スキャナーを活用して生産性を上げていこう！

ビジネスシーンでは、契約書や請求書など書類のやり取りが多くあります。家庭でも、幼稚園や学校からの書類が気がつけば積もり積もってどこにいったのか分からなくなってしまうことはありませんか？

書類のスキャナー保存をすることで、業務効率化を実現でき、いつでもどこでも好きな時に 書類を確認できます。さらに万が一紙の書類が破損してしまっても、電子化しておけば印刷も可能です。

今回は、私が長らく愛用しているスキャナー「ScanSnap」の魅力をご紹介します。

ScanSnapの特徴

ScanSnapはカンタン・スピーディー・コンパクトに書類を電子化するパーソナルドキュメントスキャナーです。

紙を電子化するだけで書類の管理が想像以上に効率化されます。

ScanSnapは大量の書類もワンタッチするだけでカンタンに素早く電子化することができます。また、デスクサイドにおけるコンパクトな設計なので、必要な時にすぐに使えるのも嬉しいポイントです。

ドキュメントの管理

必要な書類が見当たらなくて探した経験をお持ちの方も多いでしょう。
ScanSnapで書類をデータ化することでデスクのを綺麗に片づけることができます。

また、書類内の情報をスグに取り出すことができ、仕事の効率・精度が向上します。さらに、クラウド保存なら、必要に応じて書類を共有できるのも嬉しいポイントです。

私は定期購読している雑誌がたくさんあるのですが、読んで気になった特集や記事は全てスキャンしてクラウドに保管しています。友人は家にある漫画をすべて裁断機にかけて全てデジタル化した強者もいました。

テレワークもスムーズに

コロナ禍をきっかけに加速的に社会に浸透し始めたテレワーク。
多くのビジネスパーソンが、テレワークによって業務の生産性があがっていますが課題が多いのも事実です。
特にネックになるのが、「会社にある書類が確認できない」ことや、「書類への捺印やサイン」です。

紙の書類をScanSnapでデジタル化するとともに、クラウドサービスや社内サーバーに保存すれば、何処からでもアクセスすることができます。
また、契約には電子契約を活用すれば、出社しなくてもスムーズにビジネスを進められます。

私も不動産のオーナーをしているのですが、業者の方も最近ではオンラインだけで書類への捺印やサインができて契約が締結できるレベルに来ています。

対面で会いたがる業者の方もいますが、会うとなると前後の移動時間も含めてかなりの時間を取られるのでこのままリモートが定着してくれることを切に願っているのです。

まとめ

あることで確実に仕事の生産性が上がるスキャナー。興味がある方は是非もう少し詳細を調べて購入を検討してみてください。

お金がかかるのでいきなりの購入に躊躇される方は、書類はすぐにスマホで撮影してデジタル管理をする習慣をつけるだけでも検索や管理は非常に楽になりますので試してみてください。

Let’s Action！
✅紙の資料(雑誌含む)はスマホで撮影しデジタル管理をしよう！
✅情報にいつでもキャッチできるクラウド環境を整備しよう！
✅ デジタル化・クラウド化にハマったらスキャナー(scansnap)の購入を検討しよう！