【採用担当者の思うこと】メールについてとその書き方
こんにちは、焼津冷凍の広報担当の永田です。
今回は表題の通り、今回は仕事・ビジネスには欠かせないメールについて、話そうと思います。
採用担当の観点からメールについて、お話しましょう。
あ、わたし採用担当もやっているんですよ。
いつもの、弊社についてはこちらから ↓
わたしが受けるメールの印象
まず、仕事・ビジネスをする上でメールは欠かせないものであると私は感じています。
SNSの普及でビジネスチャットを取り入れる企業様も増えているとは思いますが、弊社でもお客様とのやり取りはメールや電話が一般的ですし、中小企業は間違いなく使用しているツールかと思います。
お客様とのやり取りが増える中では電話での「言った・言わない」トラブルの回避にも、データで残るメールは必要となり、リモート会議を行う際にURLの転送をメールでという場面もあります。
仕事をする上でビジネスメールは、衰退はすれどすぐにすぐ、なくなるツールだとは思えません。
もちろんビジネスチャットとか、それに代わるものが出てきて普及し始めていますが、メールはこれからも使用されていくかとは思ってます(※個人の見解)
一方で、メールは今のZ世代には馴染みのないツールだなと常々感じています。
私は今年入社3年目の人間ですが・・・私はメールを多少なりとも使用したことがある世代で、ガラケーも持っていました。
だから、メールを使うことに違和感も抵抗もありませんでした。
でもSNSが普及して、プライベートではほぼ使っていないのが現状です。
メールを打つ作業が仕事場でしかありません。
このようにSNSの普及に伴い、メールを使用する頻度は減っていきました。
基本連絡はSNSですべて成立してしまうので、メールで連絡することはほとんどないのが現状ですね。
きっとこのnoteを読んでくれているあなたも、メールで連絡なんてしていないのではないですか？
メールは今では連絡ツールではなく、公式店舗のメルマガの受け皿に。
そしてメールアドレスは、SNS等のパスワードの一種となっています。
何が言いたいかというと、メールに対しての世代間ギャップが大きいということです。
連絡にメールが当たり前！→連絡はSNSが当たり前！に変わっている現状。
みなさんはどちらが良いですか？
採用担当者のわたしが思うメールとその書き方
とはいえ、就職活動中にメールを使用することで、学ぶことが多くあると私は思います。
わたし自身の就職活動の経験から、就職活動は「就職するための活動」というだけでなく、「就職するまでに社会人になる勉強期間」という側面があると思っています。
内定・就職がゴールではなく、就職後に少しでも自分が動きやすくなるための準備期間と私は考えています。
「研修で学べるよね！」と思っている方も多いと思いますが、研修前の知識として事前に知っておいて損はないと感じています。
自己成長意欲が高い学生さんが多い世代にもなるので、現在就職活動をしている人もこれからの人も、たくさん学んでほしいと思います。
ここで私が普段書いているビジネスメールの構成を簡単に書き留めます。
本文を太字にし、※印で解説をしています。
（就活生の方は会社名を大学名と学部名に書き換えて書いてみよう。）
件名：【株式会社○○】例「ご訪問/打合せの御礼」など
※件名では自身の会社名を書いてくれると優しいです。そして件名ではメール内容の題名を書きます。何についての連絡か、これで明確になります
本文：※最初にメールを送る相手の会社名や氏名を書きます。
会社名
部署名
（あれば役職） 氏名 様
※今回は訪問に関する御礼メールを前提に書きます。
「お世話になっております」から始め、訪問に関して御礼と内容を書いて
いきます。
大変お世話になっております。
株式会社○○の△△と申します。
さて、この度は〇×の件でご訪問頂き、誠にありがとうございます。
〇×の件について、より深く理解することができました。
・・・
・・
・
※最後に必ず御礼と「宜しくお願い致します。」という言葉で締めくくり、署名を記入します。
お忙しい中貴重なお時間をいただき、ありがとうございます。
何卒、よろしくお願い致します。
署名：
ーーーーーーーー
会社名
名前
会社住所
電話番号
メールアドレス
ーーーーーーーー
お客様にも学生さんにもこの構成でお送りします。
ビジネスメールの基本は
①件名でメールの内容をわかるように題名を記す。
②宛名は改行を使用し必ず記す。
③「お世話になっております」と自己紹介(会社名・名前)を書く
④内容を簡潔に(長すぎは良くないのでコンパクトに連絡事項を書く)
⑤締め括りの挨拶「宜しくお願い致します。」などと署名を書く。
だと思います(足りない部分があったらすみません)
ＳＮＳではフォローや友達登録などで相手が誰かすぐにわかりますが、メールでは相手が誰かわかりません。宛名表示がメールアドレスなのです。
さらに、時には数十人の学生の対応をしている採用担当は表示されるメールアドレスだけでは判断ができません。
必ず自己紹介・名乗る(どこのだれか)こと、それは相手への敬意の表れでもあります。
メールだけに関わらず、就職活動でのＥＳの提出や適性検査などの試験、面接等には必ず意味があります。
さいごに
たとえ企業との連絡をＳＮＳでしていたとしても、家族や友人などの気心知れた相手ではない企業に対しては、一言で返すのは失礼にあたるので注意しましょうね。
ＳＮＳで企業とのやり取りが今後活発になるかと思いますが、メールは仕事で使う意識を持って、書けるように工夫してみて下さいね。
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