リモートオフィス・リモートワークのススメ
ITオーエン合同会社の山川です。弊社は北は宮城県仙台市、西は兵庫県西宮市と社員の住んでいる場所がバラバラであることもあり、リモートオフィス・リモートワークを全面的に採用しています。
私は都内23区在住で会社も都内の三田にありますが、会社の事務所に行くことはたまにで、代表の齊藤と会うのも、客先での打ち合わせの時の方が多いくらいです。
そんな弊社の環境を皆さんにお知らせし、リモートオフィス・リモートワークを取り入れる際の参考となればと思い、この記事を書いています。内容としては以下の通りです。
・社内ツール（データ共有・コミュニケーション）
・個人的に自宅に導入したもの
・今後改善していきたいこと
・リモートワークで良いなと思うところ
社内ツール（データ共有・コミュニケーション）
インターネットやクラウドサービスが発達し、大変便利な世の中になりました。特にVPN等を利用せずに済む、以下のデータ共有サービス・コミュニケーションサービスを利用しています。
・G Suite
・Slack
・zoom
G Suite
定番ですが、GoogleのG Suiteをメール・カレンダー共有・データ共有に利用しています。以前あったGoogle Appsの無料版をそのまま利用しているので、有償版のG Suiteと違う部分もあるかもしれませんが、今の所問題なく使えています。
社内の資料に関してはGoogleドキュメント・スプレッドシート・スライドで作り、Googleドライブ内での共有です。外部との情報共有も同じように行えることが最近は増えてきました。共同編集可能でバージョン違いなどを起こさないのが便利ですね。
お客様の既存の資料がMS Office作であったりもするので、Officeもありますが、少し悩ましいところです。
Slack
こちらもまた定番ですが、社内のテキストコミュニケーションは基本Slackです。また、個々人が抱え込んだりしないよう、パブリックチャンネルでの情報共有を心がけています。口頭でのやり取りがあまり発生しないので、ログに残って過去のやり取りを確認しやすいというメリットもあります。
社外でもお客様のワークスペースに参加したり、ということが増えてきました。お客様によってはChatworkということもありますが、メール以外のテキストチャットで仕事が進むようになったのは、業務速度を大きく変えたと思います。
zoom
物理的に全員集まることが皆無なので、毎週月曜日に行われてる週例のミーティングを始めとして、音声でのやり取りが必要なミーティングはzoomを使用しています。なお、各々が個人の家で作業していることを考慮し、カメラはオフで音声のみとしています（マイクやスピーカーもPCに付属のもの）。3人以上での接続は45分までと制限があるので、代表の齊藤のアカウントのみ、接続無制限の有償版です。
画面共有やその画面の操作を他の人ができるようになるなど、大変便利なので、技術的な部分で詰まった際の共同作業にも使えます。スマホで使っていてもデータ通信の使用容量が少なく、ネットワークにも優しいとても便利なサービスです。
個人的に導入したもの
リモートワークの場合、自室がそのまま仕事をするスペースになります。そのために個人的に準備したものをご紹介します。
・NURO光
・iPad Pro
・ThinkPad トラックポイント・キーボード 日本語版
NURO光
インターネット経由で仕事をするということは、ネット環境の快適さが仕事のやりやすさに直結します。
最大2Gbpsの速度は快適です。かつフレッツ系より安い。50GBのファイルが1時間でダウンロードできます。導入可能な地域が限られていますが、対象地域の人は是非検討してみてください。
対象地域でない場合はフレッツもしくは光コラボレーションでかつ、v6プラスの利用可能なプロバイダをオススメします。
iPad Pro 12.9インチ（第3世代）
デュアルディスプレイというのが王道だと思いますが、私の場合、客先での作業も発生するため、「アプリを開いたら外付けディスプレイの位置に表示されてメインディスプレイでは見えない」ということを起こしがちです。
そのため、参照をメインとする画面は独立したiPad Proを用いることにしています。必要があればPCの他にiPad Proも持ち出しますし、逆にiPad Proだけ持ち出して、PCは自宅で起動したままリモートアクセス可能な状態にしておくこともあります。
ThinkPad トラックポイント・キーボード 日本語版
iPad Proを持ち出した際に使用するキーボードです。最新のiPadOSがマウスをサポートしてくれたので、トラックポイントでマウスカーソルを操作できるこのキーボードが大変便利です。英語配列で認識されてしまうので、記号の入力に難がありますが、何故かUSキーボードの配列もなんとなく覚えているのでなんとかなっています。
元々所有していたもので有線版なのですが、無線版（Bluetooth）と比べると別に充電の必要もないのでバックの中に入れっぱなしにできるのが利点です。今年のCESで新型が発表されたのですが、無線版のみなので、今度どうしようかというのが少々悩みです。
今後改善していきたいこと
通常業務は上記の内容で回っているのですが、煩雑な事務処理が代表の齊藤に集中したままなので、そこをもう少し私が引き取れればという個人的な思いはあります。この年度末に健康診断について、齊藤ではなく私が他のメンバーに案内できたのはいい例にしていきたいです。
それと、元社内情シスの人として、各個人のPCの管理を検討しています。とはいえ、そんなに大げさなものではなくて、紛失した際にリモートワイプ（遠隔消去）できればいいかな、くらいのものです。
あと完全に個人的な環境の話ですが、自宅のデスクがかなり狭い状態なので（ThinkPadとMacBook Airを2台並べたらギリギリ）、仕事モードにスイッチ・オンしやすくするためにも広めのデスクの導入を検討しています。
リモートワークで良いなと思うところ
シンプルに、満員電車に乗らずに済むことにつきます。通勤時間が掛からない、心身ともに疲れなくて済むというのは大きなメリットです。あとはやり取りの記録が残りやすいこと。そして全員がフルリモートなので、情報格差が生まれにくいこと（事務所にいる人しか知らない、ということが発生しにくい）。
会社としては地方で埋もれている優秀な人を採用できることもメリットです。実際、直接あったことのないメンバーもいますが、仕事は成り立ちます。顔が見えない故のやりにくさを感じる方もいると思いますが、その分テキストでのやり取りを増やす、zoomを使って話す、気に掛けるだけです。そこまで難しいことではありません。そんな体制・環境もあってか、北海道の帯広やシンガポールに拠点のある方とも一緒にお仕事をさせてもらっています。
新型コロナウイルス対策や東京オリンピックの開催に向けて、リモートワークを検討されている方は是非実施してみてください。案外、ただの食わず嫌いだったりするかもしれませんよ。