【amazonのすごい会議】(著:佐藤将之)を読んで

本書からのアクションプラン
【会議では3W(何を、誰が、いつまでに)を決める】

会議については「う〜ん」と思うことがある。それは、自分が参加する会議は「情報伝達会議」が多いからだ。本書内でも情報伝達会議はできるだけ無くした方がいい、と書かれている。

1、資料を読み上げる価値

つまるところ、大勢を集めて資料を読み上げることに何の付加価値が生まれるのか。メールで資料の一斉送信が可能な現在にその価値は感じない。各自で読めばいいのだ。
情報伝達が目的の会議というのは、学校で先生の話を一方的に聞く授業、そのように感じるのである。

2、意思決定会議で大切なこと

さて本書での学びだ。アクションプランにもあるように会議では3Wを明確にする必要がある。

What (何を)
Wo (誰が)
When (いつまでに)

確かにこれらの要素がフワッとしたまま会議が終わることも多い。それでは「とりあえず会議やったよね」なのである。明確なアウトプット要素がないのだ。結果、「アレどうだったっけ？」と無駄な確認作業が発生する事もある。時代は働き方改革、生産性向上だ。そんな無駄なことは避けれるよう、会議の決定事項は明確にしなければならない。

3、PDCAのCAと深掘り

日本の会議ではPDCAのCAが圧倒的に弱く、かつスピード感が全然足りていないと指摘されていた。amazonでは最長でも1週間でPDCAを回すようだ。ここの話は先に読んだ無印良品の話にも通じる。
プロジェクトを実行中での異常値を深掘りする重要性も、先に読んだ「why型思考」と合致する。PDCAのA、問題の本質と改善だ。

4、解釈に差を生まない

amazonではパワポ禁止、もう少し言えば箇条書き禁止だ。箇条書きでは情報が端的過ぎて読み手によって解釈に差が生まれるかららしい。そのため文章で書く事が必須である。
自分は箇条書きで短くまとめるスタイルだ。しかし解釈に幅を持たせないよう、しっかりと具体性を持って書かねば、と思った。

5、会議の種類と良い資料

ちなみに会議には4種類ある。

意思決定会議
アイデア出し会議
進捗管理会議
情報伝達会議

そして良い会議資料とは、次の条件を満たす資料だ。

会議の趣旨、目的が明確である
少ない労力、少ない時間で読むことができる
いつ誰が読んでも確実に伝わる

さて、来週には大きな会議が控えている。資料をブラッシュアップして「趣旨、目的が明確になる」表紙ページを作成しよう。