紙の優位性・データの優位性

朝礼の5分間スピーチでで話した内容です。興味のある方はどうぞ

今日は二つのお話を用いてロジカルに紙が嫌いな話をしたいと思います。

一つ目の話は、スケジュール管理をデータで管理したほうが良いという5つの理由をお話しします。

まず一つ目の理由は　荷物がなくなる　ということです

スマホを持ち歩かない方は例外として、スケジュール管理をアプリですれば手帳を持ち歩かなくて済みます。持ち物も減って、どこかに忘れることもありません。

二つ目　Todoリストの管理が楽　ということです

いつまでに何をやるかを管理するうえで、スケジュール管理以外のツールでTodoリストを作る理由が見つかりません。

三つ目　確認しやすい　ということです

確認しやすいということは確認する回数も増えるということになります。
確認回数が増えれば事前準備が捗ります。
それと突然スケジュールの変更があった時に100％即座に対応できます。確認して折り返す時間も必要ありません。

四つ目　データの共有ができる　ということです

アカウントのIDとパスワードさえ覚えておけば、ケータイを無くそうが、パソコンが壊れようが。新しいケータイなりPCがあれば同じ内容のものを即座に確認することができます。

そして5点目、コストがかからないこと。　タダでもいりませんが。

以上5点がデータでスケジュール管理をするべき大きな理由です。
個人的にスケジュール管理に関しては紙の優位性はないと思いますが、よく考えたら紙でスケジュール管理をしたことがなかったので、紙派の優位性があれば教えてください。

そして2つ目の話ですが、マニュアルをオンラインで作るということです。
Kintoneのスペースに、少しずつ作成して公開していますが、とりあえずコンピューター委員会に依頼されるような業務はすべてマニュアルを作って公開していきます。
これにより同じことを違う人に説明する手間が省け基本的な指示はスペースを見てくださいで完結するようになります。
何故オンラインマニュアルなのかですが、これもデータの優位性の話になります。
例えば、質問をして何かを教わった時に紙に書いたところで、その情報はほぼ自分しか確認できません。
そして同じ質問を別でされた時には、違う人に再度教えなければいけません。
オンラインマニュアルを作ることによって、誰でもいつでも確認できることになり、質問をするタイミングを見計らったり相手の場所に移動する時間も無くなります。

基本的に最初は理解している人が作ったマニュアルなので、不親切で理解できないマニュアルになってしまいます、そんな方のためにQ＆Aがあります。
Q&Aに質問を書いてもらうことにより、マニュアルはより最新で精度の高いものになります些細なことでもなんでもいいので質問はＱ＆Ａからお願いします。

以上データの優位性を話してきましたが、紙の優位性も少なからずあるとおもいます。
特に紙は熱意や姿勢を伝えるのには最適だと思います。
例えば、ここ1年くらい意識して月次や決算の報告の時にメモを取るようにしているのですが、先方のテンションが明らかに変わるのを感じとれます。
さらに図解で説明するのは圧倒的に紙が優位だと思います。紙は相手に気持ちを伝えるツールとしては最高のツールであることは間違いないと思います。

最後に僕の使っているスケジュール管理アプリはライフベアというアプリになります。
より使いやすいスケジュールアプリがあれば教えてください。
以上です