仕事の文章の書き方で悩んでいる話

仕事の文書の「いろは」を全く知らなかった

　1日コースのビジネス文書研修を、5年ほど前に受講したことがある。今の上司のもとで働くようになってまもなく、その研修を受講するように命じられた。そこで、仕事に必要な文書作成の基本を教わった。今でも、その講座の教科書を読み返しながら、仕事の文書を作っている。

文書の「型」を学んでも「中身」がなっていない

　ビジネス文書の作法に則っていても、中身の文章を上司に添削され続けている。元の私の文章の原形をとどめないほどに直される。上司は親切な人で、添削してもらえるのはとてもありがたい。しかし、上司は大変に多忙でもあるので、私の文章を添削する負担をかけたくない。直されない文章を書くために、なにか知識が必要だと思って、本を買った。

買って読んだ参考書

　『論理が伝わる世界標準の「書く技術」　「パラグラフ・ライティング」入門』（倉島保美・著、講談社ブルーバックス）を入手して読んでみた。非常に明快な内容で、読み通すのは難しくはなかった。当然のことだが、読んだだけでは書けるようにはならない。練習が必要だ。この本に書かれていた内容で、私にとって難しく感じたのは「ロジック（論理）を組む」ことだ。

頭を使って考えることを怠っていた

　ロジックさえ組み上がれば、書くこと自体は苦労しないはずだ。ロジックを組むというのはすなわち頭を使って考えることだろう。私はいつも考えながら書き始めて、文章の終わりに結論がくる。けれども、結論を文頭に置くほうが、読む人たちにとって親切だ。

結論から先に伝える

　結論を文頭に置くためには、まず下書きが必要だ。考えながら書いて、できあがったものをばらばらにして、再構成するのだ。ビジネス文書研修でも、「書きたいことをまず全部メモ書きしてください」と教わった。私は非常に先を急ぐ性格で、その教わった基本を無視しがちだった。

終わりに——結果は出ていない

　まず、文書を作成する前に、書きたいことを全部書き出す。急いで考えながら書くよりも、「書きたいことを全部書き出す」プロセスを経たほうが、読んだ人が私の伝えたいことを理解しやすいだろう。買って読んだ参考書を片手に、書く練習を重ねるしかない。ここからが始まりだ。