【そのまま使える】Googleスプレッドシートで作った顧客名簿からGoogle Apps Script(GAS)でメール配信する

こんにちは！KCompany代表のケータです！

本日はGoogleスプレッドシートで作った顧客名簿からGoogle Apps Script(GAS)でメール配信できるようにしたものをご紹介します。もし使ってみたいという方がいらっしゃったら、ページの最後の部分をご確認いただければ幸いです。

なお、事例として顧客名簿としていますが、スプレッドシートを用いたテーブル上のものであれば動作します。
詳細は後述もしますが、大まかな処理としては以下の通りです。

1. Googleスプレッドシートで顧客名簿シートを作成する。顧客名簿シートには氏名やメアドなど顧客名簿として必要な項目を記入する。

2. 顧客名簿シートとは別に、メール配信をする際の条件を絞り込んだ「送信条件」シートを用意します。顧客名簿シートの中から氏名やメアドなど、メール送信の際に必要な項目を絞り込みます。

3. メール文面シートを設け件名と本文を指定します。

4. GASでメール下書きもしくはメール送信スクリプトを実行して、送信条件シートとメール文面シートに合致した条件で配信を行います。

5. なお、複数のメール文面を設定することができます。シート名に「メール文面」が含まれているシートは「メール文面シート」の対象になります。

「Googleスプレッドシートで作った顧客名簿からGoogle Apps Script(GAS)でメール配信する」を開発した背景

実はいくつかのお取引で同様のスクリプト開発をしています。今回はそれらで共通する部分を抽出したような内容となっています。

「Googleフォームでお問合せを受け付け、Google Apps Script(GAS)で顧客名簿のスプレッドシートへ転記する」のご紹介

さっそくですが、今回のサンプルのご紹介です。機能としては大きく分け4つあります。

「メニュー＞メール配信」にカスタムメニューを設けてます

• ①「メール下書き」機能

  • 「送付条件」シートおよび「メール文面」シートの内容に基づいて、メール下書きを行う。

  • メールはすぐに送らず、一度下書きにて作成されたメールを確認するというシナリオを想定しています。

• ②「下書き送信」機能

  • Gmailの「下書き」に入っているメールを送信する。

  • ①でメール確認後、「下書き」のメールを送信するというシナリオを想定しています。

  • ※今回は特別な絞り込み条件など入れてないため、「下書き」にあるメールは全て送信されます。

• ③「今すぐメール送信」機能

  • ①の直後に②を実行する機能

  • 「①＋②」というシナリオ以外に、下書きは確認せずにすぐにメール配信するというシナリオを想定しています。

• ④「メール送信残数」機能

  • GASでは1日のメール送信数に制約があります。（参考）

  • ただし、今回はメール下書きを一度通すことによって、送信数を減らさずに実行しています（参考）。

    • とはいえ、この方法も動作保証があるわけではないので、念のため残数が確認できる機能を用意しています。

一連の動作イメージ

はじめに一連の動作イメージを動画でみて頂いた方が分かりやすいかもしれません。下記の動画スクリーンショットでは、上記の①+②のシナリオで実行しています。

顧客名簿からメール配信_Sample - Google スプレッドシート

「顧客名簿」シートの画面イメージ

メール送信の際には「名前」「メールアドレス」で相手の名前や宛先を指定し、メールの内容により「次回MTGを候補日」「次回セミナー日程」を使い分けるイメージです。また「ステータス」で絞り込みをかける想定です。

顧客名簿シート

「送付条件」シートの画面イメージ

このシートではQUERY関数で顧客名簿シートからの情報を抽出しています。
メール送信の際には「名前」「メールアドレス」で相手の名前や宛先を指定し、メールの内容により「次回MTGを候補日」「次回セミナー日程」を使い分けるイメージです。また「ステータス」で絞り込みをかける想定です。

送付条件シート

「メール文面」シートの画面イメージ

「メール文面」の文字列を含むシート（例：「メール文面 MTG候補」）にて、メールの件名と本文を設定します。
{name},{schedule1},{schedule2}の文字列を件名または本文に入れることで、「送付条件」シートで設定した文字列に置換されます。

メール文面 MTG候補シート

メール文面 MTG候補シート

「メニュー＞メール配信」からの動作の補足

①「メール下書き」機能、③「今すぐメール送信」機能では、「メール文面」を含まないシートを選択した状態で実行すると下記のようなエラーがでます。

エラー画面

④「メール送信残数」機能を実行すると下記のようなメッセージが表示され配信可能残数が表示されます。

④「メール送信残数」機能

注意点

そのまま使うのではなく、自分用に自力でカスタマイズしたい！という場合は、スプレッドシートおよびスクリプトを多少なりとも修正する必要があります。
使ってみたいけど、カスタマイズしたい＆自力でやるのはめんどう！という方は、下記【お仕事のご依頼について】からお問合せ頂くのでも大丈夫です。

【実際に使うには】

ここまで読んでくださって、実際に使ってみたい！という方がいらっしゃいましたら、以下からぜひご利用いただければ幸いです。閲覧用のファイルを用意してますので、そちらをコピーし、ご自身の環境にてご利用いただくイメージになります。

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