会議の参加者が必要な人だけに絞る

会議の参加者を「いたほうがいいから」と言って理由で全員参加必須にしたり、なんのためにいるかわからない人も会議に参加したりしていませんか？

管理者ともなれば、自分の配下のメンバーに関しては会議の参加者を決定する権利が与えられ、メンバーの成長まで面倒を見ているかと思います。

そうなったときに、無駄な会議に参加させないため、メンバーにとって無駄な時間としないため、会議の参加者は本当に必要な人だけに絞る必要があります。

いたほうが良いから参加してもらうを辞める

いたほうが良いから参加してもらう、そういった考えは不要です。

日本の老害は特に
「いたほうが良いから」
「ためになるから」
「将来的に参考になるから」
そんな理由で無駄な会議に参加させようとしている人が多い印象です。

でも、いたほうが良いとか、いたほうが何が良いんでしょう？

ためになる、将来的に参考にあるってさ、そのときに教えたらいいと思いませんか？

今使うことがないのに教えたって、どうせ忘れちゃうんですよ。

しかも、なんのために参加してるかわからない会議が参考になるわけじがないんですよ。

当然、知っておいた良いことはそのとおりかもしれません。

しかし、会議に参加させるということは、その分の相手の時間を奪っているということです。

1時間の会議だったとしても、事前に内容を共有して理解してもらう時間、資料に目を通しておいてもらう時間、オフライン会議の場合は移動時間だってかかります。

その分の時間が本当に効果があるのか、会議に参加してもらうのがその人にって最も効果が高いのかを考えう必要があります。

時間対効果で参加者を考える（must-have）

会議に参加させる時間が本当に有効なのか、それが最もその人にとって大切なことなのか、チームにとって大切なことなのかを考える必要があります。

例えば、4時間という時間があったときに、会議に参加してもらうことがもっとも効率が良く効果が高いのか、はたまた、作業を進めてもらうのが最も効果が高いのか、考える必要があります。

そこで重要な考え方、私が意識している考え方がmust-haveです。

いたほうが良い=nice-to-haveです。
これに対し、
必要不可欠=must-haveです。

いたほうが良い（nice-to-have）で仕事をしていると、時間がいくらあっても足りず、残業で仕事を終わらせる、という形になっていきます。

時間を有効的に使うためには、必要不可欠（must-have）で仕事をすことで、必要なことに時間を割り当てることができるのです。

参加するからには目的を与える

会議に参加してもらうからといって、ただ聞いていたで終わらせてはいけません。

なにかに貢献しなければ時間の無駄でしかなく、その人が会議に参加している意味がありません。

そもそも、目的がなくいるだけだとしたら、その人が会議に参加している、とは言えないでしょう。いるだけです。

会議に参加させるからには、目的をしっかり伝える必要があります

そして、その目的を果たして貰う必要があります。

私は、会議に参加のお願いをするとき、その会議の目的、その人への期待値、その会議で何をしてほしいのかの目的を与えるようにしています。
そして、それが果たせていないと思った段階で切ります。
※今はそれができない、まだ足りない部分があるので、それが補えたら参加してもらうよう伝える。

最後に

時間は平等であり限られています。

その時間で最も効果が高く、その人の良さを活かすことができ、時間を無駄にしないために作業分担、会議の参加者の選定がチームの成果を高めてくれるはずです。

会議の参加者、一度見直してみてはいかがでしょうか。