RPAの導入を長期間かけて支援することで"ロボ脳"で思考する力が身についた！

2021年5月11日 06:00

前年度、POC検証を経てRPAを導入して頂いたお客様に、19回の長期支援（8か月間❕）を行うことになりました。
人事や経理業務をRPA化して技術の習得、社内の内製化に向けて前進してもらうのがミッションです。

こんにちは！
ワークスアイディ株式会社キャンスタ編集部RPAエンジニアミーです🍀
私にとって初めての長期支援であり、とても実りある支援となりましたのでご報告したいと思います。

ステップ１：まずはご自身の業務をロボにする

４回程の短期支援では、基本的に以下の工程を時間が許す限り、繰り返し行いロボを作成していきます。

①業務ヒアリング
②処理の流れ（フロー）を一緒に考える
③一緒にシナリオ作成

②では、現在の業務フローをそのままRPA化するのではなく、人の判断が入らないRPA化しやすいフローにできる限り変換します。

RPA寄りの考え方＝ ロボ脳 👈私が勝手に命名しています(笑)

ロボ脳になることで、あいまいな判断がなくなり、業務の見直しもでき、何より、フローが簡素化されるため、何を行っているのかわかりやすく、改修などもしやすくなるというメリットがあります。

（...支援の話に戻ります😓）
最初は短期支援同様、ご自身の業務をPRA化していきました。慣れてくると、よく使うノードやライブラリは使えるようになり、ご自身で部分的にシナリオ作成（③）をすることもできるようになりました。

しかし、ロボをたくさん作成しても②はイメージしづらく、なかなか習得できないご様子で、このまま①～③を繰り返してもお客様が独り立ちできない！と感じました。

ですので、RPAの特性（得意・不得意）を知って頂きながら少しずつお客様にロボ脳になってもらう必要がありました。時には突き放して😥、おひとりでフローを考えてもらったりしました。

支援が残り半分を切った頃、お客様より新規業務のロボ化を提案されました。年一回の人事異動の際、対象者に辞令書を郵送していた作業があったのですが、「辞令書作成からメールで添付して送信する」作業に変換して、ロボ化したいとのこと。

業務がロボ脳になった瞬間！感動🤣

既存の業務をロボ化するのもいいですが、新しいことをロボ化することでロボも作りやすいし、ロボに適した環境を整えられます😍
なにより、ロボ化できるのでは？とイメージして頂けたことが嬉しかったです❗❗

これも支援の半ば頃から感じたことですが、ロボをたくさん作っていくと過去に作ったロボ達をどんどん忘れていきます。本当は１ロボずつ機能仕様書的なものを作成するのが理想ですが、時間が取れず難しい場合が多いと思います。

ですので、Excel等にロボ一覧ファイルを作成して、簡単にまとめるといいと思います。

🤖ロボ一覧ファイルの内容🤖
・ロボ名
・作成者
・完成日 or 進捗率
・ロボ実行時間
・手動による作業時間
・ロボ機能概要

その他、参照するファイル、ロボが出力するファイル、制限事項などもあると後々わかりやすいかもしれませんね😊

今回、人事や経理の方への開発支援で、他部署の方からのファイルを加工したりということが多かったため、ファイル形式やファイル名・フォルダ場所など融通が利かないことが多々あり、その分フローが複雑になったりもしました。

まだまだ業務改善の余地ありです！
労力が要りますが、他部署を巻き込んで業務改善を進めてください！！
もっと作業が簡素化できるかもしれません。
そうすれば、ロボも簡素化、わかりやすいフローになるかもしれません。

これで終わりにせず、ちょっとずつよりよい業務に！ロボに！していってもらえたらと思います。

ロボ化することに特化して書いてしまいましたが、最後に一言！

ロボを作るのが目的ではなく、業務改善の一環として、ロボ化がある！！

これに尽きると思います。
皆さんも実践してみてくださいね。