自治会のお仕事、デジタル化。
note公式さんのお題企画「#デジタルで変わったこと」に参加して、記事をかきます。
「デジタル化してよかった体験」と言われて、まず思いついたのは、コロナ禍２０２２年に自治会の組長（ちょっと微妙なひびきですが…）を担当したときのことです。
その当時の出来事をふりかえり、わたしが行った自治会お仕事のデジタル化についてかきます。
自治会のお仕事
わたしが住む地区の自治会のお仕事として、以下がある。
１）回覧板をまわす
２）自治会費を回収する
３）草むしりの日程調整する
４）自治会の会合に参加する
５）イベント参加の取りまとめをする
幸い？といってよいだろう。人とのキョリを避けようコロナ禍であったため、４と５はなかった。よって、１・２・３が主なミッションとなった。
アナログな自治会お仕事
回覧板はポスト投函
わたしの地区では、回覧板が回ってきたら、読んで次の家庭へ回していくという、昔ながらのスタイルだ。
いまだにこんなアナログな情報伝達手段が……、と思ってしまう。
どこかの家庭で回覧が止まっていると、我が家にとどいたときには、古い情報だったりする。
自治会費はお宅訪問
自治会費の回収は年に一回だが、組長は各家庭を訪問し、現金で受け取り、領収書を渡す、というスタイルだ。
今日はいらっしゃるかしら？と思いながらピンポンをする。
不在であれば、再訪問しなければならない。
正直、とてもめんどうである。
コロナ禍で対面は避けたいし、こんな古風なスタイルを変えたい。ちょうど順番でまわってきた組長の機会を利用して、わたしはいくつかの変更をためしてみた。
デジタル化した３つのこと
１）連絡網をLINEに
まず、わたしが行ったことは、担当地区のLINEグループ化だ。以前は、メールでの連絡手段はあったが、メールアドレスの変更やメールが届かないことも多く、不便だった。
そこで、一斉配信にはLINEが便利だと考え、LINEグループを作成した。メンバーの皆さんには、差しつかえなければLINEグループに参加してほしいことをお願いしたところ、意外にも全員からOKの返事があった。
これで、連絡体制を確保することができた。
LINEグループのノート機能を使って、自治会組長保管の資料で共有したいことを転記したり、ファイルをPDFで保管することができる。
２）回覧板はPDFに
回覧してほしい資料が、自治会長から不定期にとどく。以前は、資料を回覧板バインダーにはさみ、各家庭に順番に回していた。
わたしは、資料をPDF化してLINEで知らせるようにした。全家庭への配布物はポストに投函するが、そのほかは、すべてLINEで送信した。
これにより、迅速に一斉に資料を各家庭に提供できるようになった。また、バインダーで回覧すると、次のお宅へ回したあとに読み返すことができないが、LINEに残しておけば、いつでも閲覧可能である。（何度も読み返す資料なのか、ということは別だが……。）
３）自治会費はPayPayで
自治会費の回収方法について、お宅を訪問する代わりに、PayPayの個人間送金を利用してもよいか相談をしてみた。正直ダメ元で、おそるおそる皆さんにLINEでおたずねしたが、９割の方がPayPayを利用して支払いをしてくださった。
LINEでQRコードを送信し、各自でアクセスしてもらうことで、非対面でいつでもどこでも自治会費を支払うことができる。
各家庭への領収書提示、集金記録簿を記載し、自治会長への支払いを済ませた。自治会長さんへは、直接お宅を訪問してお支払いした。そのむねは、組の皆さんに共有し、確実に支払ったことを連絡した。
（補足 2024.08.22）
２０２４年６月より下記サービスが利用できるようになったようです。契約者は、自治会・町内会の会長さんに限るようです。
まとめ
担当組の年齢層が４０代〜５０代だったため、意外とスムーズにデジタル化が進んだ。翌年からの組長さんも同じスタイルで進めてくださった。
連絡網はLINEグループにしたが、今ならLINEオープンチャットのほうが良いかもしれない。個人アカウントを公開することなく、新たに名前を設定して参加することができるからだ。
自治会長レベルは、わたしの地区では高齢者の方が多いため、地区全体にこの方法を導入することは難しいと感じている。
利便性を考えてデジタル化をこころみたが、防災のためにも、地域のつながりをつくるためにも、新しい技術を取り入れてほしいなと思っている。
ただし、どの世代でも使えるものでなければならない。これが難しい点かもしれない。
デジタルネイティブ世代は問題ない。４０代や５０代の方々もスマホを存分に活用しているから、この先６０代７０代となっても、問題がないだろうか。
いや、技術の変化・進化がとてもはげしいので、わたしたち世代が高齢化したときには、いくらスマホに慣れ親しんでいたとしても、ついていけない新たなコミュニケーションツールが登場しているかもしれない……。
万人の暮らしを豊かにするデジタル化は、技術そのものの進歩だけでなく、それがどのように社会に適応され、だれもが平等にアクセスできることが大切だなと感じている。
最後までお読みくださりありがとうございました。