進捗会議あるあるから、タスク管理の重要性を考える（前編）

こんにちは、yuiです。
最近、仕事（プロジェクト）推進のため、タスク管理のあれこれを考えることが多いです。今日は、タスク管理や進捗会議設計の重要性についてまとめていきます。

チームで仕事をしているけど、上手く仕事が回っている気がしない。
タスク管理ってめんどくさい。とはいえ、上手く管理はしたい。
という人はぜひ最後までご覧いただければなと思います。

１．タスク管理について、深く考察・経験を語ってみる

（１）ぶっちゃけタスク管理がめんどくさい人は多いと思う

仕事において、タスク管理を求められることは多いと思います。
自発的であれ、強制的であれ、タスク管理をしたことありませんって人にはあまりお目にかかったことが無い。

でも、意外とタスク管理について深く考えたことが無い人も多いのでは。
（むしろ、考える私が変わってる。仕事で若い時にプロジェクト管理をたくさんしたからこそ、こんなことを考えるに至った気がします。）

そもそも、タスク管理して何の役に立つの？
書くの面倒なんだけど。

って人が多いと思います。
というか、コレが普通です。
「タスク管理？やってるけど？」
って人は、だいぶ玄人。訓練の賜物です。

なので、タスク管理めんどくさくない？無理って人こそ可能性に満ちているのでこの先を読んでいただければと。

（２）ＭＹ ＢＥＳＴ 「タスク管理目的」はコレ

私は「目的」を大事にしているので、まずタスク管理も目的から共有していきます。

タスク管理を書く目的は、
進捗確認を楽にするためというのが1番かなと思ってます。

よく、チームで生産性を上げるためとか挙がりますが、これももちろんあります。でも、個人的にはちょっと上辺のキレイごとな目的な気がしています。
もっと生々しく、楽したいからタスク管理を頑張るってのが一番に来るのではと思ってます。

私がこう感じているのは、上手い進捗管理を経験したことがあるから。その時はすっごく楽に進捗確認ができており、メリットを感じていました。

なので、楽するために日々のタスク管理をするという意識は持っていて欲しいなと思います。

（３）上手い進捗管理で起きる、イイ変化

進捗管理って、結構準備に時間がかかります。
上司に向けて、コレいるの・・・？って資料を作った経験がある人は1人や2人じゃないと信じてます。

しかし！
上手く進捗管理をすると、この事前準備がゼロになります。
更に、会議が効率化されて、意味なし会議が減ります。

ホントかな？って思いますよね。
でも、「タスク管理ツールを利用」して、
「進捗会はタスク管理ツールを使って」行うことで、コレが叶っちゃうんです。

例えば、リーダー的には、上手く進捗を書いてくれれば事前にそれを確認しておけばＯＫだし（進捗会議では必要事項のみ確認して、短時間で完了できる。）担当者的には、リーダーがツールで確認してくれれば、PPTとかExcelで個別に資料を作る必要はないし。上手く回ると本当にうま味が多いんです。（この辺はおいおい細かく書ければな～と思います。）

２．魔の「進捗会議あるある」５選

もう少し上手くタスク管理をするモチベーションを上げていただきたく、進捗会議あるあるについて述べていこうと思います。
コレが減る・なくなると思えばタスク管理を頑張ろうって気になりませんか？

（１）進捗会議は長くなりがち

会議は1時間とか時間を取ってるのに、何故か時間内に終わらない不思議。マジで時間が溶けていくんですよね。
来週の時間を決める時に、来週こそは終わるでしょって思って、やっぱり次週の進捗も伸びるって言う・・・。何故思った？って思うけど永遠の謎。
お昼前会議は、お昼を食べはぐることも多々。

（２）最初に話した内容で終わりがち

最初の人の最初のトピックが一番長くて盛り上がる・・・。だからみんなトップバッターは嫌がるっていうね。会議のコントロールが上手い人は、一番確認したい人とかトピックを最初に持ってくることも。
そもそも、重要な話ができないことも多いからよろしくない。
実害大きめのあるあるです。

（３）結局、進捗が分からない

進捗会議で聞いているときは、「うんうん」と聞いてるのに、終わるの残らない。「ん？結局ちゃんとできてるの？」って最後になるやつ。
究極、進んでるものは放置でいいから、とにかく遅れているもの・課題があるものをキャッチしたい。こう思っても担当がコレをくみ取っていないと起こりがち。
進捗どう？＝遅れ・課題ある？くらいに置き換えると良いやつ。
会議の設計がめちゃ重要なので、リーダーの手腕が問われるなと思うやつ。浸食会議は甘くない。

（４）タスクばかりにフォーカスする

1つ1つのタスクの説明をしてくれるけど、それが結局何に繋がるのかがいまいちピンとこないやつ。大体、報告している側も何のためにやっていたのか、何の件なのか分からなくなること多め。若手チームとかでよくある。

「え？それ何でやっているんだっけ？」とか、話が見えないことも。
木を見て森を見ずの報告で、成果まで遠回りしてしまうこともあるからもったいないやつ。

（５）そもそも進捗会議の意味がない

ホント悲しいけど、会社あるあるＮｏ．１ではと思うくらい良くあるやつ。
上司の自慢会・とりあえずタスクを羅列してしゃべる会などになりがち。担当者のモチベーションも下げて、有害極まりない。
悲しいかな。それでも一番あるあるなのは、コレかもしれない。

いかがだったでしょうか。
後編では、進捗あるあるを解消するために重要なこと、会議の具体的なアイディアについて書いていこうと思います。
ぜひ、気になる方はフォローしてお待ちいただけると嬉しいです。