vol.22 独立後の生活を支えるツール達
はじめに
私ですが2023年9月末に前職を退職し、その翌月から会計事務所を設立しました。独立してから生活は様変わりしましたが、一番思うこと、それは全てが自己責任ということです。
今までは勤務先があり、一定のリズムに従えば自然と日々が流れていました。しかしながら独立後は「何をするか」を含め、「何かする」・「何もしない」は全て自分次第です。
よって全て自己管理が鍵となります。幸いなことにテクノロジーが日々進化しており、日程管理からタスク管理、コミュニケーション、情報収集に至るまで、様々なツールがスマートフォンで利用可能な世の中になりました。
そこで今回は私が独立後に試行錯誤を繰り返した結果、現在使っているツール (デジタルガジェットとアプリ) を紹介し、それらがどのように私の日常を支えているかをお話ししたいと思います。
ツール選定にあたっての原則
会計士の仕事は数値を取り扱うことが多く、データ化しやすい結果、デジタルととても親和性が高いです。これを受け、私はどこでも仕事ができることを常に念頭に置き、ノマドワークを前提としています。そのため、仕事はクラウドファースト、クラウドベースのアプリケーションを中心に使い、ラップトップ、タブレット及びスマートフォン、いずれの端末からでもアクセスできるようにしています。
持ち物リスト
以下の7つを基本的にどこでも持ち歩いています。
MacBook
iPad
iPhone
AirPods
Supernote
モバイルバッテリー
ポケットWiFi (利用無制限の契約)
Supernoteはご存知ない方もいるかと思うので、少しだけ補足します。中国のスタートアップが販売しているデジタルメモ帳になります。
クラウドファーストの世界を構築するには「いかに紙を減らすか」が重要なポイントになります。紙のメモ帳でメモをとり、スマートフォンのスキャンアプリを通じクラウドにアップするやり方もありますが、アップ後に紙をシュレッダーにかける作業が面倒で、このデジタルメモ帳に辿り着きました (クアデルノを使われる方もよく見ます)。
これら7つのデバイスさえあれば、どこにいても効率的に作業することができています。
日程管理
日程管理の中心はGoogleカレンダーです。Google Workspaceの有料版に加入し、よりセキュアな機能を確保の上、ビジネスとプライベートを一元管理しています。
また、仕事を進めるとリアル・Webを含め会議が不可欠となります。メールをいくつか往復して日程を絞っていくと時間もかかるので、最近はTimeRexというスケジューリングツールに落ち着きました。
独立後、色々な方とアポをとる際、多くの方がTimeRexを使っており、容易に日程調整ができるので驚きました。このようなツールにより相手とのスケジュール調整が簡単になり、時間の節約につながっています。
タスク管理
日々のToDoリストにはGoogle ToDoリストを活用。メールやチャット等、他のGoogleツールから簡単にToDo項目を作ることができ快適に使えます。
以前は複雑なプロジェクトにも対応できるToodledoを使用していましたが、2023年11月にGoogle側で神アップデートがあり、この際によりシンプルなGoogle ToDoリストへ乗り換えました。
コミュニケーション
実に多くのツールがあり、色々な方が色々なツールを使っているので、独立後一番悩んでいるのがコミュニケーションツールです。
以下、極力全方位で対応しています。
(1) 非同期型
Google Chat
Slack
Chatwork
Microsoft Teams
メール
これらのアプリはどれも便利でクライアントとのコミュニケーションに欠かせません。ただ、自然とGoogleのツールに囲まれてきており、選べるのであればGoogle Chatを使うようにしています。
(2) 同期型
Google Meet
Zoom
Microsoft Teams
オンラインミーティングやプレゼンテーションにはこれらのツールを使用しています。非同期型と同じ理由により、選べるのであればGoogle Meetを使うようにしています。
メモ
こちらも紆余曲折があり、複数のツールを使い分けています。
(1) Evernote
