自分の時間が作れると気が付いた効率化とは⁈

効率化を知ったのは人事からの通達がきっかけでした、職場の上長から「人事部から勤怠を見直すよう話が来ています２００時間過ぎて居る人は改善してください。」

その時の私の心の声は「この会社の人たち何言っているのだろう。業務が多いのに、そもそも何をどうしたらいいんだ？誰か人でも入れるのか？」

私は「社員さんの方で何か具体的な方法は聞いていますか」と言ったところ上司の方から、「ググれ！！調べろバカじゃないんだから」と気分が元々悪かったのか、私が地雷を踏んでしまったのかは、激務で機能停止していた脳みそが一気に目を醒ました。

「高い金払ってるんだから定時で帰れるように調整してくださいね。」嫌味もここまで来ると清々しいです。当時の私は派遣社員で派遣会社にいくらお客さんが払っているか知りませんが手取り２２万円ぐらい、悔しくてパソコン投げつけてやろうかと思ったほどです（笑）

私はこの件がきっかけで、「仕事が早く終わったら休日も寝てばかりでなく自分の時間を作りたいし、朝カフェや折角だから資格の勉強でも、、、」そんな夢を持ち始めました。

元々仕組みを作るのが嫌いではなかったので社内の人に聞いたり、うまく行っているチームの提案書を見たりGoogleなどで調べて、今でも使っている方法を一つ共有します。

■そもそも、「効率化」とは何か？
　仕事の場合、今よりも進捗を上げて時間を手に入れて、さらに作業を行うことで収入を増やすことになります。当時の私の場合は効率化を進め「定時に帰る」ことがゴールでした。

効率化とは簡単に

■効率化をマニュアルに（手順書）することにより安定した業務を提供。
　コンビニを思い出してください、スピードの速い遅いはあるかもしれませんが安定して業務をしているのは、やり方が書いてあるマニュアル（手順書）がありその通りに行動しているからです。

■状況を打開するためにやるべきことをまとめる。
①ゴールを定めた
②ゴールを達成した理想の自分をイメージした。
③ワークフローを書き出した。
④書き出したワークフローを表現した。
⑤ワークフローを見直した。
⑥実際にワークフローを元に作業した。
⑦問題点を見つけ出し見直しをした。
⑧ワークフローの運用を行った。

■具体的にやったこと。
①ゴールを定めた。
☆ゴールが無いと人間は進むことができません。
これは、業務を早く終わらせて「定時に帰る」と決めることです。

②ゴールを達成した理想の自分をイメージした。
☆ゴールの達成した理想の自分をイメージ、これが一番重要ですね。
アフター５や休日を楽しむ「釣り堀に行っている」自分のイメージする。

③ワークフローを書き出した。
PCのメモ機能を使用して書き出すのがおススメです。
☆一日の作業を箇条書きで上から下に書き出します。

出社
PC立上
Excelファイル○○立上
ミーティング
・
・
・
データ送信
業務完了
退社

④書き出したワークフローを小物で表現する。
☆③の内容を自分自身に理解させる為に行います。
　③の内容をコインやペン消しゴムで表現する。
　業務を理解できていないとちゃんと表現できません。

⑤ワークフローを見直した。
☆④で表現したワークフローの見直しをする。
　③の内容をゴールから見直す。

退社
業務完了
データ送信
・
・
・
ミーティング
Excelファイル○○立上
PC立上
出社

⑥実際にワークフローを元に作業した。
☆作成したワークフローを実際に行います。

出社
PC立上
Excelファイル○○立上
ミーティング
・
・
・
データ送信
業務完了
退社

⑦問題点を見つけ出し見直しをした。
☆問題があれば修正します。

⑧ワークフローの運用を行った。
☆運用を行うことでどこに問題があるか見つけ出します。

■まとめ
　自分用の業務マニュアル（手順書）になり人の雑音が気にならなくなります。上記を行った結果私の場合は単純に人員不足とワークフローの不備が発見され、240時間の労働から160～180時間の間まで時間が短縮できました。