休業してもらうにあたって企業がとる具体的な方法論【第１回　分散型】

はじめましての皆さまも、以前お越しいただいた皆さまも
ご訪問いただきありがとうございます！

前回、産休クッキー論争として、とあるユーザーのX投稿から社会問題にまで発展してしまった騒動にからめ、休業とお仕事について、考えていることを書きました。

その中で、下記のような私見に触れました。

・各人と企業の体力的・精神的なキャパシティにそもそも空き＝あそび＝余裕がないこと
・業務に代替性をもたせていない（まかせっきり状態である）こと
が原因で、サポートに入る側の不満というものは生まれる

今回からは、さらに少し踏み込んで

・あそび＝余裕をもたせるためにはどのようなことをしたらいいのか
・業務に代替性をもたせるためにはどのようなことをしたらいいのか

について、それぞれの方法論（下記）を３回に分けて書いてみようと思います。

よろしければ最後までおつきあいいただけましたら大変幸いです！

３つの方法論

➀分散型
自社内で新規採用せずになんとか解決したい企業様向け
②新規採用型
人を採用する体力はあるが、教育まで手が回らない・・・という企業様向け
③IT導入型
ふたたび起こるかもしれない将来に備えてある程度仕組化しておきたいという企業様向け

➀分散型について

こちらは、休業するスタッフさんが休業あけに戻ってくることを前提に、できる限り人員を増やさず、今あるスタッフさんらで分担することで乗り切りたいと考えている企業向けになります。

ただ、前回ふれたとおり、今現在100％表面張力貼るくらいまで仕事に余裕がない状態なのであれば、さらに上からつぎ足すことは業務があふれてしまうため、おすすめはできません。
それは、
・企業のサービスの品質保持
・スタッフの負担（疲弊＝ストレス）をできるだけ増やさないよう努める
からも、そう言えると考えます。

ではどのようにすればいいのでしょうか。

既存の作業の徹底した見直しと、無駄取りをすることで、スキマ＝あそびを創り出す

下の図のように、20％/１人のスキマを創り出し、それを５人が分担して欠員の方の担当業務100％にするというわけです。

そのためには、
・各スタッフがどんな作業を担当しているか
・それらの作業をするためにはどの程度の時間を要するのか
・プラスしてイレギュラーに発生してくる業務がどの程度振られているのかを具体的に把握している必要があります。

”普段何気なくやっている作業”というのは、どの程度の時間をかけているのか、作業の流れが定型化していればいるほど意外に見えにくくなっています。
また、その作業自体も、「前任からそう引き継がれたから」という理由などで、省くことができる余分な手順を踏んでいたり、よく見直せばより時間短縮できる手順がある、ということも非常に多いです。

私の経験談でいうと、とにかく”やっつけ力技”で強引に乗り切っていたため、同じ結果を導き出すのに、少し頭を使って考えればより簡易な方法に移行できることに気づいていながら、その具体的な構築まで手をのばすことができませんでした。
そこで、仕方なく、時間のかかる作業方法をずっと用いていました。

その部分を整理整頓し、構築し直し、各人に受け入れるスキマ（＝余裕＝時間）を創り出す流れです。

実際、その後人が定着し、ある程度レギュラーワークに時間的な余裕ができた時に、それまでの作業内容を全面的に見直しました。
・その作業はどのような結果を導くためにやっているのか
・同じような結果を導くために２度別々に毎年作業しているものを１つにまとめたいが、どうしたらいいか
を相談し、皆で案を出し合いExcelで関数を使ったシートを作成できるスタッフがシートを作成したことにより、その後の事務所内の作業効率は大幅にアップしました。

それでは、最後に下記、分散型を取り入れた場合のメリット、デメリットです。

〇メリット
・新規採用と異なり、ある程度業務を知っている者同士でワークシェアするため、スキマを創り出すことができれば、さほど重大な負担にはなりづらい
・新規採用のための力と資金（スタートアップなので非常に馬力が必要）を使わずに済む
・休んでいたスタッフが戻ってきやすい環境を維持できる

〇デメリット
・急な繁忙（新規で大型受注が入ったなど）に対応しなければならなくなった際に、個人負担が予期せず増える可能性がある
・ムラ、無駄取りでも、スキマを創り出す余地がなかった場合の対応

いかがでしたでしょうか。
今回の第１回はこれで終わりです。

この後第２回、３回で残りの２つの手段についてもご説明していく予定ですので、よろしければまた次の記事でお会いできれば幸いです！

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