更新しやすいWebサイトにするために、原稿作成で気をつけたいこと

こんにちは、ゆうこやです。サイボウズでWebサイトの運用支援を行っています。ふだんは、このような立場で仕事をすることが多い人間です。

業界：ビジネス向けのクラウドサービスを販売・運用するIT企業
立場：Webサイトを発注する立場
よく関わるサイト：自社の製品紹介サイト、広告用のLP

事業会社のWeb担当にとって、新しいサイトの立ち上げに関わる時間より、そのあとのメンテナンスの方が長いもの。でもいざサイト更新しようとしたときに、思った以上に手間がかかり「もう少し更新のことを考えておけばよかった…」と思うこともしばしばあると思います。

自分もそんな事態を何度か経験し、改めて振り返ると「更新しやすいサイトにするためには、Webサイトの構築時から気をつけるべきポイントがありそうだ」ということに気づきました。

今回はとくに、Webサイトの原稿を作成したり、制作会社さんからサイトのページ構成やワイヤーフレームのご提案をいただいた時のチェックポイントをあげてみます。

定期的に更新が必要な情報を把握する

まず最初に「定期的に更新しなければいけない情報」を洗い出しておくと良いと思います。

ページを作る前にリストアップできていると、更新のしやすさを考えながら、構成や原稿を考えることができます。

私が関わっているサイトの場合、以下のような情報は、定期的に更新が必要になることが多いです。

1. 時間経過によって変動する情報
   導入実績、社員数、製品のバージョンなど

2. 鮮度が重視される情報
   受賞ロゴ、アンケート結果、ランキング結果など

3. 実在する場所や人物の画像
   オフィス、社員の写真など

サイボウズのWebサイトでも、さまざまなページでこれらの情報を掲載しています。

掲載するページを厳選する

定期的な更新の必要性がある情報が洗い出せたら、それらを載せるページはなるべく少なくできないか検討します。複数のページに載せると、更新が発生するたびに多くのページの編集が必要になり、更新の手間が増えてしまうためです。

例えば、導入実績は訴求力が強い情報ですので、つい、いろんなページに載せたくなります。ただ、「本当にそのページにその情報は必要か？」を一度立ち止まって考えると、意外となくても良い場合も多いです。

もちろん、ビジネス戦略上、必要があれば載せるべきなのですが、「なんとなく」で載せてしまうことも多いので、意識できると良さそうです。

テキストは画像にしない

更新が必要なテキスト情報は画像にせず、HTMLで記載するように、制作会社さんにご相談するのも忘れないようにしたいです。

画像にしてしまうと、編集できるファイルが残っているか？その編集ソフトを扱える人はいるか？などが障壁になり、情報更新のハードルが高くなってしまいます。

画像にした方が、使えるフォント、デザインの幅が広がるため、デザイン性が重視される場合は画像にしても良いと思います。しかしその必要性が低い場合は、極力テキストで記載する方が、更新しやすいサイトになります。

同じ情報は表記を統一する

ページのテキスト原稿を作成する前に、「この情報はこの表記で書く」というルールを決めておくと良いと思います。

情報更新するときは、ソース内をテキスト検索して更新箇所を洗い出すことになります。このとき、表記がバラバラだと検索条件が複雑になり、うまく洗い出せなかったり、検索の手間が増えてしまいます。

漢字の開き方、数字の表記方法、てにをはなどの表記ゆれがないように意識したいです。

まとめ

事業会社のWeb担当として、情報更新しやすいサイトを制作するために気をつけていることを、改めてまとめます。

• 定期的に更新が必要な情報を把握する

• 更新頻度が高い情報はなるべく同じページにまとめる

• テキストは画像にしない

• 同じ情報は表記を統一する

もちろんサイトの目的によって、これに当てはまらない場合も多くあると思います。私の感覚ですと、BtoBのコーポレートサイト、製品紹介サイトの場合は当てはまることが比較的あるように思いますので、原稿、ワイヤーフレームを作成する段階で、少し気にしておけると良さそうです。私も次にWebサイト構築を行う場合は意識したいと思います。