりと、業務が増加して残業につながります。

プライベートな時間が足りない、早く帰りたいわたしにとって、残業は敵！

わたしが過去に勤めていた職場は、月45時間以上の残業が当たり前という環境でした。当時はがむしゃらに働いていましたが、20代の1番楽しい時期を会社で無駄に過ごしてしまったこと、本当に後悔しています。

しかし、効率化を第一優先に考えて小さいことから工夫した結果、チームメンバー含めて月20時間以内まで残業時間を削減することに成功しました！

どうやって残業時間を減らしたのか、そのテクニックの一部を紹介します。

1.整理整頓は自分でこまめにやる

みなさんは自分のデスクをきれいにしていますか？

隣の同僚のデスクはきれいですか？

残業が多い人のデスクって散らかっていませんか？

デスクやキャビネが整理できていないと、「あのマニュアルどこだっけ？」と探して、結果見つからず、先輩に聞くなどと、時間がかかることがありますよね。

資料探しの時間って、本当に無駄です。

2017年に、コクヨ株式会社が「週に書類を5日以上検索する有職者1,031名を対象に、紙書類を探す行為に関する調査」を実施しました。調査結果から、1日のうち書類を探す時間は1人あたり約20分相当と分かりました。1年で約80時間、30年働くと考えたら100日間も書類探しで時間を無駄にすることになります。

つまり、今数時間かけて整理整頓すれば、100日間自由な時間がうまれるのです。

効率化を考えるときには、すべて「ちりつも」（塵も積もれば山となる）で考えるようにしましょう。今だけを考えずに、将来的なことも考えてできること、無駄なことを探しましょう。

整理するときのポイントは、自分でルールを決めて、こまめにおこなうことです。

まず、「名前順」「頻度順」など、自分でルールを決めて格納方法を決めましょう。そうすることで、資料を探すときに見つけやすくなります。「この資料は自分ルールに当てはめるとここに格納しているだろう」というふうに、探すことができます。

自分ルールが決まれば、あとは都度整理するだけです。「まとめてやろう」は厳禁。やっていない状態が続くと、その分資料探しの無駄な時間が発生します。

ちりつも理論で、整理整頓はこまめにおこなうことが大切です。日々の業務の中で、無駄なものは破棄、必要なものは決まった場所に格納。これを徹底しましょう。

職場での立場にもよりますが、自分だけではなく同僚も利用するものであれば、「誰が見ても探しやすい」状態にすることも大切です。

自分ルール＝会社のルールにできるようにするのがベストですね。

2.スケジュール管理は逆算

みなさんはどのようにスケジュール管理していますか？

スマホのカレンダー機能、手帳など、ツールはたくさんあります。

学生の頃の私は、手帳を使っていました。手帳に予定を書いて、きれいにかわいくデコレーションすることで満足してしまい、スケジュール管理という目的には見合っていませんでした。

スケジュール管理は、最短ルートで目的達成するための手法です。プライベートを充実させるために、どうやってこのタスクを期日内に終わらせようか、水曜日に定時で帰るためにはどうすればいいかというように計画をたてたりします。

目的のために逆算して予定を組めば、無駄なく目的達成できます。スケジュール管理のポイントを紹介します。

①ToDoリストを書き出す（1週間ごとに実施）

仕事、プライベートなどに項目を分けて、今週やるべきこと、やりたいことを箇条書きで洗い出します。週の途中で新しく発生したら、忘れないように都度追加していきましょう。

②期日を決める（逆算する）

ToDoリストの中に、期日があるものを書き出します。特に仕事に関することは、絶対に守らなくてはいけないので、きちんと確認しましょう。その期日までに目的を達成するために、追加でやるべきことがあれば、細分化してToDoリストに洗い出しします。このタイミングで優先順位も考えましょう。優先的なものは自分で期日を設定したり順番を考えます。優先度が低いものは期日なしでも構いません。

③ToDoリストを達成したら、達成したことを記録する

これは、①②の計画だけで満足しないようにするための工夫です。わたしの場合は、達成したら「済」スタンプを押しています。ぱっと見たときに、「済」がたくさん押されていたり、全部達成されていると、気分がいいです。自分を褒めること、自分に達成感を与えることで、やる気を生み出しましょう。

④今週中に未達成のものは次回のToDoリストに追加する

このタイミングで、今週やらなかった、できなかったことは、本当に必要なことなのか、振り返ってください。意外と無駄なことが書いてあったり、時間が経つと自分の気持ちや環境が変わっていることがあります。不要なものであれば即削除。無駄をなくして、他の優先すべきことに時間を使いましょう。

空いた時間でスキルUP

無駄な時間をなくして、プライベートな時間に余裕ができたら何をしましょうか。

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受講していくと分かりますが、ライティング×マーケティングで相乗効果がおきたりと、複数のジャンルに関連するスキルもあるため、一気にいろんなジャンルを学べるのはお得です！！

無駄な時間をなくして、人生を充実させよう

時間は有限です。

自分の人生があとどれくらいあるのかは誰にも分かりません。今をよりよくするために、より楽しい人生を送るために、無駄なことはどんどんなくしていきましょう！