工務店にお勤めの方からのITお悩み相談
日本とフィリピンの2拠点で活動しているソフトウェア開発会社のYNS。日々お寄せいただいている様々なご相談を紹介します！同じようなお悩みをお持ちの方、必見です！
今回のお悩み内容「Excelを使った書類管理、担当者しか管理が出来なくて困っています。」
工務店にお勤めの方からのご相談です。
見積書や請求書の発行、原価管理など、書類やデータの管理全般をExcelを駆使して行っているが、担当者に属人化してしまい、他のメンバーでメンテナンスを行うことが困難な状況に。
「会社全体で共有して、全員で管理を行えるようにしたい！」
書類やデータの管理にExcelを使用しているいう状況はよく耳にします。
担当者に属人化してしまい、「最新データがどこにあるか分からない」「担当者が急にいなくなったら管理できない」というお悩み、共感される方も多いのではないでしょうか？
ご提案した解決策「全体フローを簡略化＆将来的に管理システムを導入することをおすすめ」
業務内容を見直し、管理体制を改善していくためには、まず現状の業務フローを洗い出すことが重要です！今回も業務フローを伺い整理した上で、効率化できるポイントを検討し、まずは全体フローの簡略化をご提案しました。
▼よくある業務フローの問題点
・段階的なチェック体制が無く、修正の差し戻しに時間がかかっている。
・部署間の連携が取れておらず、作業が重複してしまっている。
・上流業務の担当者が少なく、下流の業務が滞っている。
・共通のマニュアルが無く、担当者ごとに異なる進め方をしている。
そして、書類・データ管理を全体で共有し業務の属人化から脱却するために、将来的には管理システムを導入し、効率的に会社全体で管理しやすい体制へ移行していくことをおすすめしました！ノーコードを使った簡易的なシステムの導入でも十分に効果があるので、参考としてモック（画面デザインイメージ）もご提示させていただきました。
まとめ「業務フローの見直しとシステム導入で脱・属人化！」
今回のご相談テーマ「属人化した書類・データ管理の改善」、日々お悩みの方も多いお話かと思います。
「この人がいないと分からない業務がある」という状況は、担当者の負担も大きく、全体の業務の進捗にも良くない影響を与えてしまうものです。また、万が一その担当者が急にいなくなってしまった場合を考えると、会社経営という視点でもとてもリスクが高い状態ですよね。早いうちに改善してよりスムーズに業務が進められる環境にしていきたいところです！
気軽にご相談いただける「無料IT相談」を実施中です！
業務改善のこと・社内システムのこと・他社開発会社の見積り額が適正か聞いてみたい等、ITにまつわるお悩みを是非お気軽ご相談ください！
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