【お悩み解決】リートンで文章の校正やExcelのサポートをおねがいしてみよう！
こんにちは！生成AIプラットフォームサービスの「リートン」です🙌✨
「生成AIで業務の効率化を…！」といわれても、なかなか活用できずに困っているという事務職の方は多いのではないでしょうか。
今回は、リートンを活用して文章の校正、Excelのサポートなどを行なうためのプロンプトなどをご紹介します！
地味に時間のかかる作業も、AIに任せればあっという間に解決するかもしれません！
この機会に、ぜひAIをお仕事に導入してみてください！
これからの時代、事務職はAIのスキルが必須に！？
「AIに仕事が取られてしまうかもしれない」といわれるようになってから早数年。
「AIが生成するものをまだ信用しきれていないので、なかなか活用を始められない」と感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
では、もっと広い目線で、実際に会社でAIを活用しているかどうかについてアンケートをとった記事があるのでご紹介させていただきます。
AIを既に活用している方はなんと8割！
会社全体で利用していると答えた方がなんと3割を超えており、一部スタッフ、特定のチームのみ活用していると答えた方も合わせれば、8割の方が実際に職場でAIを導入しているという結果に。
また、単純に文章を作成するにしても、1,000文字のテキストを作成するのに平均1時間ほど時間がかかるといわれていますが、生成AIなら数分で1,000文字程度のテキストを生成できます。
これにより、今まで1時間かかっていた作業が、AIの活用で3分で終わると仮定しますと、約95%の工数削減になります！
これからの時代、AIはどの職種にも関係なく必要とされるスキルとなりそうです💭
特に、事務職などでPCなどに触れる機会が多い方は、AIに早いうちに慣れておくことをおすすめします！
実践！リートンで文章の作成をお願いしてみよう
まずは、AIの活用法としてよく紹介される文章の作成についてお願いしてみましょう。
「この書類のひな型を作って！」など、簡単なお願いでも生成できるものはたくさんあります。
まずは雇用契約書のひな型を作ってもらいましょう。
雇用契約書のひな型を作ってもらう
リートンのGPT4o-miniに、「雇用契約書のひな型を作って」とお願いしてみました。
🚨雇用に関する契約書は重要な内容になるため、必ず運用する前に細かくチェックしましょう！
ここまで生成されていれば、一般的に雇用契約書にはどのような内容が書かれていて、どんな文章をつければいいのかもほとんど把握できますね！
より細かい指示を出してみる
会社と従業員の間で締結する雇用契約書のひな型を作成してください。契約書には以下の項目を含めてください：
契約当事者の氏名、住所
雇用期間
職務内容
勤務時間
給与
休暇
退職に関する事項
その他の条件
契約書のフォーマットは自由に設計していただいて構いません。
ただし、法令に準拠し、双方にとって公平かつ適切な内容となるよう心がけてください。
これで、細かい就業の内容についてもある程度のフォーマットにすることができました。
この文章をドキュメントファイルに書き出し、会社に合わせて編集などを行なえば、しっかりと運用できるひな型として利用できそうです！
実践その２！リートンでExcelのサポートをしてもらおう
チャット系AIでは、ExcelやGoogleスプレッドシートの関数についてもカジュアルに調べてもらうことができます。
社内で利用している管理系のシートに、難しい関数が入っていると、「どのような関数なのか解説してほしい！」と感じてしまうことは多いのではないでしょうか。
そんなときも、Excelの関数についてリートンに聞いてみましょう！
自分で質問してみることで、関数についての理解も深められるかもしれませんよ。
関数について聞いてみる
「合計値や平均値を出す関数などの初歩的なことは理解できても、データを複数参照するような関数はどこを編集すればいいのかわからない…！」
など悩んでしまうことはありませんか？
例えば、お店の問い合わせデータを管理しているExcelに、下記のような関数が入っていたとします。
=COUNTIFS(旧CSV!$V:$V,$D3,旧CSV!$AA:$AA,"3",旧CSV!$AB:$AB,"2024")-COUNTIFS(旧CSV!$V:$V,$D3,旧CSV!$AA:$AA,"3",旧CSV!$AB:$AB,"2024",旧CSV!$Y:$Y,"新規")
この関数について、リートンに解説してもらいましょう！
下記の関数の意味を教えて。
=COUNTIFS(旧CSV!$V:$V,$D3,旧CSV!$AA:$AA,"3",旧CSV!$AB:$AB,"2024")-COUNTIFS(旧CSV!$V:$V,$D3,旧CSV!$AA:$AA,"3",旧CSV!$AB:$AB,"2024",旧CSV!$Y:$Y,"新規")
旧CSVシートの列VがセルD3の値と一致し、列AAが「3」、列ABが「2024」と一致するセルの数から、さらに列Yが「新規」と一致するセルの数を引いた値です。
リートンが解説してくれたおかげで、新規問い合わせ以外のデータ数（既存問い合わせ）のデータ数を算出しているということがわかりましたね。
イメージした関数を実際に作ってもらう
では、逆に「こういうデータをまとめたいけれど、どんな関数を作ればいいのかわからない」と悩んでしまったときはこんな風に聞いてみましょう！
A3に2024/01/01と記載されています。
このシートのD列に、別シート「有効な問い合わせ」に記載されたA列の日付から、「月ごと」に何件データがあるか知りたいです。
D列に入れるべき関数を教えてください。
関数の解説と、どのようにシートに反映させればいいのかまで教えてもらうことができました。
これで、月ごとに何件の問い合わせがあったのか、自動的に管理できるようになります👏
実践その3！見積り書の作成
見積り作成も、リートンにお願いすれば簡単に書類に落とし込むことができます！
例えば、サイト制作チームから「レスポンシブ対応のサイトページを3つ制作する」と言われた場合の見積もりを作ってみましょう。
3ページ構成のレスポンシブウェブサイトのデザインと開発に関する見積もり書を作成してください。
各ページはホームページ、製品ページ、コンタクトページで、それぞれのデザイン、フロントエンド開発、およびテスト工程のコストを明記してください。
1時間の工数は7,000円とし、各工程に必要な時間を考慮して総計金額を算出してください。
見積もり金額が448,000円と算出されました。
しかし、これでは少々文章として読みづらいので、各ページの制作とテストにいくらかかるのかだけわかる形式に変えてみようと思います。
上記の見積もりを、時間工数を露出しない形で見積もり書にして。
簡潔ですがわかりやすい内容になりましたね！
このような形で、一度生成した内容をさらにブラッシュアップすることもできるので、書類作成の工数はかなり削減できるのではないでしょうか。
🚨実態にあわせて最終的な見積もりは必ず調整してください！
まとめ｜事務職こそ、生成AIを活用して業務の効率化を図ろう
今回は、事務職の方が多く利用する「書類のひな型の作成」と、「管理Excelの関数を解説してもらうとき」「見積もりの作成」の使い方についてご紹介しました！
今回ご紹介したプロンプト(命令文)は、専門的な書き方ではなく、対話形式で活用できるものばかりなので、AIの活用を始めるにはおすすめの使い方です✨
お仕事でわからないことがあったら、気軽にリートンに聞いてみてくださいね！
リートンの公式noteでは、今回のような生成AIの活用方法や、最新のAI情報、リートンの機能などをご紹介しています！
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