小学校PTAのデジタル化 〜新年度引継ぎ問題について〜

おはようございます。渋谷です。

今日は、うちの小学校PTAで取り組んでいるデジタル化についての話の続き。

▼導入時の話についてはこちらの記事も参考にしてください

最近、他の小学校PTAの方からも相談を受けることが多くなりました。

やりたいことはあるんだけど、
・どうやったら良いか分からない
・どのツールを選べば良いか分からない

と足踏みしてしまっているところも多いので、ひとつのデジタル化の例として、発信は続けていきたいなと思っています。

新年度引継ぎ問題

さて、今日は新年度必ず発生するアカウント管理の問題について書きます。

例えば、GoogleやLINE グループとかでやり取りしていると、

「卒業した方はどうしよう、自分で退会してもらう？けど卒業後も活用して欲しいこともあるし。けど在校生についてのやり取りをみられるとそれも困るし」

みたいなことが発生する。

この新年度引継ぎ問題って結構厄介だったりするんです。一人一人アカウントを外したり、このファイルは見てもらいたいけど、ここは見えないようにしたい。

とか個別でアクセス権設定をしていると、どんどん複雑なアカウント管理になってしまって大変・・・。

個人アカウントで参加してもらうサービスの場合、管理者側で管理しきれない部分もあり、この辺りが悩みの種だったりするんですよね。。

ここが、有償サービスの強いところで、うちが「kintone」を選んだ理由だったりします。

うちが取り組んだ方法は、組織設定をしっかりしておくことです。

「組織」という設定ができるので、「1年」の組織に1年の保護者を所属しておいて、新年度になったら組織名を「1年」→「2年」に名前変更するだけで解決です。

ちなみに、うちは「5年（H28）」→「6年（H28）」というように入学年を組み合わせた名前にしていて、あれ？ここは変更したっけ？みたいな混乱が起こらないようにしてます。

そして、卒業した学年は、「6年（H28）」→「卒業生（H28）」にして、卒業生だけが使えるスペースだけアクセスできるような権限を付与すれば、OKです。

クラス問題

もう一つ出てくるのがクラス問題。
これは、引継ぎ方法を検討する上で、ずっと議論をしてきたところです。

うちも導入当初は、学年の組織ではなく、「2年1組」「2年2組」といったクラス単位の組織で運用していました。

クラス単位で共有したいものもあるから（時間割など）という要望で、クラスにしていたのです。しかし、年度末が近づいてくるとこれだと面倒なことになりそうだと気づくのです。

クラス単位で管理しようとすると、新年度になったら一人ずつに新しいクラス情報を確認して、一人ずつ変更する手間が発生するのです。

来年度どうするんだ・・？

手作業になるので、ミスも発生しやすくなります。
間違えて見せてはいけない情報が見えてしまっているというアクセス権のミスも発生するリスクが増えます。

本当にクラス単位で管理することが楽なのか？

そこを踏まえて、毎年度手作業で「頑張る！」という選択肢もあったのですが、
改めて、本当に「クラス単位」で管理しないといけない情報が、この工数に見合うほどあるのか？という視点で考えたのです。

そうすると、思った以上に少ない。
そして、学年で管理した方が先々楽になるような情報も生まれてきたのです。

例えば、PTAの委員会決め。
現状、過去委員会を担当した人は、免除するといった方法を取っているので、高学年に上がるほど候補者が減ってきます。

これをクラス単位で決めようとすると、1組には免除になった人ばかりで、もうやれる人がいない、みたいなアンバランスが発生していたのです。

また、クラスだと、転校生などで人数が増えて学年の途中からクラスが増えるというケースもあります。実はクラスで縛らずに、学年単位で決めていった方が効率的な点も出てきたのです。

そこで、今年度から一部の学年で、実験的に学年単位で決める取り組みなども動き始めました。

ということで、一部クラス単位で共有したいものは、学年スペースの中で1組スレッド、2組スレッドというように、クラスごとの掲示板を作ってそこで共有してもらうようにして、厳密なクラス単位の管理を辞めました。

この辺りは、新年度の引継ぎについて考え始めてから、ようやく見えてきたところでもあります。

今までの運用にしがみ付かずに、今後管理者を新しい人に引き継いでいくという視点で、「持続していくこと」を重視して考えていく必要があります。

ということで、今回は新年度引継ぎ問題について、うちの小学校で採用した方法についてシェアさせて頂きました。

いかがでしたでしょうか。

うちもこんな感じで次々に壁にぶち当たって一つずつ検証しながら取り組んでいます。

うちの小学校ではこんな管理してますとか、他のツールを採用してこんな使い方しています、とか、いろいろな情報も聞きたいので、お気軽にコメントも頂ければ幸いです。