PTAアナログ業務を救え！PTAが魅力的になる環境へ
前回に引き続きPTAのオンライン化の取り組みについてうちの学校での取り組みについてご紹介できればと思っています。
最初はそもそも保護者に連絡をする手段がなくて、これじゃまずいという話になり、まずメールを送れる環境を作りました。前回はそういったオンライン化の入り口の話をしてきたんですけれども、今回はPTAの活動の本体のところをお話しします。
うちのPTAの方々は本当に精力的に活動されていて、仕事もしながら毎週1回は学校に行って1日中作業をしていたんです。プリントを全生徒分の印刷をしたりとか、校長先生に何か承認のやりとりをするなどアナログなやりとりをずっと続けられていたんですね。
その中には、オンラインを取り入れた方がより効率が良くなるものもたくさんありました。
そこで、PTAはすごく素敵な活動されているにもかかわらず「面倒」「大変」などネガティブな印象が非常に多いので、皆さんがPTAをやりたいと思えるような環境を作りたいと思ったんです。
無駄な業務が多すぎて、その良さが隠れてしまっているんですよね。これを何とかするために、PTA業務をただデジタルに置き換えるだけではなくて、今できる環境でオンラインならではの新しいスタイルを確立できるんじゃないかという考えのもと、カイゼンへと突入していきました。
実はうちがオンライン化を始める前に参考にした小学校がありました。
島根県の吉田小学校という学校で、実は私が元々繋がっていた檜谷さんという方がこのPTAの業務のオンライン化に取り組んでいたんです。
その活動をコロナになったタイミングで一気に加速させて、その情報をFacebookで共有してくれていたんです。なので、このやり方だったらうちも同じようにできるんじゃないかと思ったのが、実はきっかけでした。
檜谷さんに連絡を取り合って実際どういう風に活用してるのか、どうやって皆さんに使っていただく工夫をしたのかなどの話を聞かせていただき、それを前例としてうちのPTAにも提案をして導入を進めていったので、使い方のイメージを持った状態でスタートすることができました。
導入するツールをいろいろ検討したのですが、最終的には価格の安さで選びました。PTAの会費を使うのであまり高いものは使えませんし、多くの人が使いやすく且つ我々も導入しやすいものっていう観点です。
檜谷さんの場合は、kintoneっていう製品とメールワイズという製品を導入したんですね。吉田小学校もそれを使っていたということと、kintoneは非営利団体の検知マークチーム応援ライセンスというものをすごく安価で出していたので、こちらを導入することにしました。
kintoneだと900ライセンスを年間9,900円で使えます。1人11円ほどですかね。年間でこの金額で使えるということで検討ツールの中でも優先順位が上がりました。他にもGoogleなども活用しつつ導入を進めていったんですね。
こうして全体承認を得て、ツールを導入できたという流れになります。
それ以降、やることは大きく二つ分けていって、
・委員会の業務効率化
・保護者の方への情報の共有
について取り組んだのですが、まず今日はこの【PTAの委員会の業務効率化】の話をしたいなと思います。
それぞれの委員会には、膨大な業務があるにもかかわらずマニュアルがあまりなくて、本当に頭の中にあることを年度末に次の担当の方に引き継いでいる状態でした。
これはオンライン化できそうです。
しかし実際は、こちらが「オンライン化した方がいい！」と一方的に言ったとしても、委員会の方が「オンライン化したい」と思っていなければうまくいかないんですよね。
なので、「オンライン化したい」と思っていただいている委員会だけに絞って、まずは進めました。
オンライン委員会も、ITに詳しい方だけではないので、オンライン委員会の中でもkintoneをみんなで学びながら使っていきました。
一番最初に効果があったのは、集会室の予約です。
今までは集会室にある用紙に記入をする必要がありました。なので予約をするためだけに学校に行く必要があったのです。さらに予約状況も紙を見に行かなくては分からない。
予約のためだけに、学校に行くのが大変なので、kintoneでやることになったんです。これが好評で、カレンダーで予約の管理ができるようになりました。
さらには、承認のプロセスを回したいということで、ちゃんと予約の申請をして、承認を得たら登録ができるという「プロセス管理」までもできるようになりました。
もう1つ大きかったのが、プリントの削減です。
何でもプリントに印刷して配るという作業が本当に作業の手間になっていますし、印刷のコストも相当膨らんでいました。
そもそも紙はランドセルの中にくちゃくちゃになって保護者に届かないということも結構あるんですよね。。
配る側は「ちゃんと渡している」という感覚があるんですが、受け取る側にとっては後で探すのが大変だったり、いつでも見られないということもあったりします。そのため、PTAのお知らせはメールも活用して配信できるように取り組んでいったんですね。
結果、印刷の数が減りました。もちろんプリントじゃないといけないものはプリントするんですが、単なる連絡だけで済むものはメールで送るようにしました。それだけでかなりコストも時間も削減できて、PTAの方々の印刷にかける負担も下げていくことにつながりました。
他にも「旗振り当番」の当番表をkintoneでやるなど、徐々にオンラインでできるように進めていきました。一つ一つやりたいことを聞いていきながらPTAの業務を少しずつでもやりやすいようにしていく取り組みをこの1年進めていきました。
続く。
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