外国人従業員のSmartHR利用における、困りごとに関する調査結果を公表します。
こんにちは。SmartHR マルチリンガルマネージャーで、やさしい日本語プロジェクトを進めている澤井です。
SmartHRのやさしい日本語プロジェクトでは、2024年の4月に、ユーザーコミュニティPARKにてユーザーアンケートを行い、日本語が得意でない外国籍の従業員がSmartHRを利用するとき、どのような困りごとがあるか調査しました。この調査結果が、今年の年末調整にてやさしい日本語の切り替え機能を提供する意思決定にも使われています。
今回、この調査結果を公表します。日本語が得意でない外国籍のユーザーが利用者となるシステムにどのような困りごとが存在しているのか、多くの方の参考になれば幸いです。
調査概要
2024年4月SmartHRユーザーコミュニティ「PARK」にて、外国籍の従業員を支援する人事労務担当者を対象に実施。有効回答数60。
調査結果
質問1. 日本語が得意でない外国籍の従業員（以下「外国籍の従業員」と表記します）のSmartHRでの入力に関して、人事労務担当者や周囲の人が行っているサポートはありますか？(複数選択式)
回答数60件
(上位回答)
個別の問合せに答えている(36件,60%)
本人が手続きをするとき、日本語話者の社員がそばについて日本語で説明している(21件,35%)
通訳や、外国語と日本語の両方が得意な従業員を通して説明している(17件,28% )
入力例や注意点などを説明したマニュアルや動画などを自社で作り、配っている(8件,13%)
SmartHRのマニュアルや資料を従業員の言語に翻訳して配っている(6件, 10%)
行ってほしい手続きの説明会をしている(6件,10%)
上記のようなサポートはしていない(11件,18%)
質問1.の回答からわかること
人事労務担当者や現場で支援を担当する人が、当事者に向けた支援を行っている。
支援には、(1)マニュアルづくりなどの多数向けのものと、(2)直接質問に答えるなどの個別対応がある。
質問2. 何らかのサポートをしていると回答した方への質問です。特にどの機能を使用するときにサポートが必要ですか？(複数選択式)
回答数49件
(上位回答)
年末調整(36件,73%)
入社手続き(28件,57%)
初回ログイン・パスワード設定(21件,43%)
文書配付(19件,39%)
給与明細(9件,18%)
身上変更申請等の各種手続き(6件,12%)
質問2.の回答からわかること
従業員向けの機能がある労務管理系プロダクトでは基本的に支援が行われている。
質問3. 外国籍の従業員の提出内容について、後から修正が必要なことが日本人の提出内容よりも多いですか？
回答数60件
日本人よりも修正が必要なことが多い(45件,75%)
日本人とあまり変わらない(14件,23%)
日本人よりも修正が必要なことが少ない(1件,2%)
質問4. どのような修正を行っていますか？あてはまるものをすべてお選びください。(複数選択式)
回答数14件
内容に関する修正（その欄に回答すべき内容ではないものが入力されているなど）(11件,79%)
文字に関する修正（誤字、ひらがなやカタカナのミス、全角や半角の間違いなど）(8件,57%)
その他 (3件,21%)
質問4. の回答からわかること
日本の人事労務手続きでは「ひらがな・漢字・英語・数字」と入力する文字の種類が多く、個別のユーザーヒアリングでも「文字種類の誤りが多い」という話が出ていたが、今回も8件の回答数が得られた
質問5. 監理団体などの外部機関に、SmartHRの利用（入社手続きや年末調整などの入力サポート、給与明細の読み方の説明など）をサポートしてもらうことはありますか？
回答数60件
ある (5件,8%)
ない (55件,92%)
公開するアンケート結果は以上となります。回答にご協力いただいた皆様、日ごろ個別のヒアリングにご協力いただいている皆様、ありがとうございます。今後もユーザーの皆様の声をサービス作りに活かして参ります。