スーパー システム担当者と仕入れ担当者・開発会社との毎日の攻防！？
自己紹介
某大手といわれるスーパーの商品システム管理部署責任者として日々奮闘しています。
商品システムとはスーパーで重要な役割を果たす商品部が仕入れ活動に使用するツール各種の事です。
今日は、店舗と違い一般のお客様になじみのない裏方業務と人間関係などに触れたいと思います。
よろしければおつきあいください。
1. | 私の役割とチーム構成
私のシステム管理部署は13人の専門的なメンバーが在籍しており協力して業務を行っています。
私たちの目標は、
① お客様に喜ばれる商品を仕入れ、お値段を決定する重要な役割を担う商品部と連携を深め、効果的なシステムの管理と開発を進める事。
② その結果、お客様に喜んでいただき自社の効率改善も達成する事です。
そのため自分はメンバー13人のマネージャーとしていくつものプロジェクトの具体的な課題・スケジュール管理を行っています。
自社は比較的人事異動で人の入れ替わりが多いのですが当部署は専門知識や自部署以外との交渉能力も必要なためか、長く在席しているメンバーが多い事も特徴です。
それだけに課題⇒原因⇒対策⇒効果 のステップをいつも意識し、課題解決にあたっていくよう努力しています。
2. | 信頼する上司・部下との人間関係について触れてみましょう
2-1| A部長は、お世辞でなく非常に信頼できる上司なんです。
部長の親身な対応と大局的な判断力で、本当に毎日私の成長につながっていると感じています。
部長は商品部の経験も長かったですので各部署との人脈も広く、商品部との連携を重要視し、常に大きな視点で物事を判断する動きをされています。
2-2 | 部下全員にそれぞれ強みがありますが、例えば信頼のおけるBさんは、深い商品システムの知識を持ち、商品部と機能会社(グループ内のシステム開発会社です)や外部システム開発"ベンダー"との議論を進行管理できるスキルを持っています。
例えば、商品発注システムの改修を検討する時、システム開発会社は商品部作業の事をあまり知らず、システム側の立場で提案しがちです。
そこで自部署は商品部作業、システム効率、コストの3方面から交渉できないといけないわけですね。
ベンダーとは、製造元、販売供給元のことです。 ベンダとも言われます。 特に、コンピュータ、ソフトウェア、ネットワーク機器などのIT関連製品の販売業者のことを指すケースが多く、販売する製品によってハードウェアベンダー、ソフトウェアベンダー、システムベンダーなどと呼ばれています
又、Cさんは定期的に商品部向けのシステム操作トレーニングのトレーナーをしていて商品部全体の知識共有に貢献しています。そのトレーニング内容は部下のトレーナーの中でも非常に丁寧で人気が高いです。
そうそう、自グループでは全員最低"「ITパスポート」"以上の資格を取得を目標にしてきましたが、その目標はほぼ達成できています。
これからは個人のスキルにのみ頼る事なく業務の標準化を進めていく必要があり、標準化と合わせて業務の自動化にも取り組んでいきます。
ITパスポートとは、ITに関する基礎的知識を証明する、経済産業省認定の国家試験です。IT系の国家試験では入門レベルにあたり、近年では年間20万人が受験します。
3. | 自組織の主な役割と挑戦
自グループの役割と今後の挑戦をまとめたいと思います。
3-1 | 自社の商品システムを効果的に運用し、ビジネス目標(効率改善)を達成することが重要と考えます。
商品部からのシステム改修要望は多様で、これが商品部作業や店舗作業の 効率性に影響を及ぼすこともあります。そのため双方とも真剣で、時にぶつかる時もありますがニーズに素早く対応するための努力を継続しています。
3-2 | 機能会社との交渉も重要な任務です。
機能会社はグループ内のシステム開発会社なので交渉しやすい部分とそうでない部分両方あって調整がたいへんなんです。
店舗、商品部で発生している課題から要望をうけ、商品部作業・店舗効率を最大限に引き出すシステム・運用提案についてコスト対効果を目的に綿密に議論しています。
商品部や店舗から要望をうけるだけでなく機能会社と交渉し、私たち の部署から作業や店舗の効率を向上させる提案も実施します。
この際も同様、コスト対効果を詳細に評価し効果的な戦略、導入計画を策定しています。
このような取り組みにより、自グループの役割を果たし課題に対処しています。
システム運用の改善や効果的な提案の実現に向けて、チームメンバー全体で連携し、目標の達成を追求しています。
4. | チームの協力と将来への展望
4-1 | チーム全体は、各メンバーの専門性を生かしつつ、タスクの優先順位
を明確にし、問題解決に取り組んでいます。
月間・週間で進捗状況を共有し方向性とスピードの修正をはかってい ます。
月曜午後いちを定例会議にしているので前週末までには課題とその週の目標を提示できるようにしておかないといけません。
(けっこうタイト！)
4-2 | 商品部や機能会社との協力を通じて、MDプロセス(お客様へ商品提供までの流れ)の成果を最大化することを目指し、新たな挑戦に立ち向かう努力を重視しています。
商品部からの要望を反映させて機能改修だけでなく、自グループ発でプロセス提案もこれからさらに行います。
4-3 | 商品部員の入れ替わりは頻繁に起こりそのため、商品部へのシステム操作トレーニングを基本編・応用編合わせて毎年4回実施しています。
同様に、既存の商品部員向けにもMDプロセスを改善するためのツールを開発し、管理を継続して行っていく計画です。
新たな人材が迎えられる度に、スムースにトレーニングを実施する事で、新メンバーが迅速に業務に適応し、スキルを磨ける環境が整えられています。
又、既存の商品部員もより効果的に業務に取り組むことができる よう既存商品部対象の支援も実施しています。
この継続的なトレーニングとツールの開発によって、商品部の運営が円滑化しチーム全体の成果向上が促進されることを目指しています。
5. | 自分の印象をメンバーに尋ねてみました
メンバーは、私が商品部経験や機能会社経験もある事で、経費コントロール部署含め各部署との交渉・調整をうまく進め、信頼ある存在であると感じていることを教えてくれました。
（もちろん直接悪口は言えないですよね）
さらに、商品部経験は長かったので、緊急調整が必要な場面でもキーとなる交渉先と調整をうまく進める事ができると評価してくれています。
私の経験が少しでもチームに貢献していることを感じ、今後も信頼を築きながら業務に取り組んでいきたいと思っています。
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