部下に合わせた「魔法の声がけ術」
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ここからは、様々なタイプの部下と対話を深めていくための、より具体的な質問やフレーズを紹介します。
心を開いてくれないタイプの部下にどう声をかけるか
先ずは心を開いてくれないタイプの部下にどう声をかけるかです。
大事なのは、聞き方を変えることです。
無理に心を開いてもらおうと思わないことが得策です。
「as・ifクエスチョン」で心の鍵を開こう
とっておきのフレーズは、「あるとすれば、ぜひ教えてもらえませんか?」である。
これは「as・ifクエスチョン」という技法で、相手の心の扉を開くカギです。
上司「このレポートを今週中にお願いしても大丈夫?」
部下「はい。やっておきます」
上司「もしあるとすれば、何か気になることはある?」
部下「どうでしょう」
上司「あるとすれば、どう? どんなことでもいいので」
部下「言っても仕方ないのですが、このレポートって本当に必要でしょうか」
このフレーズをクッション言葉として挟むことで、本人が「言うほどのことではない」と思っていることを聞きやすくなります。
回数を重ねると、親近感を覚える効果が働くため、殆どの場合上手くいきます。
「あるとすれば」で信頼関係が生まれる
「あるとすれば」という言葉で、相手の声にならない声に関心を寄せて聞き尽くすことで、信頼関係が生まれていきます。
やりたいことがない部下
部下のやる気を引き出そうとしても、やりたいことがわからない状態の部下は多いです。
上司が関わり方を変えれば、部下はやりたいことに気づきやすくなります。
具体的には、次の3つのステップで尋ねると良いです。
ステップ1：「いずれこんな役割を担いたい、というものはある?」
ステップ1は「たとえば将来はこんな生活をしていたい、というのはある?」や「いずれこんな役割を担いたい、というものはある?」です。
最初は「わからない」という返答が多いでしょう。
ステップ２：「今の仕事で、やってみたいことはあるか?」
ステップ2では「今の仕事で、やってみたいことはあるか?」と聞きます。
それでも「わからない」と言われたら次のステップに移ります。
ステップ3：仕事をする上で何を大事にしたいかを聞く
ステップ3では、仕事をする上で何を大事にしたいかを聞きます。
続いて、その中でベスト1を選んでもらい、その背景を教えてもらう。それこそ部下の「やりたいこと」です。
背景を聞くことで、本人すら気づかなかった等身大の願望が見つかるとしたら、これほど素晴らしいことはない。
ミスばかりする部下
いつもミスをする部下がいて、いくら注意しても減らない。こうした状況も上司の声かけで解決が可能だ。
ミスをしがちな部下は3つのタイプに分かれます。
(1)インプットにバグがある
(2)スループットにバグがある
(3)アウトプットにバグがある
の3つです。
(1)のタイプは話を聞いていても抜け漏れがあります。
(2)のタイプは自分勝手な解釈を加えます。
そして(3)のタイプはスキル不足や忙しさが原因で、わかっていてもうまくできない状況にいます。
「念のために、やることを復唱してもらっていい?」
どのタイプであっても、「念のために、やることを復唱してもらっていい?」と確認することで、問題を解消出来ます。
復唱によって(1)のインプットのバグが回避でき、(2)の解釈の調整もできる。もし部下が(3)のタイプなら、「不安な点はない?」と追加で確認すると、アウトプットの問題も解消出来ます。
まとめ 問いで原因を診断して、部下自身で対策を考えて頂くとミスをなくす
長々と説教するのではなく、問いで原因を診断して、自分で対策を考えて頂きます。
それがミスをなくす指導です。
【参考】伊庭正康(2022).『できるリーダーは、「これ」しかやらない［聞き方・話し方編］. PHP研究所
