Yoom活用企業インタビュー#4【グローバルコマース事業を展開するBEENOS株式会社様】
こんにちは！Yoom編集部です。
今回はYoomを使って実際に業務のSaaSを連携するデータベース「Yoom」を使いこなして、業務効率改善を行ったユーザーさんの声をご紹介していきます。
インタビュー第4回目は、日本と世界をつなぐ「グローバルコマース事業」を展開されているBEENOS株式会社様です。グループ企業を含めると1,000人以上の従業員の人事・労務関連の業務を一手に引き受けるHR室の、室長の中野様と深江様にYoomを導入した背景や具体的な活用方法についてお聞きました。
会社名：BEENOS株式会社
業種：グローバルコマース事業
従業員数：1,000人〜5,000人
対応の早さと姿勢に期待してYoomの導入を決めた
──Yoomを導入しようと思ったきっかけを教えて下さい。
HR室では室長の中野の影響で、単純作業や繰り返し作業はできるだけ無くして自動化・効率化を常に心がけています。
無駄をなくすという観点だけではなく、バックオフィスの中でも特に入社対応などはミスが許されない業務のため、システムに任せることでミスを発生させないようにするという目的もあります。
最初にRPAを入れたことである程度自動化はできたのですが、最近のSaaSはインターフェイスが変わるのが早いため、その度に設定し直す必要があり、メンテナンスが大変だという課題感がありました。そこでAPIを連携して自動化できるサービスを探していたところ、Yoomを見つけて問い合わせをしました。
──類似サービスは他にもありますが、Yoomに決めたのはなぜでしょうか。
Yoomを導入する前にいくつかのサービスを検討しましたが、弊社が利用しているSaaSとの連携ができなかったり、APIを連携していてもできることの幅が狭かったり、と私たちの理想とするフローを実現するのは難しいと判断し導入を見送っていました。 そんなときにたまたまYoomの広告が目に止まりました。
打ち合わせ等で代表の波戸﨑さんに連携したいサービスや内容を伝えさせていただいたところ、かなりのスピード感で対応をしてくださいました。波戸﨑さんのそういった姿勢に期待して、Yoomを導入することにしました。
入退社対応のほとんどの作業を省略
──どのようなシーンでYoomをご利用いただいているのでしょうか。
メインは従業員の入退社や異動の手続きです。
弊社はグループも含めると約1,000人の社員が在籍しており、そのすべての社員の入社・退職・異動時に発生する業務を私たちの部署で対応します。
入退社の手続きは、従業員の雇用形態などさまざまな条件によって確認事項や手続きが異なり、フローがとても複雑です。 さらにSmartHR、HRMOS、 kintone、 freee人事労務などに登録している従業員情報と連動させる必要もあります。 また、そういった手続きのほとんどが月末・月初に発生するため、入退社や異動が多い月は、その作業を行うのに数日を費やすこともあります。
Yoom導入後は、それらの作業をフローボットを組んで自動化しています。 入力した情報をもとに、各サービスの情報を自動的に取得・更新したり、取得した情報に応じてメールで案内する内容や添付する書類を分けています。
──Yoomを導入した効果はいかがですか。
作業に慣れているメンバーがやれば15分ほどで終わる作業ですが、私が久々に対応した時には1件あたり30分〜1時間ほどかかりました。フローが複雑なので、慣れていないと確認作業に時間を費やします。
Yooｍを導入したことで、ほとんどの作業を省略することができ、Yoomで作成したフォームに情報を入力し、ファイルをアップロードするだけで完了できるするようになりました。
4月に体制変更があったことで、子会社のメンバーも我々のチームで労務管理をすることになり、多い月だと50件程度手続きが発生しますが、それが1件5分程度で完了するようになりました。 1つ1つの作業はコピペなどの単純な作業が多いのですが、手続きに誤りや漏れが許されない仕事なので、単純にそういったストレスから解放されたという面もあります。
──Yoomの設定や操作で大変だったことがあれば教えて下さい。
弊社はすでにRPAを導入しており、ワークフローの作り方は似ている部分も多く、設定自体は比較的スムーズにできました。 むしろ専門的な言葉がほとんどないので、RPAより断然簡単だなと思っています。
──本来自動化したかった業務の何%くらい自動化できていますか。
70%から80%は実現できています。一部開発を依頼している内容はあるのですが、それを実現できれば、導入時に検討していたフローはほぼ自動化できるようになります。
Yoomと連携自動化できるサービス以外は導入しない
──BEENOS様はYoomで連携できるかどうかによってサービスを導入するか決めるとおっしゃっていたとお聞きしました。
はい。新しいサービスの導入判断をする際に、Yoomと連携できるかどうかを先に確認させていただき、実際に連携をしていただきました。
業務に必要なサービスはこれからも導入していきたいと思っていますが、増やせば増やすほど管理や同期が大変になり、便利だからと導入したはずなのに余計に手間が発生してしまいます。ですので今後は自動化できないサービスは可能な限り導入しない方針です。
──Yoomはどのような方にオススメですか。
我々のような労務関連の仕事をやっている方にはおすすめです。私は専門ではないのですが、経理をやっている方もYoomを導入すると楽になるのではないかなと思います。
中野様、深江様、インタビューへご協力をいただきありがとうございました！
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