新人プロジェクトマネージャ必見！業務効率化を実現するITツール集 Part 2
前回に引き続き、プロジェクト管理に困っている、プロジェクトマネージャなりたての皆さんに、業務効率化を実現するITツール集を共有していきます。
この記事を確認いただくことで、プロジェクトメンバーへの情報共有、同じ理解の醸成、メンバー間の衝突低減など、プロジェクト管理上の課題を少しでも和らげることができたらと思います。
前回は、プロジェクト管理などに利用する一般的なツールをご紹介しました。
今回は、プロジェクト情報の共有などをより円滑にするツールを紹介したいと思います。
プロジェクト情報の共有には、結論、それに適したツールを活用することが一番の解決方法になります。
今回紹介するツールで解決できる課題
プロジェクトメンバーへのスムーズな情報共有ができない。プロジェクト参画時期により、プロジェクト理解が異なり、コミュニケーションがうまく取れない
前提となるプロジェクト知識の理解が異なることで、プロジェクトメンバー間での衝突が発生する
プロジェクトの成果物が個人個人で管理されていて、最新の情報がどこにあるか分からない。プロジェクトファイル名に日付がついたものが多く作成されていて、どれが最新のものかが把握できなくなっている
Notion
ツールの種類：チームコラボレーションツール
できること：プロジェクト情報共有、チームタスク管理、個人タスク管理、タスクスケジュール管理、ドキュメント作成、議事録管理、等
解決できる課題：プロジェクトメンバーの円滑な参画、参画時に把握しておいて欲しい情報の共有
知っている人は知っている、チームコラボレーションツール（勝手に命名しましたが）ですね。
データベースという概念を持っているため、一般的にデータベース上で管理できるような情報もある程度までは統合して管理可能です（メンバー情報、タスク情報、問い合わせ情報、不具合情報、等）
そのため、前回挙げたような一般的なツール類をNotionで統合してしまうことも可能だったりします。
でも、私が現在の職場で利用している範囲は主に以下の通りです。
プロジェクト情報の共有やプロジェクト内会議体の議事録管理
プロジェクトポータルページを作成し、顧客情報、プロジェクト概要等を記録、メンバーへの共有
各種中間成果物や顧客納品物のメンバーへの共有（ファイル自体は後述するBoxに配置していることが多いですが、そのファイルへのリンクをリンク集としてメンバーへ共有しています）
プロジェクト内部の定例会議体の議事録作成、共有
組織内の各会議体議事録管理
部署内で組織されているチーム単位でのポータルページ作成
ポータルページ配下にて会議体の議事録管理、共有
必要に応じてチーム内のタスク管理
個人のToDo管理
データベースを活用して、自身のToDoを管理
カテゴリ、GTD分類（Next Action、Waiting、等）、ステータス、期日、を主に生理
該当のタスクのページ内で、そのタスクへのアウトプットをあわせて行うことも
Slack
ツールの種類：チームコラボレーションツール
できること：テキストコミュニケーション、投稿内容やリアクションに基づくワークフロー管理、
解決できる課題：プロジェクトメンバーの円滑な参画、参画時に把握しておいて欲しい情報の共有
こちらも分類としては、チームコラボレーションツールになるのかなと思っています。
最近、Salesforce社が買収して、特にAIの活用に力を入れてきている印象です。
Google workspaceを利用されている企業も多いと思いますが、Google workspaceのChatと比較すると、以下のような差異があります。
やり取りの流れが追いやすい（検索性が高い。ストック型のコミュニケーションに活用しやすい）
canvasやワークフロービルダーなどの機能により、プロジェクト情報の共有やコミュニケーションルール等の統一を図りやすい
投稿された内容から、スプレッドシートへデータを転記するなど、他ツールとのコラボレーションも簡単に実施できる
1.については、特に検索用の記号や符号が多く設けられていて、Chatと比べると過去のやり取りを探しやすい印象です。
2.については、プロジェクト情報の共有はNotionでも対応できる範囲ですが、Slackはコミュニケーションツール内で完結できるところが、より簡便に利用できるところです。
また、ワークフロービルダーの機能で、日報や週報などを報告させるためのスレッドを自動で作成するなども、非常に簡単に実施できます。
報告をしてほしいのに、なかなか行ってもらえない、報告された事項が探しにくいなどの課題は、Slack1つで解決できます。
また、3.でも記載しているように、ワークフロービルダーでは、アンケート結果をスプレッドシートに転記する、など、他ツールとのコラボレーションを容易に実現する仕組みが備わっています。
ここに、AIの活用などがより入ってくると、結構Slackだけで業務が回ってきたり、さらにSalesforceと連動が取られると、営業活動はSlackだけで完結するなんて時代も、そう遠くないかもしれません。
Box
ツールの種類：ファイル共有ツール
できること：ドキュメント管理（エクスプローラ等との統合が可能）、ドキュメント共有、ドキュメントに基づいたワークフロー管理、電子契約ツール等と連動した統合管理、等
解決できる課題：プロジェクト成果物の統合管理、ファイルバージョン管理、メンバーへのスムーズな情報共有
こちらは、いわゆるファイル共有ツールが主だった機能です。
前述したように、まだファイル名の最後に日付をつけて管理していたりしませんか？
また、個々人の端末内でファイルを保存したりしていて、いぜネットワークドライブに配置したりして、更新していた内容が上書きされてしまった、なんていう最悪の結末が発生していたりしますか？
コロナ禍を経て、もうそんなことも少なくなってきているかと思いますが、Boxではファイル名を変えたりしてバージョン管理をすることは、もはや不要です。
Box側で自動的にバージョン管理を行ってくれて、必要ならば、特定のバージョンを復元することも非常に簡単です。
なので、もうファイル名に日付を入れたり、自分の名前を入れたりしてバージョン管理をする必要はありません。
必要な場合は、ファイルにロックをかけて、他の人による編集を不可とすることもできます。
また、Box Relayというワークフローの機能により、例えば、そのファイルのレビューを上司にタスクとして依頼したり、顧客へ依頼したりできます。
さらに、そのレビュー結果をBox上に記録して、修正履歴を管理する、というようなことも可能です。
https://www.box.com/ja-jp/collaboration/relay-workflow
以上、プロジェクト管理の観点で、業務効率化を実現するITツールを紹介しました。
それぞれもちろんコストが必要なツールではあります。
皆さんの業務の中でコストが見合う、コストをかけても省力化効果が高い、ということが想定されるようであれば、積極的に活用進めてもらうとよいのではないかなと思います。