効率化とは何かを実践してみる。

■無駄を省き依頼元のオーダーに答える。
　至急案件を行うようにとの指示があり、設置方法が書かれた資料、ひな形のパワーポイントとOJTを受講。

　成果物は「設置個所を確認」し「現場調査報告書」を「可能な限り早く提出」です。場所を貸し出してくれるオーナー様に向けた資料であると同時に社内の担当者も分かるようにすることです。

　ほぼ毎日の依頼で現場に行き調査を行っていた時期でもあり作業日を含め２日で提出したところ、作業中に依頼元より「遅い！すぐ出すのが常識だ早く」どんな手を使っても提出する必要が出てきました。

　困りました、思うところはあるのですが「どこに時間があるのだろうか」移動中の車内で、このままでは、「契約不履行」として解約されてしまう。

　極端な考えと思うかもしれませんがこのような作業を行う人間は掃いて捨てるほどいるのもまた事実なのでと途方に暮れた時、目の前のコンビニに車両を止めて頭の整理をすることにしました。

■行動を書きげ。
　現場に到着してからの行動を書き上げる。１つの調査にかかる時間は敷地の規模によるので４５分から1時間ぐらいですが作業行動はほぼ同じです。
①現場について必要ならオーナー様に挨拶と概要説明。
②設置個所の周りを下見する。
③必要な写真を撮影する。
④調査終了をオーナー様に依頼元から提案書（報告書）提出をお伝え。
⑤事務所に戻り「現場調査報告書」と「提案書」を依頼元に提出。

■無駄を探し出す。
①から⑤のなかで時間がかかるところを見つけ出す。
①５から１０分
②５から１０分
③３０から５０分
④５から１０分
⑤４から５時間
時間がかかっているのは⑤と判明。

■無駄を性確認に見つけ出す。
③写真の撮り方を現場調査報告書の貼り付け順と違ったために確認に時間がかかることを発見。
⑤を分解すると現場から事務所に戻るまでに1時間半から２時間半。
資料作成に１時間から３時間。

■無駄に対処する。
1時間半から２時間半の業務効率化のため自分が行った行動は、
①写真の撮り方を現場調査報告書の貼り付け順に合わせる。
②現場調査後事務所に戻らず近くのコインパーキングやコンビニ駐車場、高速のサービスエリアで資料を作成。
③作成したものを確認し直ぐに依頼元に送信する。

■手順書を作成
　①から⑤までの手順書を作成し人員が補充された時に対応してもらうために用意。自分のルールを確定する。「現場調査が終わってから3時間以内に提出する。」

■結果的
　約2時間半の時間削減のおかげで「遅い」と言われることがなくなり、プロジェクト完了までおかけ様で契約を延長してもらうことができました。