【リスト作成】一回きりの資料にしない為に！リスト作成のキホン4選

Excelシリーズの第一弾はExcelでのリスト作成についてです。

簡単そうに見えて実は思わぬ落とし穴がたくさんある「Excelリスト作成」。

Excelはそれなりに得意で、Excelを使ったデータ整理もよく任されている私が密かに「他人と共有するリストはこう作ってくれてたら嬉しいなー」なんて思っている、Excel利用者が全員知っておくべきポイントを徹底解説します！

✔︎これだけは守って！絶対NGな4つのポイント

例えばExcelで受注リストとか住所録とかどんどんデータを追加していくようなリストを作ろうとした時、どんなリストを作りますか？

📝バリバリ見た目にこだわってセル結合や色付けしまくったリストですか？

📝それともただただデータを追加していくだけの超絶シンプルリストですか？

実はリストに書き込んでいったデータを有効に活用していく為にリスト作成にはいくつかのルールがあるのを知ってますか？

それらを無視してリストを作ると、後々データを使いたくなった時にエラーになったり思うような動きをしてくれなかったりします。

そうなると手直しが必要となって地味に面倒なので、データを扱う側としてはできればExcel使う人みんなに意識して作ってほしいなーって思ってます。

そんな訳で、今回はリストを一度きりの資料にしない為に最低限意識したいポイントを4つご紹介していきますね。

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　◆セル結合はダメ、絶対

複数セルをまたがって、ど真ん中に文字を入れたい時ってありますよね。
私も使い回しをしない一度きりの資料にはよく使います。

でも他のシーンでも使いたいリスト作成においてはセル結合は絶対禁止！

見た目がキレイになるからといって安易に使うと後々めんどうなことになります。

セル結合すると
　☠️データが取り出せなくなる
　☠️並べ替えができなくなる
　☠️関数が使えなくなる

つまり、「見た目重視の罠」にハマってます。

代わりに「選択範囲で中央揃え」を使えば同じような見た目になりますよ✨

　◆関連データは1行にまとめる

たとえば「9/12、りんご、青森、¥300」というデータを入力する場合。

こんな風に分けちゃダメ！

❌ NG例

9/12 | りんご
青森 | 300円

みたいにバラバラに入力すると、あとでデータを使うとき大変なことに...💦

⭕ OK例

日付 | 商品名 | 産地 | 価格
9/12 | りんご | 青森 | 300

横1行に並んで初めて関連するデータとして扱えるようになります💡

　◆アルファベットや数字は半角で統一する

「１２３」（全角）と「123」（半角）。
見た目はほとんど同じですが、Excelの中身は全然違います！

いろんな人が書き込むリストがあった時に、アルファベットや数字を全角で書いちゃう人がいますが…。

これは絶対にやめて！！

全角を使うと
　☠️検索できない
　☠️計算できない
　☠️フィルターがかけられない

つまりフィルターで絞り込みしたい時もひっかからないし、関数を使う時も文字列扱いになって正しい結果が出なくなります。

これはリスト作る人だけじゃなく、Excelを使う全人類に知っててほしい！！！（切実）

全角英数字はリスト作成にとって百害あって一利なし。

　◆空白行・空白列を入れない

「見やすくするために空白入れとこ！」

これも要注意です！

空白があると
　☠️グラフが途切れる
　☠️ピボットテーブルが崩れる
　☠️オートフィルターが効かない

見た目を整えるために空白行や空白列を入れてしまいがちですが、この後も使いたいなら使用は控えましょう✨

✔︎便利な小技集

ここではNG技を使わずとも見やすいリストを作れる小技をご紹介します。

　◆入力規則を使う

同じような内容を何度も入力する場合は、プルダウンメニューにしておくと：
- 入力ミスが減る
- 作業が早くなる
- データが統一される

　◆条件付き書式を活用

数字の大小で色を変えたり、期限が近いものをハイライトしたり。
見た目も機能も両取りできます！

✔︎まとめ

• セル結合はしない

• 関連データは一行に

• 全角英数字はリスト作成の敵

• 空白行・列を入れない

この4つを意識するだけで、あなたのExcelライフは劇的に改善します！

後日「見た目も機能も両立するリストの作り方」についても解説予定です。

お楽しみに！