会議改革したいなら会議時間を業績評価に組み込む

会議の改善・改革が進まないのは、モチベーションの問題が大きいと思います。手段や方法はもうあるのです。

ならばモチベーションを上げる（上げてもらう）ために、業績評価に会議時間を組み込むことが考えられます。

二種類の組み込み方

• 1: 会議時間が多いほど評価が下がる

  • 遅刻と同じような減点方式

• 2: 会議時間が多いほど「もともと存在していたインセンティブ」が減る

計測方法

オンラインとオフラインの両方が必要でしょう。

いずれにせよ、かんたんではありません。（小さな会社でなければ）一大事業になるでしょう。

オンライン

ビジネスチャットやその他会議ツールのデータを採取します。

相当の工夫と、ある程度の自製を必要とします。想定されていない使い方ですし、データがあるとも限らないですし、小細工も発生するからです。

例として、TeamsでもGoogleカレンダーでも何でも良いですが、グループスケジューラーから自動採取するやり方を考えます。

採取自体はAPIを使ってください。

肝心なのは採取タイミングですが、前日が良いでしょう。当日夜や翌日以降ですと、参加した後の予定を消されてしまって「いやいや会議してないですよ」と小細工されてしまうからです。

前日の採取でも、このような小細工は起こり得ますが、採取を回避するためにいったん消して、また入れ直すというのは面倒くさすぎて、ほとんど行われないと思います。仮に行われるとしても、「こういう小細工自体が面倒」と思ってもらえれば、それは会議を減らすモチベーションに繋がります。

オフライン

オンラインよりも物理的・金銭的に難しくなります。

やり方は以下の二通りでしょう。

• 1: 会議室の管理者を設置し、いつ誰がどれだけ使ったかを全部その人に計測してもらう

• 2: すべての会議室にセンサーやカメラを設置し、いつ誰がどれだけ使ったかを計測する

  • センサー + 社員証でピッとやって計測する

  • カメラの録画を確認し、あとで人力で計測する etc

別解: 申告制にする

一部の業種や会社では、工数管理を行っていると思います。どんな仕事にどれだけ費やしたかを申告するのです。

会議時間も同じように管理します。強引に言えば、会議工数管理とでも言えましょう。

これの本質はコンプライアンスです。要は「私たちの会社は、どの社員がどんな仕事にどれだけ費やしたかをちゃんと管理していますよ」という形の見せ方です。こんなもの、いくらでも小細工できますが、それをさせないためには従業員の高いリテラシーや厳しい罰則、管理が要ります。

会議工数管理も同じようにするのです。

Q&A

Q: 部門や部署など小さな単位で試しても良い？

おそらく試せないと思います。

結局モチベーションに反映するには「評価」というインセンティブに組み込む必要があるわけですが、部門や部署の単位ではその権限が無いと思います。

トップが太っ腹であれば、金銭的なボーナスを付与できなくもないですが、これはただの臨時ボーナスみたいなものですし、額も大した額にはならないでしょうから、あまりモチベーションは出ないと思います。

やはり会社の制度として、正式な評価軸として採用されるくらいのインパクトが欲しいです。

Q: 「業績」評価ではないよね？

はい。

このように「仕事のやり方や考え方の工夫」を評価とすることを、仕事術2.0は工績（こうせき）と呼んでいます。

つまり以下のようになります。

• ❌評価 = 業績評価

• ⭕評価 = 業績評価 + 工績評価

本記事は、正確に言えば「会議時間を工績評価に組み込む」です。

Q: そもそもモチベーションを「上げてもらう」とは？

会議の改善や改革は、トップが「こうするぞ」と決めて落とせば済むものではありません。

いつ、どれだけ会議するかは人によって違うので、一律に課すのには限度があるからです。

※会議時間をリソースと捉えて「一社員あたり週n時間まで」のように定めることはできます。が、これも会議時間の管理であり、本質は本記事の提案と同じです。

あるいは、仮に課したとしても、どうせ裏でこっそり会議します。意味がありません。

ですので、会議の改善や改革は、当人達に動いてもらうしかないのです。当人達を納得させねばならないのです。