教員がチームビルディング混迷期を乗り越えたときにしたこと-準備なし会議編-
会議と聞くと、事前準備を連想する人も多いでしょう。
しかし、準備が無くても、2つのポイントを踏まえれば、時間内に会議がどんどんする見ます。2つのポイントとは、
1. ルールを決めること
2. 前提となる価値観を共有すること
この二つです。
とっても大切な前提
1. ルールを決める
まず、会議のルールを設定することが重要です。これには以下の4つの要素があります。
①会議は共有と決定の場であること
②報告と提案は分けること
③報告にはあまり時間をかけない。問題や解決を望む事項、決定すべき事項を明らかにすることが重要であること。
④決定方法を決めること。（最終的に主任が決めるのか、多数決なのか、困っている本人の納得感なのか。その時の最適な決め方は違います）
逆に言えば会議がただの報告書の音読の会で、なにもただ時間がかかって何も決まらなく、最終的に声の大きい人の一声で決まる会議、イヤでしょ。
2. 前提となる価値観を共有する
次に、価値観の共有も会議の成果を大きく左右します。その前提となる価値観は以下のようになります
①困っていることを開示できる方が偉い
②当たり前と思うことでも開示できた方が偉い
会議では、気を使って困っていることを言い出せない人がいるかもしれません。しかし、そのような困りごとを開示できる関係性が築かれている方が、問題が大きくなる前に対応できます。「ちゃんと困っていることを開示する」この行為は、めちゃくちゃ褒められるべきです。
③会議に参加する各人が持つコミュニケーションスタイルを理解すること。全員が同じようにコミュニケーションをとるわけではありません。気を遣う人もいれば、声が大きく話が長い人、思いつきで話す人、話しながら考える人もいます。これらは全員が異なるコミュニケーションスタイルを持つという事実を認識することから始まります。
ただ、理解はするけれど、そのままでいいわけではありません。なので、仕組みで解決します。
みんなの意見が出て、時間内に会議が終わる仕組み
ここで問題となるのは、会議が話が長い人だけのものになってしまうことです。そのような状況を避けるために、以下の手段を採用しました。
①報告と提案を分けるシート
私の会議時間は45分です。なぜなら全員が空いているコマで行っているからで、50分後には別の授業が始まるからです。
そのため、報告と相談したいことは10分間でシートに入力してもらい、報告は基本的に読むだけ。議論したいことに時間をかけるようにしています。45分で終わらない議題は次回に持ち越します。
②タスクマップ
チームで何をするべきかは、しばしば主任だけが把握していることがあります。しかし、これでは「混乱期」が長引いてしまいます。「うちの主任は仕事を振るのが下手で」「部下が思った通りに動いてくれない」などの問題は、「何をするべきか」が共有されていないから生じます。全体像が見えやすいポジションとそうでないポジションが存在するという前提に立つことが重要です。
これらのアプローチを通じて、準備のない会議でも、目的を達成し、より良い結果を出すことが可能になります。