チャットの導入〜働き方改革推進記録 vol.4〜
こんにちは、株式会社シグナイト COO 兼 Tオケ自称マネージャーの山田です。私自身は2001年創業時から約20年間、ずっとシグナイトという会社を切り盛りしていて、良い面、悪い面含めてさまざまな経験をさせていただきました。良い面と悪い面双方兼ね備えた事例としては、2014年から取り組んだ働き方改革があります。今回はこの場をお借りして、どのように働き方改革を進めてきたかを何回かに分けてご紹介したいと思います。
前回はビデオ会議の導入についてご紹介しましたが、今回はチャットツールの導入についてご紹介したいと思います。シグナイトではチャットツールは LINE、Google Hangout と切り替え、現在は Slack を採用しています。
LINE、Google Hangout、そして Slack へ
チャットについて当初はメールを補足するためのツールという位置づけでしか無く、それこそセキュリティを無視して個人の LINE* を使って社内連絡を行う程度の使い方しかしておりませんでしたが、Google Apps（現 Google Workspace）の導入に伴い、Google Hangout（現 Google Chat）を利用するようになりました。当時の Google Hangout はビデオ会議とチャットツール両方の機能を兼ね備えていて、Googleアカウントがあればグループをつくって複数人でチャットすることができたので、それで社内の公式連絡用チャットグループをつくって利用していました。
ただ、Google Hangout では、Googleアカウントがないとチャットすることができず、グループも毎回多くのリストの中から探す必要があるためお世辞にも使いやすいチャットツールではありませんでした。一方で Slack は以前から気になっていたツールでしたが、使ったことが無かったため、しばらくはその良さを知らずにメール主体の業務に留まっていました。Slack を使っていた多くのエンジニアや意識の高い人たちの中では、メールを使わずチャットのみの業務にしたいという声をよく聞いていたのですが、なぜそのような気持ちになるのか理解できずにいたのです。
*当時の LINE はアカウント管理に脆弱性があり、乗っ取りなどのリスクがありました。
メール文化が徐々にチャット文化として定着
ところが、導入直後こそ変わらずメール文化が主力を担っていたのですが、使い始めてからしばらく時間が経過し、クライアントともチャットのやり取りが浸透していくにつれ、メールのような枕詞（お世話になっております。などのような文章）を使わずにダイレクトに目的に対して会話ができ、電話のように相手の時間を拘束することのないチャットが心地よくなってきました。この心地よさは個人の見解なので必ずしも万人に当てはまるものではないですが、チャット文化は確実に定着し、今や社員の全員がメールよりチャットでのコミュニケーションを選ぶようになっています。
特に Slack は他のアプリケーションとの連携が行えるので、例えばサーバに障害が起きた際に自動的にメッセージを受信したり、お問合せフォームから問い合わせがあったときに自動的にメッセージを受信したりすることができます。また、LINEのように「既読」が付きませんので、「あいつ既読スルーしてるな」といったお互いにフラストレーションが溜まることもありません。既読の有無については様々なご意見があると思いますが、私はこの既読なしの環境がとても心地よく感じていますし、Slackを立ち上げている間はオンラインマークとしてはグリーンのライトがアバターに点灯しますので、メッセージに気づいているだろうという憶測も可能です。
このように、メール文化からチャット文化へ変革を遂げたことにより、外出先や移動中であっても、コロナ禍の在宅勤務中であっても、ビデオ会議とともに利用することで円滑なコミュニケーションが取れるようになりました。
まとめ
【改善前】
1. アカウント管理に脆弱性のあったLINEを使っていたためセキュリティに課題があった。
2. Google Hangout は使い勝手に難があり、良いチャットツールを模索していた。
3. メール文化が主流であったため、レスポンスの良い応対ができていなかった。
【改善後】
1. Google Hangout や Slack などに LINE から切り替えたことで、セキュリティも担保できた。
2. Google Hangout から Slack に切り替えたことで利用頻度が高くなった。
3. クライアントとの連絡にもチャットを利用することにより、チャット文化の定着へとつながった。
Photo by
Stephen Phillips - Hostreviews.co.uk on Unsplash
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