元々はEvernoteに全てのメモを集約していましたが、アプリの立ち上がりの重く感じる点が気になってきました。また2023年5月に値上げがあり、他のツールへの引越しを模索し始めました。
ただ、さすがこの分野で長年にわたり生き残っているサービスだけあって、なかなか手放せないツールとなっています。特にあらゆるデータを格納でき、あとで手描き文字やファイル内の文書まで検索できるのは本当に便利だと思います。
(2) Google Keep
立ち上がりが早く、短いメモにはGoogle Keepが便利。シンプルで使いやすく、すぐにアイデアを記録できます。
悩ましいのはファイルを添付できないこと。しばらく試用を続けます。
(3) Notion
Google Keepと併用してNotionを試しています。ブロックやデータベースといった独自の概念がありとっつきにくいですが、一度慣れてしまえばカスタマイズ性は高く、多様な情報を一元管理できます。
しばらくはこの三つのツールを触りつつ、それぞれの特徴を楽しみながら最適解を探っていこうと思います。
作業効率化
独立後、あえて新しいものを触りたいと思い、Microsoft Officeからは離れ、全てGoogle Workspaceに統一しました。結果、すべてのドキュメントやファイルはGoogle Driveに保存し、文書作成、データ分析、プレゼンテーション作成は以下を使っています。
Google Docs
Google Sheets
Google Slides
クライアントとMicrosoft Officeファイルをやりとりすることもありますが、Google Driveに格納すると、一定の互換性をもって編集することもできるので、現状Google製品で十分作業できています。
その他よく使うツール
(1) ChatGPT
アイデアの壁打ち相手、文章の推敲及び翻訳といった用途に使っています。生成系AIは凄まじいスピードで進化しており、2024年も楽しみな分野です。GoogleのDuet AIはこの記事を投稿段階ではまだ日本語に対応していませんが、2023年11月に開催されたGoogle Cloud NEXT ’23で、日本語対応は2024年と正式に発表済です。今年日本語も使えるようになったら、文書作成等で試したいと思います。
(2) DocuSign
契約書等の重要文書は、DocuSignという電子署名ツールを用い、全てデジタル化しています。
このツールを使うことで、どこにいてもリアルタイムで文書に署名でき、契約の進行がスピーディーになります。また、文書のセキュリティと追跡が容易になり、契約関連の作業を安全に進めることが可能となりました。
(3) Freee
独立したらジブン株式会社の帳簿をつけないといけません。色々と試しましたが、経理作業はFreeeに落ち着きました。最新の制度対応やチェックすべき内容の提案までカバーしており、大変助かっています。
4 まとめ
独立後に試行錯誤の結果、今私自身が使い続けているツール達を「独立後の生活を支えるツール達」としてまとめてみましたが、いかがでしたでしょうか？
独立後の生活は、自己管理と効率化が重要です。私が紹介したアプリと持ち物は、それを実現するための一例です。皆さんも自分に合ったツールを見つけ、効率的なワークスタイルを見つけてください。
なお、この記事で紹介したツールやアプリは、私の個人的な経験に基づくものであり、すべての読者に同様の結果が得られるとは限りません。私が述べた感想や効果はあくまで個人的なものであり、これらのツールの購入や使用を強く推奨するものではありません。各ツールはそれぞれ異なる特徴を持ち、個々のビジネスニーズや作業スタイルによって適合するかどうかが異なります。
読者の皆さんには、自身のニーズに合ったツールを慎重に選択し、必要に応じてトライアル版を試用するなどして、最適な選択を行っていただきたいと思います。この記事が、皆さんのツール選択の一助となれば幸いです。
5 おわりに
この記事が少しでもみなさまのお役に立てれば幸いです。ご意見や感想は、noteのコメント欄やX (@tadashiyano3) までお寄せください。
この記事に記載されている内容は、私の個人的な経験と見解に基づくものであり、過去に所属していた組織とは関係ございません。