オウンドメディアのディレクターにあると重宝するスキル！

前回は、オウンドメディアを運用を担当するWEBディレクターとして、必要なスキルとして重複削除やUNIQUE関数について解説を行いました。

今回は、あると重宝するスキルについて解説したいと思います。

エクセルには無いスプレッドシート独自の機能

今回利用するスプレッドシートの機能は、GAS(Google Apps Script)というものです。エクセルでもVBAやマクロなど作業を自動化することが可能ですが、スプレッドシートではGmailなどのGoogleAppsはもちろん、さまざまなWEBアプリケーションと連携できることが魅力です。

ちょっとしたプログラミングの知識は必要になりますが、ネットで多くの参考情報を確認することができます。簡単な仕組みであればコピー＆ペーストでほぼ完了してしまうことも多いので、ぜひチャレンジしてみてくださいね。

繰り返し作業は、ちょっとした作業でも自動化・効率化

最近では、ローコードやノーコードで開発やRPA(Robotic Process Automation)による自動化などにより、業務効率化を図りコスト削減につなげる流れが注目されています。

ちょっとした作業でも、人手で何度も行う必要があるものは1ヶ月・1年と長期間でみると多くの時間とコストをかけることになります。

オウンドメディアのWEBディレクターとしては、無駄な工数を削減し注力すべき作業に時間を確保することも重要な役割では無いでしょうか？

スプレッドシートとslackなどのチャットツールの連携

オウンドメディアの運営で重要なものが、記事コンテンツの管理です。

記事コンテンツの管理に管理ツールを利用している企業もあるかもしれませんが、スプレッドシートなどで行っている企業も多いのではないでしょうか？

記事コンテンツ以外にも、さまざま情報をスプレッドシートで管理していることも多く、ディレクターはそれらのスプレッドシートを頻繁に確認し、状況の変化に合わせて対応を行う必要があります。

1回の確認は数秒と少ないですが、更新が無いか1日に何度も確認する資料が複数ある場合や確認対象が数十になると漏れが発生してしまい、催促の連絡が来てしまうという自体になりかねません。

ですので、普段利用するチャットツールへ通知を行うことをおすすめします。

スプレッドシートの更新をslackへ通知してみた

「スプレッドシート　slack通知」などで検索を行うと、さまざまな解説ページがあります。そちらを参考に実際にスプレッドシートが更新されたタイミングでslackへ通知するようにしてみました。

おおまかな流れは以下のとおりです。

①slackカスタマイズ画面から、「Incoming WebHooks」を追加

・slackメニューから「以下をカスタマイズ」を選択
・App管理から「Incoming WebHooks」を検索し、追加

②「Incoming WebHooks」を利用した投稿のための各種設定を行い、「Webhook URL」を取得

・投稿するslackのチャンネルを選択
・「Webhook URL」を取得

③GAS(Google Apps Script)でスクリプトを記述

・スプレッドシートの「メニュー」-「ツール」-「スクリプトエディタ」から
スクリプトエディタを開き編集

サンプルスクリプト

function postSlack(){
 var url = "★★★ここにWebhook URLを入れます★★★";
 var options = {
   "method" : "POST",
   "headers": {"Content-type": "application/json"},
   "payload" : JSON.stringify({
       "channel" : "★★★ここにslackのチャンネル名を入れます★★★",
       "text" : "★★★ここに通知するメッセージを入れます★★★",
　　})
};
UrlFetchApp.fetch(url, options);
} 

④スクリプトを実行するトリガを設定

・スクリプトの「メニュー」-「編集」-「現在のプロジェクトのトリガー」から
実行する関数に「postSlack」、
イベントのソースを「スプレッドシートから」、
イベントの種類を「変更時」に設定

⑤スクリプトの実行確認

・「メニュー」-「実行」-「関数を実行」-「postSlack」を選択し、実行

※スクリプトの実行は、許可が必要になります。

スプレッドシートの更新をslackへ通知した結果どうだった？

今回、通知の仕組みをメンバにも使用してもらった結果、良い意見や改善要望が集まりました。

良い意見

「シート開く→状況確認」の回数は減らせるので、1回の確認で言えば数十秒だが、1週間でいうと5〜10分とかになるし、月にすれば数十分とかの削減になる

当初、想定していたとおりの業務効率化や無駄な時間の削減に貢献できたようです。

改善意見

ステータスの変更後の値によって通知するようにして欲しい

更新の数が多い場合、ディレクターはすべての変更を把握するのが困難になることも多いため、重要なデータ項目の最適なタイミングで通知を受け取る設定にすることで、より効率的になる良い意見をいただきました。

早速、対応してより業務の効率化を行い、必要なタスクに時間を避ける環境に近づけました。

弊社では、オウンドメディア運営のメンバを募集しています。さまざまな職種で募集を行っていますので、気になった方はぜひ応募してみてくださいね。