倒産スタートアップの共通点➁会議
シリーズ【倒産スタートアップの共通点】第➁弾は
「会議」についてとなりました。
正直、２番目はどれかな？なんて考えていたのですが、
あまり重要じゃなさそうにとらえられていて、実は一番クリティカルな気がしている「会議」にしました。
というのも、過去私が数多く触れているテーマだからです。
過去の記事もここに張っておきましょう。
倒産スタートアップへの転職を避けるための質問
これは正直、難しいです。
まずは、部署数や実際に所属する先の方のプロジェクト数を聴いてみると良いと思います。
スタートアップと言っても人数によって違いますが、
目安はマネジメントできる人数から推測します。
マネジメントできる人数は人に寄りますが、5-7人程度と考えておきましょう。
例えば20人程度の規模であれば、
部署は3つくらいに分かれていると思います。
【倒産スタートアップの共通点 役職が多すぎる】にも関わる部分なので、
詳細はそちらの記事で詳しく解説します。
あとは、一週間のスケジュールの代表例として
ミーティングがどれくらい入っているかを確認しましょう。
正直、一週間（5日）で5回以上あると少し怪しいところでしょうか。
もちろん、管理職や営業であれば、顧客とのコミュニケーション数は多ければ多い方が良いですので、それは職種も考慮してケースバイケースで考えてください。
え、一日１回なんて、普通にあるでしょ！？
そう思いますか？
では、アナタの会社は会議が多いです。きっぱり
会議ってそんなふらーっとやるもんじゃない
会議って何の時間ですか？
会議開始前にアジェンダを読み込んで、
議論のポイントは何か把握し、
準備して臨むものです。
ふらっと参加して、誰かが準備した、資料を読んでいる時間があって、
それを聴いて、「あーだ、こーだ」言うのが会議ではありません。
資料は事前に準備されていて、読み込んでから来いよ。
資料、当日に出すんじゃねーよ。
何度も言うけど、会議は人が集まって意思決定をする時間・場
会議は何も生み出していない、何の売り上げにも貢献しない
準備不足、その場で考えるなどといった会議は、
参加者の時間を奪う行為だと意識してください。
それが、生産性というものだ！！
恐らく、多くの会社ではそれが行われていない。
考える時間は会議中じゃない、
考えてから会議に参加して、意思決定を行う場だ。
そうするとね、不思議なことに
ほとんどのことが会議をしないでも決定していけるはずなんだ。
いちいち会議で時間を拘束されなくても、
それこそメールやチャットで必要な情報を集め、資料を作成し、
会議では、「ではこの案で進めていきます。」を承認する場でよい。
ものの15分でほとんど終わります。
世の中のほとんどの会議が不要だと思います。
そうとう無駄な時間が使われていると思います。
むしろ、そうやって意思決定していかないと、
会議が多すぎて、会議ばっかりになって、仕事した気持ちになります。
ましてや、質の悪い会議で、一つ一つが長く、
明確な意思決定やプランが決まらない会議が多くなっていき、
ほとんどの時間が会議、でも何も進んで行かないということが多いはず。
それでも、身に覚えがございませんか？
このあたりのことは何度も話をしてきましたので、
あとはこれを読んでください。全部書いてありますから。
対話になっていない1on1という謎の時間
なんかあれば ”とりあえず1on1” になってないかい？
ただ個別に仕事の話をすることが1on1だと思っている人、
2024年の年末にもかかわらず何とも多いことよ。
googleで検索すれば、それは違うよ！と簡単に検索できることを
未だにやり続けている人が、未だに多いんだと思います。
いや、別に個別に仕事の話をしてはいけないわけじゃない。
それを1on1と呼ばない事と、
別途ちゃんとした1on1はやってほしいということ。
まず、理解しよう。もう令和６年も終わるよ。
あなた、いつまで昭和なんですか？
はい分かりました！その後 何も進まない会議
～【倒産スタートアップの共通点 反対意見がない】にも現れる現象～
上記、謎の1on1をしていると、「はい！分かりました！」
と、受け入れられ、
サクサクと物事が進んでいるように感じる瞬間があります。
それ、何にも考えていない可能性があります。
分かりました！と言えば、話が終わると思っています。
反対意見をすると面倒だ、どうせ言っても無駄だ、
そんなことが起こっている可能性もあると思っていてください。
物事、そんな簡単に理解できるもんじゃないです。
だけど、わかったという相手に、「本当にわかってる？」とは言いにくいものです。
これについては、
別途【反対意見が少ない】で詳細に解説していきましょう。
とにかく、会議をたくさんしていても、何も前に進まない。
それが「倒産スタートアップの共通点」として本当に多くあります。
そして、多くの人が会議に問題があるとは気づいていないというのがポイントです。
なんだか着地点がよくわからない会議
～【倒産スタートアップの共通点 情報管理】にも現れる現象～
実はこれもよくある話
上述の「わかりました！」とよく似ているというか、
改善のポイントが最終的には同じなので、ここで挟みます。
議論が平行線でモヤモヤする会議ありませんか？
