WorkatoのLicense Optimizationアクセラレーターの紹介
本ブログは、こちらに掲載されているアクセラレーターの日本語での解説です。
概要
調査によると、企業のソフトウェア支出の最大 38% が、未使用または十分に活用されていないアプリライセンスによって浪費されていることが分かっています。Workato のライセンス最適化アクセラレータは、すぐに導入でき、カスタマイズ可能なソリューションを提供することで、未使用のアプリライセンスを特定し、効果的な対策を講じることができます。
ライセンス最適化アクセラレータには、ZOOMやSalesforceのアプリケーションのための事前構築済みの統合機能と、アプリケーションからのCSVレポートを処理する汎用的な機能が付属しています。そのため、新しいアプリケーションを簡単に導入したり、必要に応じてプロセス・フローを調整したりすることができます。
デモ
詳細の説明に入る前にぜひデモ動画をご覧ください。
特徴
アクセラレータの現行バージョンには、Salesforce、Zoom、Okta、OneLogin、およびその他のアプリケーションをサポートする汎用CSVレポートプロセッサ用の統合機能があらかじめ組み込まれています（LinkedIn Sales NavigatorとSendoso Configurationsが含まれます）。
対象者
1.Workatoを使用したライセンス最適化のベストプラクティスと標準的な実装方法を探している方。
2.Workatoを活用してソフトウェア・ライセンスの支出を最適化することを計画している方。
アクセラレーターに含まれる機能
スケジューラー
アプリケーションごとにカスタマイズしたスケジュールで最適化プロセスを実行できます。
ディスカバリーエンジン
アプリケーションの使用状況データ収集、使用率のスコア計算、ユーザのライセンスを最適化するための推奨事項を生成します。
最適化エンジン
ユーザー承認ワークフロー、リマインダーと通知、最適化アクション機能を備えています。
管理とモニタリング
アクセラレータのメンテナンス、および必要に応じてジョブのトレースと監視を行うことができます。
メリット
拡張可能なフレームワーク
組織にはさまざまな技術スタックがあるため、アプリケーションを簡単に組み込めるアプローチが重要です。具体的には、各アプリの特定の基準に基づいて、アプリケーションの利用状況に関するデータを収集する必要がありました。
例えば、Sendosoのようなギフト・プラットフォームを使用する場合、過去30日間にギフトを送ったことがないユーザーを最適化の対象にしたいと考えるかもしれません。一方、Smartsheetのようなコラボレーションおよび作業管理アプリの場合、シートを所有していない、または過去30日間にアプリにログインしていないすべてのユーザーを一覧化したいと考えるかもしれません。
ほとんどのアプリケーションには、管理者が「使用状況レポート」をダウンロードできる管理者ポータルがあります。これらのレポートは、標準的なCSVレポートであり、アプリケーションの使用状況に関するより多くのデータを持っています。このことを念頭に置いて、CSVレポートを処理するための汎用的なデータ収集機能を設計しました。収集する必要があるデータは、アプリケーションとCSVヘッダーに基づいているため、CSV処理機能を汎用的なものに保つために、これらをテーブルで構成することができます。
このソリューションでは、より多くのアプリケーションを搭載したい組織は、利用可能なAPIを使用してデータを収集する関数を追加するか、単にアプリケーションごとにCSVファイル形式を構成し、残りの処理をアクセラレータに任せるか、複数の手法をサポートしています。
カスタマイズ可能
ユーザー承認ワークフローは、Slackの機能を別の機能セットで持つように設計されています。これにより、Microsoft Teamsを使用している組織は、簡単にMS Teams Workbotに切り替えることができます。
さらに、承認のレベルもプロパティを使ってコントロールできます。そのため、マネージャー承認を省略したい組織は、プロパティを修正するだけで実現できます。
設定可能
このアクセラレーターの開発に取り組んでいる間、組織によってプロセスフローやテクノロジーの選択が異なるという点も考慮しなければなりませんでした。その結果、プロパティを使った機能の切り替えを可能にしました。
例えば、ユーザー承認ワークフロー、マネージャー承認、またはテストモード（開発/テストフェーズ中にSlackやメールメッセージをリダイレクトする）は、プロパティを使ってオン/オフを切り替えることができます。
最後に
License Optimization（ライセンス最適化）アクセラレーターに興味ある方はこちらからお問い合わせください！