定例ミーティングなくしたらめちゃよかった

最近、定例ミーティングをなくしてみました。

これがすごいよかったので紹介します。

ぼくらの会社は創業したときからリモートで仕事をしています。海外ともリモートでやりとりするなど、グローバル体制でチームを運営しています。なんなら新規の採用もリモートでやっています。

そのなかでずっと思っていたことがあります。

それは「エンジニアの人たちってコミュニケーションもすごくスムーズだし業務のパフォーマンスもいいなー」ということです。エンジニアチームは人種も違うし、時差もあります。複雑なコミュニケーションが必要とされるのに上手にやっている。

そこで、

・どういうコミュニケーションをしているのか？
・どうやって仕事を進めているのか？

をインタビューしてみたんです。そのなかでおもしろかったのが「定例ミーティングをやらない」という話でした。

定例ミーティングが「目的」になっていないか？

定例というのは本来「手段」です。

でもそれがだんだん「目的」になっていって、害になる可能性が出てきた。そもそも何のための場なのかわからなくなってきた。

いろいろ試してみた結果、定例ミーティング自体が足かせになっているのではないかと気づいたそうです。

たとえば「営業会議」だったら、案件の報告や進捗状況を共有したりしますよね。でもそれって、そもそも事前に共有できていたら会議はいらなくなるわけです。

会議は「時間がないマネージャーのための場」という意見もありますが、それ以外の人たちにとっては、すでに知っている情報をあらためて聞かされることになります。

リアルで集まってミーティングすることには意味があるのかもしれないですが、リモートで自分と関係ない話、知っている話が流れてきても、なかなか聞けないですよね。そうやって一部の人にとってはすごい時間の無駄が発生してしまったりするんです。

「会議があるから」と思うと、報告が遅れる

あと「たしかに」と思ったのが会議に頼るコミュニケーションが、よくない結果を生み出すということです。

たとえばなにかトラブったり相談したいことがあったりしたときに、定例会議があると「これもまとめて明日の会議のときに報告しよう」と思ってしまう、ってあるあるだと思います。でもそれで連絡が１日遅れるんですよね。

みんな「会議があるからいいや」といって１日遅れたり、なんなら１週間遅れたりする。そうするとなかなか問題が解決しなかったり、相談できるものも相談できなかったりして、結果として問題が複雑化してしまうんです。

マネージャーの予定が「定例だらけ」になる

しかもマネージャーがいくつも「定例」を入れていると、それだけでマネージャーの時間がなくなってしまいます。

本当はメンバーもなにかあったときすぐ相談したいのに「いまマネージャーは会議中だから……」と相談する時間がなくなってしまう。

たしかに超わかるなと思ったんです。

「じゃあ、どうやってやってるんですか？」と聞くと、定例はなくすんだけど「いつでも相談してきていいんだよ」と言うんだそうです。「なにか困ったことがあったら、いつでもなんでも相談してきていいんだよ」という場作り、空気作りをワンセットでやる。

「わからないことがあったら、わからなかったときにすぐ聞いてきてくれ」「質問はどんどん投げてくれ。そのままにするな」と最初に言っておく。

これはいいなと思いました。

「定例」はほんとうに必要か？

別に「会議」を否定しているわけではありません。「定例」はほんとうに必要なのか考えましょうってことです。

なにかあったらチャットでコミュニケーションを取る。で、チャットでどうしても解決できないものがあったら音声通話でサクッと話す。それでも解決しなさそうなときや、解決に複数人が必要なときは、ちゃんとミーティングをする。

こうやって目的ごとに手段を変えていくのが大事かなと思うんです。

電話やミーティングは、お互いの時間を「同期」しないといけません。お互いの時間を取らないといけない。でもその前に、チャットによって時間がズレていてもやり取りできる機会をつくっておくとスムーズでしょう。

「それでも時間を同期させないとできないことはミーティングでやりましょう」というふうにする。そうすると「本当にやらないといけないミーティング」になります。

ぼくも実践してみた

……というエンジニアのみんなの話を聞いて「へええ、ぼくも実践してみよう」と思いました。

まず社内の定例ミーティングをすべてなくしてみました。そのかわり火曜、水曜、木曜の午前中に「ここはなにかあったら勝手にいつでもミーティング突っ込んでいいよ」「ただし30分単位とかで突っ込んでね」と共有のカレンダーに書いておいたんです。

そうしたら、けっこうよくなりました。

「書く」機会が増えて、「曖昧さ」が減った

いまうちの会社では「ドキュメントに残す」ことに力を入れています。

Notionというツールを使って、あらゆる情報を集約させていこうとしてるんですね。議事録とかもぜんぶ書いて残すようになった。

定例ミーティングとか「しゃべれる場」があると手を動かさずにしゃべってしまうんです。でも、しゃべるだけだと文書には残りません。あとから検索もできない。

定例ミーティングをなくし、会議も減らし、しゃべる場を強制的になくしていく。するとみんなちゃんと「書く」ようになりました。

文書がいいのは曖昧に終わらせられないということです。

しゃべりだと「そんな感じでよろしくお願いします」とか、うやむやになりがちです。でもテキストだと「そんな感じでお願いします」と書いたら「で、いつなんですか？」ってなる。そこも文書のいいところですね。

経営を円滑にするためにも、曖昧さを許さない。その点でテキストでのやり取りを重視しているんです。

どうしてもしゃべるほうが楽です。「書いて伝える」って、そこそこ労力がいる。だからもうずっと言い続けてます。「ドキュメントじゃないと見ません」と。「このあと30分お時間いいですか？」と言われたら、「まず書いてください」と返したりしています。

「会議」はアナログ時代の情報共有、かもしれない

会議って、アナログ時代に生まれた情報共有の方法ですよね。

インターネット時代はつねに接続されているんだから、会議にこだわる必要もないのかもしれません。

しかも会議ってもともと、忙しい人たちのために存在してしまっていたとも思うんです。部長とか上役の人たちにとって都合のいい場になりがち。会議があると「仕事してる感」も出ます。「あると安心する」という人もいる。

でも偉い人ほどやたら会議で埋まってるのって、やっぱおかしいなと思うんです。本当は逆のはずですよね。むしろ偉い人たちほど、意思決定に時間を割かないといけないから、本来は暇であるべきです。

ちなみに「社外」の会議は定例があってもいいと思います。

さらに「時間空いてるんでサクッと会議やりましょう」みたいなことは、社外の人とはもっとあっていいかもしれません。

ぼくも昨年からアポが減って時間の都合がつくようになったので「今から15分とか30分、サクッとどうですか」みたいなのは、社内外でもっと増やしたいなと思っています。

定例をなくしても生産性は下がらない

おもしろいことに、会議をなくしてもいまのところ「生産性が下がった」みたいな報告は来ていないんです。

「だから会議はダメだ」と言いたいわけではなく。定例をやめて、テキストコミュニケーションを増やして、お互いの時間を奪い合わないようにしましょうね、ということです。

それでもし新たな時間が生まれたら雑談に使いましょう、と言っています。すでにある部署では「会議をやめたら、むしろ雑談が増えてコミュニケーションが盛り上がった」というケースが出てきています。

これまでミーティングで時間がパツパツだった人は、定例をやめさせたことで戸惑っていたりします。いきなり時間が空いて何をしていいかわからなくなった、という声もありました。「あれ、暇になったぞ」って。でも、きっとこうやって生産性って上がっていくんだろうなと思います。

またなにか気づいたことがあったらnoteに書きたいと思います。

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