一生終わらないのではないかと、
特定の人と人が言い合いしている状況によくあります。
詳しくは情報管理で述べますが、
共通していることは、「空中戦」であること。
なんだかよくわからない時って、
だいたい言葉だけでやり取りしていませんか？（それを空中戦という）
言葉は限定されている…
だから、それぞれのイメージがずれていく可能性が高いです。
資料を準備したり、ホワイトボードに書き出したり、
言葉だけ、頭の中だけで議論をすると、あっという間に
議論している人以外は蚊帳の外に放り出されます。
何も進まない＆空中戦の解決方法
資料を準備して、議事録を取ることです。
皆さん、議事録舐めてませんか？
アジェンダ通り、何を決めるのか
決めることはNext Actionですから、
その計画が定まるはず。
恐らく、はい分かりました！や空中戦の会議は議事録が無いもしくは壊滅的な状況だと思います。
議事録は、いろいろな意味を持ちます。
Next Actionが決まっているかチェックするため、
進行がめちゃくちゃになった空中戦会議をまとめるため、
会議に参加できなかった人が理解して、行動するため。。。
何も進まない場合、議事録にあったNext Actionどおり、
「いつまでに何を実行するのか」に従えば、
進んでいないことがわかります。
空中戦であっても、何が決まったのか、Next Actionは何かが決まっていなければ終わってはいけないのが会議だ。
いったい何を熱く話していたのか、全く覚えていない時、
そんなときの議事録を見返してみてください、どうせ何が書いてあるかわからないですから。
そして、議事録を書く側の気持ちになってくださいね！
議事録作成アプリを「これはいい！」といって興奮するヤツ、正直会議下手説！！
説というか、もう確定ですけどね。
要らないでしょ。ちゃんと会議をファシリテートしていたら
いつの間にか出来上がるのが議事録です。
現職で頭が悪いなぁと思っている人が、
「これはいい！」なんて議事録作成アプリを購入していました。
一生会議が下手なままなんでしょうね。
議事録を作成する上で最低限必要なタイピング能力
まぁ、note書いている人は、ある程度の速度でタイピングはできるでしょう。
しかし、現職の方々、ほんとタイピングが遅い。
めちゃくちゃ遅い。
だから、議事録も録画したものを一生懸命聞きながら、取り直しているようで、1時間の議事録が完成するのが翌日以降になる。遅すぎる。
疲れてきて、後半間違えまくった。
こんなの誰でも100だと思ったら、会社の人59点だったので、少なくとも準２級は必要
当然、議事録に一言一句漏らさずに書く必要はない
ダラダラと書いてあってまとまっていない議事録は読む気になりません。
議事録を残す意味は、参加できなかった人が
理解して、次の行動がとれることなので、
議事録を提出する際に、ダイジェストやNext Actionは当然抜き出して「まとめ」として書いて、詳細は資料参照にするべきです。
ダラダラとTeamsにベタ張りして、報告完了としている人も多いです。
それでは、検索しにくいですし、絶対に見失います。
【倒産スタートアップの共通点 情報管理】のハード面でも触れるようにしましょう。
3か月後、1年後、3年後の自分が
簡単に検索できるようにしておくべきです。
意外なことに、ほとんどの人が出来ていませんし、
何度言ってもできない、重要性が理解できないです。
一言一句漏らさぬように必死にメモを取るのではなく、
まとめて、行動できるように議事録を取るべきです。
目的から考えて行動してほしいものです。
ダメな会議を支配するための準備
ダメな会議に参加させられるという無駄な時間をどんどんと少なくしていく必要があります。
まずは、上記のように議事録を書いて、
裏進行役になることです。
「この議題についての決定事項はなんでしたっけ？」
「他の議論もあるので、その議論は別途行ってください」
とか。。。
たったこれだけで、無駄な時間が削減されます。
ただ、これを「言いにくいです！！」って方もいると思うんです。
アジェンダを整理する
言いにくい場合、言いやすくするための工夫として、
アジェンダの時間割（目安）を作成することをお勧めします。
アイスブレイク ： 5min
議題① 〇〇について：15min
議題➁ △△について：10min
議題③ ◇◇について：15min
まとめ ： 5min
これで、余裕を見て50minの会議を設計し、
大きくずれるようであれば、「その議論については関係者を集めて別途行い、次回の会議までに決定事項を報告すること。」としておくとよいでしょう。
もちろん、数日たって、報告が無いようであれば、
進捗を確認するのが、ファシリテーターであり、マネジメントです。
まとめ
【倒産スタートアップの共通点】第➁弾 会議が多い
無駄な会議をしている組織ほど、
決定がされないため、会議の数も増えます。
細かいノウハウはいろいろとありますが、
どうしたって組織のトップの意識があるかどうかが最も重要なファクターになってきます。
問題意識を持ち、会議から、地道に生産性を上げることが
倒産しないため、意思決定をし続けていく姿勢になると思います。
それでは、以上となります。
ありがとうございました！