なぜ業務は属人化するのか？ChatGPTとScribeで業務を組織化する方法

2024年10月3日 07:33

こんにちは、高橋です。

今回は、「なぜ業務は属人化するのか」というテーマで、ChatGPTとScribeを活用して業務を組織化する方法をご紹介します。

業務が属人化すると、特定の人にしかできない作業が増え、その人が休めなくなったり、業務の効率化が難しくなります。これは、効率的な人材育成や業務の標準化が進んでいないためです。

業務の属人化を防ぐためには、作業工程をマニュアル化することが有効です。従来はパワーポイントなどで手順書を作成するのに多くの時間がかかっていました。しかし、ChatGPTとScribeを活用することで、迅速かつ簡単にマニュアルを作成できます。

1. Scribeのインストールと起動

• ScribeはChromeの拡張機能です。
• インストール後、拡張機能からScribeを起動します。

2. 作業の記録

• Scribeをオンにした状態で、実際の作業を行います。
• 例として、note記事の作成手順を記録します。
• 各クリックや入力操作が自動でキャプチャされます。

3. マニュアルの自動生成

• 作業が完了すると、Scribeが自動的に手順書を生成します。
• 各ステップのスクリーンショットと操作説明が含まれます。

4. マニュアルの編集と共有

• 不要なステップや情報を削除・編集します。
• 完成したマニュアルはリンクで共有できます。

効果とメリット

• 時間の節約：従来の方法よりも迅速にマニュアルを作成できます。
• 業務の標準化：誰でも同じ手順で作業ができるようになります。
• 教育コストの削減：新人教育や引き継ぎが容易になります。

まとめ

業務の属人化は、組織の効率化や成長を妨げる要因となります。ChatGPTとScribeを活用することで、簡単かつ迅速にマニュアルを作成し、業務を組織化できます。これにより、業務の標準化と人材育成がスムーズに進み、組織全体のパフォーマンス向上につながります。

詳しく知りたい方は下記動画をご覧ください。（2倍速で3分ほど）

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

高橋祐太

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