【エンジニアのひとりごと】ノウハウを蓄積する #31
こんにちは！
ワークスアイディ株式会社 キャンスタ編集部
RPAエンジニアの、りっさんです！
ITに関連する話題や、支援で訪問するお客様先で思うことをつらつらと、
ひとりごと的に行なう31回目。
今回のひとりごとは、「ノウハウを蓄積する」です。
一般的な属人化についてのイメージと、個人的な経験から想像しているイメージとの違いから、解消する方法についての見解を展開してみました。
1．属人化とは？
「ある個人が行っている業務が当人以外にわからない状態」
一般的な属人化はこのような認識でしょうか。
この属人化にならないための対策方法と言えば、
「誰でもわかるやり方、方法に統一する」
「共有するための手順書、マニュアルを作る」等があります。
大規模業務ではこの対処法でなければ難しい場合もあると思いますから、
「属人化への対策」はこれで良いのかもしれません。
ただ、これらは「対症療法」であって「原因療法」ではありません。
では「原因療法」としては何があるのか？
「原因療法」として挙げられている内容は、
「1．業務の専門化」
「2．業務マニュアルの不整備」
「3．業務の多角化による多忙」
「4．属人化改善に対する不評価」
といったところで、これらの対策として挙げられている内容は、
「1．業務の標準化」
「2．業務マニュアルの整備」
「3．業務責任、権限の分散」
「4．属人化解消への適切な評価」
といったところでしょうか。
こういった内容を見て誰もが思うことは、
「それができたら苦労しないでしょ？！」というツッコミでしょう。
確かになるほど「原因療法」には見えますが、
結局「それぞれの起こった現象に対する対策」であって、
「そもそもそうならないようにするにはどうしたら良いか」
にはなっていないような…気がしませんか？(;'∀')
では、「属人化のそもそもの原因療法」とは一体、何でしょうか？
2．わかっているようでわかっていない
そもそも「自身の業務を正確に把握しているか」、
また「その業務、実は普段から“ただ遂行している”だけではないか」、
これらの結果が「属人化の正体」なのではと考えています。
「わかっているような雰囲気で同じような作業継続」を繰り返すことで、現状維持バイアスによって自身の中で標準化されます。
そうすると良くも悪くも「それぞれが自分の業務をただ遂行する」ことが惰性となり、「何をやっているかはわかるものの、そのことが何に繋がっているのか、本質的な意図が理解できていない」状態となります。
結果としていつしか「意味がわからないままの作業」となってしまうことで、作業自体がフワッとした状態になる。
これが「属人化の経緯と正体」ということなのではないでしょうか。
3．ノウハウを蓄積する
この仮説に気付いて以降、自身で気を付けていることは、
そうならないようにするための行動を日々実行する、
つまり「自分の作業ノウハウを業務中に蓄積する」ことです。
もちろん「完全に実現すること」は難しいですが、
極力「客観的に見ても最低限はイメージできる」よう、
自らの作業が「何を行っていて何に繋がっているのか」、
「どのような手順で作業を行っているのか」、
そして「自身が居なくなった場合でもあまりそん色なく機能できるか」、
といったことを基準に考えています。
つまり「自身の作業を水平展開し易いように標準化」し、
「その内容に沿って作業を遂行」、「イレギュラーがあれば修正」、
「まとまった時間を作ってインデックス化」する、ということを、
業務遂行が円滑にする目的込みで作業を並行実施するイメージです。
ポイントは、「わざわざ別に時間を取って作業を行う」のではなく、
「通常業務を円滑にするために作業中に並行実施する」ことです。
もちろん、惰性で作業に当たっていては時間捻出できないため、
要所で時間捻出するための「時短スキル」は必要になります。
個人的にですが、「時短スキル」は正にこの「業務の標準化」を並行実現するためにあるのでは、と思っているくらいです。
少なくとも「自己業務を円滑にするためのマニュアル作り」と位置付ければ、都度複数回に渡って確認をしながら作業するよりも、「標準化された自己作業マニュアル」を確認して進めた方が、あらゆる意味で効率は良いですし、それが後続のためになるので、一石二鳥以上の効果があるはずです。
まだまだ自身でも荒削りな部分は多くありますが、念頭に置いて作業に当たるか否かでは、結果が変わって来る、そんな風に思う今日、この頃です。
以上、キャンスタ編集部 RPAエンジニア りっさんでした！
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