現役フリーランス事務秘書代行がお届けする”譲りたくない価値観”八
ワークをする機会に恵まれたので、感謝の気持ちとともに企業の総合サポーターをやるにあたり大事にした価値観について書いてみようと思います。
【客観視】
現状把握は常に【事実】のピースを集め、客観的な視点で行う。
主観は排除。それが公平性と心理的安全性を保つコツ
この価値観はどういう状況のもと、なぜ生まれたのか。
それについては、過去の反省から、仕事の【報連相のあり方】に深くかかわっています。
過去の報連相ってどんなだった？
サラリーマン時代の自分は、常に何かに追われながらいくつものことをやっていたため、たとえ隣や向かいの机に座って仕事をしているパートさんとはいえ、その方々が何をどこまでどのように手を付け、どの部分でつまづいているのかまでは到底目が届いていませんでした。
一方、パートさんたちの立場からしても、もちろん仕事をきちんと順を追って先に進めたいという思いで取り組んでいただいているわけですから、
唯一仕事の指示を出すことができる私に質問できる機会をずっと待っていたはずです。
マニュアルの整備ができていればよかったのですが、
事務所は本当に急激に成長したので、そんな暇もあるはずがなく。
当時のパートさんには大変申し訳ないことをしたと今でも思うほど、
立ち止まってパートさんの報連相に耳を傾け、じっくりと疑問点を解消することができていませんでした。
ですので、パートさんたちも、ほんのちょっとの電話と電話の隙間とか、
外回りから帰ってきた瞬間とか、そこをめがけて質問疑問を私に文字通りぶつけるしかなかったわけです。
当然のことながら、「今聞かなくちゃ、この仕事を次に進められない！！」という意気込みが先に立ってしまい、
・当然知っているかのような前提で話すため、主語、述語が抜ける
・確定している事実・状況に基づきどのようにすればいいのかの端的な質問なのか、あいまいな事実・状況に基づいているので相談したい、なのかが見えない
・それらをとめどなく話す内容から行間を読み取って聞かなければならない
日々それの繰り返しでした。
そして私もお恥ずかしいことに当時はまだまだ若く仕事も経験も未熟で忍耐力に多分に欠けていたため、
「私はずっとあなたの仕事に集中してくっついてみていたわけではないので、ちゃんと順序だてて話していただかないと話がまったく見えません。
まず結論は何ですか？そしてその理由は？それは誰かにそう言われたということですか？それとも自分がそう思うということですか？」
とずばっと切り返してしまっていました・・・。( ﾟДﾟ)
これでは、パートさんたちはモチベーションが下がりまくるどころか、
次回質問をするのが億劫になってしまうでしょう。
逆に私の方も、パートさんから繰り出される言葉をうのみにして状況把握をしてしまうと、とんでもない方向に話がいってしまい、実際にふたをあけてみると全然違った風に伝わっていた、ということも多々あり。
少々・・・いえ、かなり・・・閉口していたのも事実でした(+_+)
このように、パートさんたちと私のコミュニケーションはほぼ常にすべりまくり、でかい仕事の納期が終わった後でまとめて時間が取れる時に腹を据えてじっくり聞くことができる時以外は、残念ながらうまくいっていませんでした。
その時の教訓から、【客観視】の価値観が生まれました。
具体的なこころがけと取り組み
現在は、その教訓のもと、仕事を教える時などは特に意識して
・相手の話の主語述語は何で、質問の意図は報告なのか、連絡なのか、相談なのかを見極める
・相手がその行為にいたるまでの状況を把握するために「事実」のみを拾う
・集めた事実のピースを元に客観的に判断する
・「前もそうだったから、今回もあやしいんじゃないの？」のような色眼鏡は徹底的に排除し、常にゼロフラットを意識する
をこころがけています。
そしてこの価値観を生むことには、私の師匠も大きく影響していまして、師匠に面談のノウハウを教えていただいたことが現在非常に役立っています。
下記が師匠のサイトです。ご興味があれば。
とくに私のように育成に携わっている方、プロジェクトチーム内のスタッフとのコミュニケーションに悩むリーダーの方などには非常にお勧めです！
本日も、最後までお読みいただき、誠にありがとうございました！
また次の記事でお会いできるのを楽しみにしております！
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