大量のメールを賢く仕分ける戦略

2024年10月24日 10:47

メールはもはや前時代的なコミュニケーションツールですが、依然として主要な手段の一つではあります。

そこにビジネスチャンスを見出す製品もいくつか見られ、新しい仕分け方を開拓し始めています。

どんな仕分け方――つまりは仕分けの戦略があるかを紹介します。

1: Heyの戦略

Heyというメーラーがあります。

解説として以下記事が詳しそうです。

今までメール一ヶ月放置は当たり前、未読1万件、みたいな状態だったのですが、After Heyでは未読0。すごい。メーラー変えただけでこんな変わるとは。よく出来たツールは人を変えるね。

Heyが採用する戦略を、当サイトではSCIと呼んでいます。

メールを以下に三分するものです。

SpamとInformationの扱いを強化することでメールの物量を減らし、またCommunicationの扱いもカスタマイズすることで、より本質に集中できるようにします。

以下詳細を見ます。

Spam（スパム）は、問答無用で無視する・削除するメールです。すでにGmailなど既存のメーラーもスパム判定機能を持っていますし、必要なら自前でフィルタをつくることもできます。

HeyではScreenerという機能があって、「この人からは一切受け取らない」を定義できます。

Communication（コミュニケーション）は、やりとりが必要なメールです。従来のメールでは、ここが多すぎてパンクしていましたが、HeyではImboxという「重要なメール」も定義できます。Screenerが拒否的なら、Imboxは許可的ですね。

Information（情報）は、スパムでもなく、やり取りするものでもない、単なる情報を示すものです。Heyとしては領収書、注文確認、サービス通知などを挙げています。

情報化社会の現代では、ここに当てはまるメールが非常に多くて私たちを疲弊させています。

Heyの革新的な点は、このInformationの捉え方を変えた点にあると思います。「ただの情報なんだから必要なときに見れれば・探せればいい」「受信時に律儀に読む必要なんてない」「ちゃんと仕分けて保存しておけば問題ないだろ？」というわけです。Paper Trail として提供されています。

タスク管理ツールの Asana も、メールの戦略を説いています。

4つのDと名付けられています。

メールのトリアージ――つまりは扱い方を決めて、適切な場所に入れることが重要だと述べています。

※記事はAsanaの宣伝なので、≒Asanaに入れる、となっています。

4Dについては、以下のとおりです。

Do, Defer, Delegateについては、適切な場所（Asana）に入れます。Delete については、Asana には入れずに削除なりアーカイブなりして対処します。

いずれにせよ、メーラーに留めておくのではなく、タスク管理ツール（Asanaの言葉ではワークマネジメントツール）でちゃんと管理せよ、ということですね。

Asanaの戦略をより一般化すると、自分なりのインボックス・システムをつくる、とも言えます。

要はメールという単一のインボックス上で完結させずに、他にもインボックスを導入して、メールからそちらに移すのです。そうして、様々なインボックスを導入・連携させることで、「特定のインボックスがパンクしている」状態を防ぎます。

詳細は以下記事を参照してください。

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