効率化や改善を邪魔する要因と対策。
効率化や改善は周りにばれないように行うのか吉です。
効率化や改善のやり方について根本的に組織の上位側が動けないまたは動かない場合は限定的になります。とは言え現場は動いていますし、上層部の会議は止まるところを知りません。
今回は改善を邪魔する要因は何かを見ていきたいと思います。
下記は代表的な6大要素になります。
改善の認識が乏しい: 改善の必要性や、どのような改善が必要かが明確でないため、改善の方向性が決まらない。
リソース不足: 改善に必要な人員や費用が不足し、改善が実施できない。
コミュニケーションの不足: 改善に関わる人々間のコミュニケーションが不十分なため、改善が遅れる。
抵抗: 改善に対して抵抗する人がいるため、改善が進まない。
実施による影響の予測が難しい: 改善を実施することによる影響を予測することが難しいため、改善に踏み切れない。
持続性の確保が難しい: 改善を実施した後も、改善効果を維持するためには、継続的な取り組みが必要だが、それができない。
私は以前の会社で工程管理を行っているときに、とある問題に直面しました。「エクセルのツールが動かない」「提出される特定の人物の品質が悪い」それを訴えかけるとリーダー格の人に「どうすりゃいいんだよ！！」と切れられました。
私が答えようとすると他の社員から「やめてくれ」の合図と「謝れ」の合図
「業務委託に社員の気持ちなってわからにですよ。」
「あいつ場の空気読めないから切れるだけ無駄ですよ」
止めは進捗会議から外されるｗ
社員の方々が私を責めて少しでも気分や数字が上がるなら良いのですが、
当然ながら変わることはなく悪化する一方だったようです。
問題については社員もすでに把握しており、私の方に情報が落ちてくるのが遅かっただけでした。
6大要素の１に照らし合わせて考えてみます。
改善の認識が乏しい: 改善の必要性や、どのような改善が必要かが明確でないため、改善の方向性が決まらない。会議をはずされた私は関わる社員から少しずつヒアリングを行い「改善の認識が乏しい」ことに気が付きました。彼らは根本的な観察を怠っていたことと、そもそもの問題はチーム内ではないことに気が付いていながらも「どのような改善が必要」か明確にできませんでした。
では解決策を箇条書きにします。
１、現場調査を行う
業務に携わる現場の方にインタビューを行ったり、業務の観察をすることで、業務プロセスの実態を把握することができます。
２、類似業務の改善事例を調べる
同じような業務を行っている他社や業界団体が公表している改善事例を調べることで、改善のヒントを得ることができます。
３、一般的な業務改善の手法を学ぶ
業務改善には様々な手法があり、代表的なものとして「PDCAサイクル」「リーンシックスシグマ」「カイゼン」などがあります。これらの手法を学ぶことで、改善に必要なステップやアプローチを理解することができます。
４、コンサルティングファームなどの専門家に相談する
業務改善に関する専門家に相談することで、具体的な改善方法や手法を提案してもらうことができます。
問題を克服するためには、改善の認識を深め、改善の方針を明確にすること、リソースの確保、コミュニケーションの促進、抵抗を乗り越える、影響の予測をすること、持続性の確保をすることが重要です。
私はその部署から離れてしまったのでどのような改善をしたのか見ることはなかったのですが、きっとうまくやりきったと信じています。
知識が改善と経費節減になるよう努めていきたいものです。