タスク管理ツールの導入〜働き方改革推進記録 vol.5〜
こんにちは、株式会社シグナイト COO 兼 Tオケ自称マネージャーの山田です。私自身は2001年創業時から約20年間、ずっとシグナイトという会社を切り盛りしていて、良い面、悪い面含めてさまざまな経験をさせていただきました。良い面と悪い面双方兼ね備えた事例としては、2014年から取り組んだ働き方改革があります。今回はこの場をお借りして、どのように働き方改革を進めてきたかを何回かに分けてご紹介したいと思います。
前回はチャット文化定着までの経緯をご紹介しましたが、今回はタスク管理ツールについてご紹介したいと思います。タスク管理ツールはプロジェクトで出てくる課題（やるべきこと）を管理するためのツールで、シグナイトでは Excel に始まり、Redmine や Trello、Asana、GitHub、Googleスプレッドシート といったツールを切り替えながら利用してきましたが、未だにコレ！というツールにめぐり合えていません。
カード型のタスク管理ツール「Trello」を導入
タスク管理ツールを最初に本格導入したのは、Trello（トレロ）というツールでした。Google Apps（現 Google Workspace）や Slack と同じくウェブブラウザで利用することができるツールです。シグナイトで導入した当初はすべて無料で利用できましたが、現在は利用制限がかかり無料で利用できる範囲が絞られてしまいました。
Trello はカード型のタスク管理ができるツールで、カードに課題（タスク）を登録した後、進捗のコメントを同じカード内で管理できるしくみになっています。Excel に置き換えて表現するならば、1行目の列に日付、課題、詳細、期限、担当、状況、備考などといった項目を記載し、2行目から課題を入力していきますが、それらの内容をひとつのカードに記入できると考えていただければイメージ付きやすいと思います。
Excelでは、それらの課題を管理することはできても、それにまつわるコメント、例えば A さんのチェックが終わったので B さんに「確認終わったので明日対応をお願いします」などのコメントを付けていくのは大変でした。 Googleスプレッドシートならコメント機能を使って不可能ではないですが、コメントに気づきにくいというデメリットがありました。
さらに Trello のようなカード型のタスク管理ツールでは、リストと呼ばれるカードを格納するボックスをいくつも配置できます。「作業前」「作業中」「完了」といった名前のリストをつくり、状況に応じてカードを移し替えることで、現在の進捗が一目瞭然となります。しかも、Google Apps（現Google Workspace）と同様にリアルタイムで更新されるので、作業者の B さんが「作業前」から「作業中」にカードを移し替えたことを管理者の A さんはリアルタイムに把握することができます。
便利ではあるが、なぜか一つのツールに定着せず
これだけ便利な Trello なのですが、なぜか定着させることができず、同じような機能の Asana や GitHub などへ流れるメンバーも居れば、Googleスプレッドシートで管理するメンバーも居ます。本来、コメントをタスクに紐付けることは、それぞれのタスクがどういった経緯で進んできたかを第三者が把握できるため非常に効率が良いですし、揉め事などが生じた際の原因の特定にもつながります。それにも関わらずひとつのツールに定着しないのは、どのツールにおいても決定打に欠けていて、Slack や Google Workspace のような不動の地位を築けないのが理由のような気もします。
タスク管理ツール自体は必ず利用しているものの、各々の好みによって利用するツールが異なる状況になっています。いわばタスク管理ツール群雄割拠の時代ですね。
まとめ
【導入前】
1. Excel で管理していたため、コメントをタスクと紐付けることができなかった。
2. コメントを追えないため、どういった経緯で現在の状況になっているのかが不明であった。（例：誰が作業途中で止めているのか、など）
3. Excelでの管理はリアルタイム更新でなかったため、現在の状況を瞬時に把握することが困難だった。
4. 定着するツールを選びあぐねている。
【導入後】
1. Trello などカード型のタスク管理ツールを使うことでコメントとタスクを紐付けられるようになった。
2. Trello などカード型のタスク管理ツールを使うことでタスクごとにコメントを追うことができ、経緯の把握が楽になった。
3. Trello などカード型タスク管理ツールの大半がリアルタイム更新に対応しているため、瞬時の状況把握が可能になった。
4. 未だに決まったツールが定着しない。
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