サポート業務のやりがいを感じたきっかけエピソード

こんにちは、やまこです。
現在、育休中の新米ママです。

わたしは、法人営業がメインの会社で営業アシスタントをしています。
所属チームは、7名の営業とアシスタント3名でお仕事をしています。

20代～60代と年齢層はさまざまです。
パワフルな女性グループリーダー（GL）のもと、家族のようなチームでお仕事しています。

その中で、一番年長のパワフル営業マン！がわたしをオンライン秘書に導いてくれたキーマンです。

その名も「犬男さん（仮名）」

今回は、オンライン秘書のお仕事に興味をもつきっかけを作ってくれた
犬男さんとのエピソードを書いてみました。

犬男さんの特徴

・定年再雇用でもバリバリ働くパワフル営業マン
・グループの稼ぎ頭
・支店長も務めていた元管理職
・声が大きくて内緒話ができない
・おしゃべり大好き
・少年の心をもつピーターパン

とにかく元気で好奇心旺盛な犬男さん。
休日は、ロードバイクで遠出するなど60オーバーとは思えないパワフルさです。

お客様との信頼関係を築くことも上手で、どんどん新しい案件を獲得してきます。

お客様の懐にはいりこむのがウマいのです。

会社や学校で、失敗しても
「しょうがないな～」
って許してしまう人っていませんか？

まさしく、犬男さんはそのタイプです。

一緒にいる人を笑顔にすることができて、素直で愛されるスーパー営業マンです。

特別ミッションの依頼

それは、犬男さんの専属サポートです。
部長から直接依頼を頂いたのです。

ミッション内容は
犬男さんの案件を把握、進捗の見える化と、各種関係部署を巻き込んで進めていくことです。

なぜなら、スーパー営業マンの犬男さんにも弱点があります。

それが「事務作業と進捗報告」です。

おしゃべりが大好きな犬男さん。
事務作業をしていても、ついおしゃべりして進みませんｗ

個人営業スタイルでずっと働いてきた方です。
進捗を共有する相手もいなかったので、結果報告をすればＯＫ！
のタイプでした。

嫌な予感がしますよねｗ

そうです。やらかしたのです。

犬男さんは「事務作業と進捗報告」が原因で大クレームを起こしてしまったのです。
しかも、取引額がで毎月3位以内に入る「超」重要顧客でした。

組織として、犬男さんなら上手に案件すすめているだろう。
そう思い、頼りきっていたことが1番いけなかったんですけどね。

そこで、定年を過ぎてもバリバリ働いてくれている犬男さんの負担を減らそう。
仕事をきちんと分散しよう。と見直されました。

後任をつけて、犬男さんには最強の助っ人にまわってもらう
という方針に決まりました。

ですが、すぐには後任が決められなかったのです……

その為、現状の案件を把握する事と、チームで営業するスタイルに変えて
見える化を徹底することが先に動き出しました。

わたしは、今まで犬男さんに

「今日会議が〇時からなのでかえって来てくださいね～」
「今日この資料がいりますよ～」
「GLが○○案件、進捗状況を聞きたがっていましたよ～」

何気なしにサポートしていました。

そのことを上司は見ていたので、
専属でサポートしてほしいと、依頼がきたのだと思います。

犬男さん専属サポートミッションで取り組んだこと

・保有案件の現状把握
・進捗共有
・関係部署との連携窓口となる
・後任に引き継ぐ為の業務マニュアル作成

サポートを本格的にすることになり、わたしは頭を悩ませました。

それは「案件の現状把握」「進捗共有」がうまくいかなかったのです。

なぜなら…犬男さんは大事な話を全部「電話」でやりとりします。
犬男さんしか知らないのです。

犬男さんが共有してくれないと大事な情報を拾えないことが課題です。

ですが共有が苦手な犬男さん…

どうしようかな…。

そこで、わたしはとにかくコミュニケーションをとりました。

朝　「おはようございます。今日のスケジュールはここですね～何をお話されるんですか？」

昼　「午前中のアポは進捗ありましたか～？」

夕方　「おかえりなさい。今日は楽しいことありましたか？困った事ないですか～？」

犬男さんはお喋り好きなので、聞くと喜んで話してくれるのですｗ

お話してくれた内容を、わたしは日報として残してGLに報告していきました。

どんどん、コミュニケーションをとっていくうちに
犬男さんから進捗を報告してくれるようになりました。

「今日な～○○があったんよ！」

嬉しい！！！！！

おしゃべり日報によって
「案件の現状把握」「進捗共有」がうまく回るようになったのです。

そのおかげで、関係部署との連携もスムーズにやり取りすることができ
犬男さんへの依頼や相談は自然とわたしにくるようになりましたｗ

案件の見える化により、犬男さんに属人化していた業務を洗い出し
分担する事が出来ました。

分担したことによって、マニュアルもスムーズに作成することができました。

なによりも、犬男さんにずーーーーーーーっと言い続けていた

「大事なことはメールもらいましょう」

を取り組んでくれるようになってくれました。
これだけで、お客様との認識相違が起きなくなったのです。

そして、わたしがメール対応を代わりにしていたことで
お客様もわたしを㏄に入れてくれるようになり、案件の見える化につながりました。

わたしの頭に発生していた、モヤモヤが少しずつ消えていったのです。

まとめ

犬男さんをサポートするミッションを頂いたことで、わたしはサポートのやりがいや楽しさを知りました。

この気持ちから、オンライン秘書のお仕事に興味をもったことは間違いないです。

専属サポートについた結果として

■会社→犬男さんが営業に専念することで、案件が増え業績があがる。

■犬男さんは→苦手な作業を任せることによって、得意な営業に専念できる。

■わたしは→サポートをすることで、まとめる力やコミュニケーション力を学べる。

みんなが、幸せになれたと思います。

このプロジェクトを考えてくれた部長、グループリーダーに感謝です。

犬男さん、親子ほど歳の違うわたしを
信頼しお仕事を任せてくれて本当にありがとうございます！

犬男さんのサポートミッションを通じて多くの事を学びました。
この記事では書ききれなかった、サポートの難しさや学びは他にもたくさんあります。

その中でも、サポートをして感じたことは
「相手の特徴にあわせてサポート方法を考える」ことです。

なによりコミュニケーションをとること。
お互いの、してほしいこと・したいことを伝えるって本当に大事だと改めて学びました。
（簡単なようで難しく、まだまだ勉強中です）

★犬男さん。育休から戻ったら、また一緒にお仕事したいです。
定年再雇用は1年更新なので…わたしが帰るまで更新してくださいねｗ

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最後まで読んでいただきありがとうございます。
これからも、読んで頂けると大変うれしいです！
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