仕事の片付け・段取り術　＠202ちひろの部屋

こんにちは。

こんなタイトルでnoteを書けるほどの仕事術を持っているわけではないのですが、あおいさんにそんなタイトルで書いてほしい、という言葉をもらい自分の普段の仕事を具現化するのも面白いかなーと思い書いてみることに。

私はとあるIT業界の会社で法人向けの営業職をしてます。

私の営業の仕事は主にざっくりと提案活動、受注後の契約業務や手配です。更に細分化すると、顧客との接点強化とのために勉強会をやったり、営業なので予算管理といった社内仕事をしたりといった感じで、ルーティーンの仕事は少なく毎日マルチタスクです。

提案資料を作っていたり、顧客から問合せあったらメールに返信したり、契約書を作っていたり、社内のWEB会議の調整をしたりといったような感じで自分の頭は定時時間内は、あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ状態で混乱もしてます。。。

そんな中で、何個か自分が気をつけていることがあります。

・必要資料はすぐに出せるようにする。

→自分に関連する仕事の資料があるファイルはショートカットを作り、案件毎にフォルダに格納。資料を確認したい時はすぐにファイルに飛べるようにしています。

・デスクトップは綺麗に。

→上記に関連することかもしれませんが、必要なファイルをすぐに確認したい。確認できないなんていう無駄な時間は作りたくないというA型気質がデスクトップに現れていると思います。笑

・自分が関連するメールは案件毎にメール振り分けを手動で行う。

→自動でタイトルとか送信者でメール振り分けもできますが、私はメールは全部自分で開封してからフォルダに振り分けしてます。そうでないと、いつの間にかメールが埋もれていてフォローが来たりなんかもあり、それ以降手動で振り分けしてます。また、必要なメールを確認するのに検索して探すという手間を省きたいので案件毎にメールをまとめていると時間もかなり低減できます。

・メールは帰社するまでに全開封する。

→何ならメールは受信したらほぼすぐチェックしてます。すぐに返す必要があるか、返さないでいいものかは判断し、時間がかかりそうなものは「対応要フォルダ」に手動で振り分けし、ストックしておくようにしてます。時間ができてから「対応要フォルダ」を見ればメールの返信や仕事を忘れることもないのでおすすめです。

・いつまでに何をするかはあまり決めていない。

→ビジネスマンらしからぬですが、、もちろん営業職なのでお客さんから見積期限を提示されるし、社内でも期限が発生する仕事が基本です。私の場合は心の余裕を作りたいのでざっくり提示された期限から2、3日前に終える、と思って仕事をしています。そうするとそんなに期限に追われることはないような気がします。他人ありきで期限が逼迫することはありますが、自分自身で仕事がギリギリになるのは嫌いなのでそういった動きをするようにしています。なので意外と自分のバッファが2、3日あるので他の人のタスクで後ろ倒しに仕事がなった場合にもそんなに困ることはないです。

・必要情報はメモにまとめる。

→ここを見れば良いというメモを一つデスクトップに作ってます。例えば送付する際のファイルのパスワードや、各システムのIDとパスワードとか。ここを見れば全てわかる、となると必要な時にあまり焦ることも少ないかなと思います。逆にそれを削除してしまったら大変だけど。。。

・議事メモは展開不要でも必ず作る。

→最近はWEB会議が多いのですが、自分が担当する案件はもちろんのこと、自分の担当する案件でない場合とかもなるべく議事メモを作るようにしてます。自分が担当していないとあまり案件を理解ができないことも多いのですが、そういった会議こそ議事メモを取るようにしています。そうすると自然と理解が深まるし、急に案件担当になった時にある程度自分事で考えらているのでそんなに焦らないような気がします。

そんな感じかな。。。

あまり、自分の仕事のやり方を人に伝えることなんてないから皆さんもどうやって仕事を効率化しているのかとっても気になります。

参考になるようなものがあったかどうか不安ですが、自分の何となくやっていたことを明文化するのも面白いですね。

今度は家の片付け術というのもちょっと書いてみようと思います。

自分の日頃の仕事を整理するの楽しかった！あおいさん議題をありがとうございました！！

Hoccoの他のメンバーの仕事術も聞いてみたいですね！

ではでは良い休日を。

202号室　ちひろの部屋