【エンジニアのひとりごと】#44 RPA作成時に気を付けていること
こんにちは！
ワークスアイディ株式会社 キャンスタ編集部
RPAエンジニアの、りっさんです！
ITに関連する話題や、支援で訪問するお客様先で思うことをつらつらと、
ひとりごと的に行なう44回目。
今回のひとりごとは、「RPA作成時に気を付けていること」です。
まとめていたと思っていたんですが、意外としていなかったので、RPA作成時に気を付けていることをまとめてみました。
１．作業スタート時に気を付けていること
RPA対象業務が決まっており、その業務の詳細をお伺いする所から、という前提になりますが、最初は「業務の進行手順と、最終的にどうなるのが理想なのか」を伺っています。
こうすることで、「最初はどの段階から着手しているのか」、「普段の作業はどのような手順になっているのか」、「今はできていないが、本当はこうなっているとありがたい」といった、おおよその作業工程に必要なポイントが確認できるからです。
この際も、ひとりで勝手に考えて決めつけてしまうのではなく、ご担当者様と対話して確認しながら決めます。
例えば、「csvファイルを複数転記して集計をしたい」作業を手作業でコピーペーストしていたとして、代替案として「原本ファイルにピボットテーブルを仕込んでおいて、その元シートにcsvファイルを転記、ピボットテーブルを更新」する方法を見ていただき、作業代替しても良いかどうかをすり合わせる、といった形です。
片方の知見ばかりに偏ると、対話した結果としての代替案が出てこないこともありますし、かと言って「普段通りの作業」に囚われて、代替案で簡単に解消できる作業が遠回りになる、あるいはできなくなることもあります。
いわゆる、最初が肝心というポイントのひとつですね。
その他、作業日程に当てはめての可不可判断、あるいはどこまで進めるか等、双方が納得する落としどころを決めておくことも重要です。
ここが曖昧な場合、お客様側は「完璧にできるもの」と思いますし、作業者は「スケジュール的にできる範囲で」と判断してしまい、最後によろしくない結末を迎える可能性があります…💦
２．作業中に気を付けていること
作業開始以降は、日ごとの開始、終了時の進捗すり合わせはもちろん、途中でも気になった作業、未確認内容等が発生した場合は、緊急度によって即時、AM、PM別にまとめて、終了時等、担当者の方に確認します。
こういったひとつずつのすり合わせを行うことで、誤差を限りなくゼロに近付けていき、「起こった事象に対する問題を解消」していきます。
最初に十分な確認ができていた場合でも、進捗後に問題はないのか、想定通りの進捗なのか、予定以上に進捗しているのか等、「現在の進捗の度合い」を共有しない限り、お客様側は「想定通りに進行している」と判断されるため、相互認識が少しずつズレてしまう可能性があります。
そうして最終日に「ここまでしかできませんでした」となってしまうと、残された時間もないことから、相互認識のズレを修正することが困難になり、双方にとって良い結末にはなりません。
想定通りに進行している場合でもすり合わせる必要はありますが、思わしくない場合ほど、その理由とその後どうするかの共有は非常に重要です。
また、逆に想定以上に進行している場合は残った時間をどうするかといったすり合わせをすると良いですね。
３．作業終盤に気を付けていること
個人的には「想定通りに進行してぴったり終わる」意識をするよりも、「少し早く終わらせて確認と今後の打ち合わせを行う」意識をしています。
作業後報告が必要なのはもちろんですが、できるだけ早く行うことで、経過報告では気付きにくい小さな誤差を確認できたり、実動作を見て対話することで新たなアイデアが生まれたり、次に繋がるアクションを打ち合わせたり等、双方に時間があると余裕が生まれます。
あまりにも早く終わると時間を持て余すのかもしれませんが、その場合は次の作業ヒアリングや作業着手、サンプル作成等、した方が良いことはいくつもありますので、個人的には持て余したことはほぼありません。
持て余した場合は次のアクションについて打ち合わせをすれば良いため、むしろ余裕はあるに越したことはありません。
極力、1時間程度は余裕を持ったスケジュールを組んでいますが、常にこのような形で進行したいものですね。
基本的にはこのようなスケジュール感で進めていますが、いつも理想通りに進捗するとは限りません💦
ただ、理想とするスケジュールがない状態で臨んだとしても、良い結果に繋がるとは思えません。
理想は常に思い描きたい、そんな風に思う今日、この頃です。
以上、キャンスタ編集部 RPAエンジニア りっさんでした！
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